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14 Tipps für mehr Erfolg bei der digitalen Transformation

Digitale Transformation kann eine überwältigende Aufgabe sein. Es hilft, den Prozess in einfache Schritte herunterzubrechen, damit IT-Teams alle wichtigen Aspekte berücksichtigen.

Unabhängig davon, ob sich Ihr Unternehmen mitten in einer Initiative zur digitalen Transformation befindet, kurz vor dem Abschluss steht oder gerade erst mit der digitalen Transformation beginnt: Es ist nie zu spät, sich zu fragen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Was macht den Erfolg einer digitalen Transformation für Sie aus? Handelt es sich um einen vollständigen Umstieg auf die Technologien, die Sie mit digitaler Transformation verbinden? Das Implementieren fortschrittlicher CRM-Plattformen (Customer Relationship Management)? Mehr Umsatz und Marktanteil?

Letzteres ist wahrscheinlich das übergeordnete Ziel Ihrer digitalen Projekte – indem Sie den Kunden ein besseres Erlebnis bieten, Ineffizienz verringern und Compliance sicherstellen, schaffen Sie in der IT eine Dynamik, die Ihren allgemeinen Unternehmenszielen entgegen kommt.

14 Tipps für den Erfolg bei der digitalen Transformation

Das Realisieren dieser Geschäftsvorteile geschieht nicht über Nacht und hängt von vielen Faktoren ab, vom Engagement der Führungskräfte bis hin zu einem soliden Verständnis davon, wie digitale Tools und fortschrittliche Technologien wie KI (künstliche Intelligenz) und maschinelles Lernen eingesetzt werden können. Die folgenden Tipps bilden zusammen eine Roadmap für eine erfolgreiche Initiative zur digitalen Transformation.

1. Erforschen Sie die digitale Transformation

Die digitale Geschäftstransformation ist für die meisten Unternehmen ein komplexes Unterfangen. Beginnen Sie den Prozess, indem Sie so viel wie möglich über die digitale Transformation und ihre Systeme und Technologien lernen. Bereits eine einfache Internetsuche fördert wichtige Anhaltspunkte zur digitalen Transformation zu Tage, zum Beispiel, was genau man darunter versteht, wo Sie bei der Planung beginnen und welche Anbieter es gibt.

Zu den Technologien für digitale Transformation gehört die Cloud und damit verbunden eine Vielzahl fortschrittlicher verwalteter Dienste wie SaaS (Software as a Service) und PaaS (Platform as a Service). Hinzu kommen KI und maschinelles Lernen, die das Entwickeln anspruchsvoller Anwendungen erleichtern sowie menschliche Fähigkeiten erweitern und verbessern. Eine weitere wichtige Komponente der digitalen Transformation sind umfassende Datenanalysen, bei der ausgefeilte Algorithmen zusätzliche verwertbare Informationen aus Unternehmensdaten gewinnen, und darüber hinaus IoT (Internet of Things, Internet der Dinge), durch das neue Informationen jenseits des Rechenzentrums erhoben werden.

2. Identifizieren und analysieren Sie das Potential der digitalen Transformation für Ihr Geschäft

Analysieren Sie, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Untersuchen Sie dafür zum Beispiel die Schnittstelle zwischen Kunden und Unternehmen: Welche Art von Kundeninformationen sammelt die IT derzeit? Welches Format haben diese Informationen – zum Beispiel schriftliche Notizen oder Tabellenkalkulationen? Was macht das Unternehmen mit diesen Informationen? Wie ließe sich das Kundenerlebnis verbessern?

Möchten Sie die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern, muss Ihr Team beobachten, wie Mitarbeiter derzeit miteinander interagieren und wie sich dies auf ihre Produktivität auswirkt. Untersuchen Sie Workflows und ordnen Sie diese sorgfältig in den Gesamtkontext ein, um besser einzuschätzen, wie vorhandene Technologien Workflows erleichtern oder behindern.

Abbildung 1: Mit diesen 14 Tipps gelingt Ihre digitale Transformation.
Abbildung 1: Mit diesen 14 Tipps gelingt Ihre digitale Transformation.

Identifizieren Sie als Nächstes Änderungen an diesen Aktivitäten, die zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Produktivität führen könnten. Einblicke können hier die Leitungen verschiedener Abteilungen, sowie die Unternehmensführung geben. Anhand dieser Analyse erstellen Sie neue Metriken und Technologien, die Ihnen bei der Planung der Initiative zur digitalen Transformation helfen.

3. Informieren Sie die Geschäftsleitung über Ihre Recherchen

Nachdem Sie genügend Informationen zur digitalen Transformation und zum Status quo in Ihrem Unternehmen gesammelt haben, präsentieren Sie diese der Geschäftsleitung, um sicherzustellen, dass sie den Umfang der anstehenden Veränderung versteht. Zu den Themen, die Sie ansprechen sollten, gehören:

  • Geschäftschancen und -risiken;
  • Strategien zum Erreichen der Ziele;
  • die dafür notwendigen Investitionen und Zeit;
  • Auswirkungen auf die Mitarbeiter und die Unternehmenskultur;
  • und wie die neuen Ansätze für Kunden und wichtige Stakeholder eingeführt werden.

4. Sichern Sie sich vorab die Unterstützung und das Budget bei der Geschäftsleitung

Der nächste Schritt besteht darin, die Genehmigung der Geschäftsleitung einzuholen, um eine Strategie, ein Budget und einen Plan für die Änderungen im Unternehmen aufzustellen. Gehen Sie von einem Planungshorizont von drei bis fünf Jahren aus.

5. Identifizieren Sie die wichtigsten Beteiligten bei der Umsetzung der Strategie

An der Transformationsstrategie sind viele Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt: Die Geschäftsleitung kann die Unternehmensziele identifizieren. Die Leiter verschiedener Geschäftsbereiche wissen am besten, wie ihre Abteilungen die Unternehmensziele unterstützen. Sie können auch diejenigen Mitglieder ihrer Führungsteams identifizieren, die Geschäftsprozesse genau kennen und das IT-Team optimal bei deren Verbesserung beraten können.

Der CIO, CTO und ihre Teams sind in der Regel die Hauptakteure bei der Umsetzung der Initiative für die digitale Transformation. Chief Digital Officers können die Systeme und Technologien beurteilen, die es für das Erreichen der Projektziele braucht. Legen Sie in einem Leitbild fest, was das übergeordnete Ziel Ihrer digitalen Transformationsstrategie ist, zum Beispiel: „wir wollen der führende Anbieter für xyz in Deutschland werden“. Auf diese Weise können Sie den Mitarbeitern besser vermitteln, um was es eigentlich geht.

Die Strategie basiert auf den Recherchen Ihres Teams sowie auf den Informationen des CIO und des CTO zu verfügbaren Technologien und deren Einführung in die Organisation. Dieser letzte Punkt ist entscheidend: Beim Entwickeln eines Plans ist es wichtig, die Auswirkungen der neuen Umgebung auf die Mitarbeiter zu berücksichtigen.

6. Bleiben Sie flexibel bei Planung und Budget

Denken Sie daran, dass das Unternehmen nicht stillsteht, während Sie versuchen, eine zukunftsorientierte Transformation zu planen. Die ideale Projektstrategie erkennt die Nuancen von Geschäftsprozessen und wirkt sich während der Migration nicht negativ auf diese aus.

Wenn unerwartete Kosten, zum Beispiel durch den Bedarf an zusätzlichen Komponenten und aktualisierter Software auftreten, stellen Sie sicher, dass Sie Spielraum beim Budget haben, und dass die Geschäftsleitung schnell von der ungeplanten Änderung erfährt.

7. Wählen Sie Technologien aus, die zu den Geschäftsprioritäten passen

Viele verschiedene Systeme, Anwendungen und Netzwerkressourcen müssen untersucht und bewertet werden, bevor Sie eine Empfehlung für die digitale Transformation an die Geschäftsleitung abgeben können.

Das Umkrempeln des gesamten Betriebs können Sie nicht einfach kurz ausprobieren. Sie sollten eine Due-Diligence-Prüfung frühzeitig durchführen, damit das Unternehmen die bestmögliche Lösung implementieren kann. Es ist wichtig, Technologien einzuführen, die:

  • dem Unternehmen helfen, seine Geschäftsziele zu erreichen;
  • die bestmögliche Erfahrung für Mitarbeiter und Kunden bieten;
  • Anpassung an aktuelle und zukünftige Geschäftsanforderungen erlauben; und
  • KI- und maschinelles Lernen nutzen, um Business Intelligence bereitzustellen.

8. Binden sie Mitarbeiter in den Prozess ein

Es ist unerlässlich, die Geschäftsleitung für einen digitalen Transformationsprozess auf seiner Seite zu haben, doch die Unterstützung der Mitarbeiter und die kulturelle Akzeptanz des Business-Transformation-Programms ist ebenso wichtig, da die bereitgestellten, modernen Technologien keine Vorteile bringen, wenn die Mitarbeiter sie nicht benutzen.

Der Prozess betrifft also alle Ebenen und Teile des Unternehmens. Planen Sie Zeit und Kosten ein, um Mitarbeitern zu erklären, wie die Systeme der nächsten Generation ihnen die Arbeit mit den Kunden erleichtern und wie diese neuen Kundenbedürfnissen entgegenkommen.

9. Entwickeln Sie Methoden, um den Erfolg zu messen

Berücksichtigen Sie beim Entwickeln von Metriken Aspekte wie Kosten, Zeitaufwand, kulturelle Auswirkungen, betriebliche Änderungen und Kundenreaktionen, um nach der Durchführung der Transformation deren Erfolg zu analysieren und den Wert für das Unternehmen zu demonstrieren.

Eine neue Technologie, zum Beispiel ein fortschrittliches CRM-System, von heute auf morgen zu implementieren und darauf zu setzen, dass sie Probleme von selbst löst, ist der direkte Weg zum Scheitern. Sie benötigen entsprechende begleitende Maßnahmen, wie Mitarbeiterschulung, Systemtests, Dokumentation, Leistungsmessung, Datenanalyse, Managementunterstützung und Notfallpläne.

10. Training, Training, Training

Sie sollten die Mitarbeiter während einer Geschäftstransformation durch zahlreiche Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen unterstützen. Führen Sie Trainings für alle Mitarbeiter durch, einschließlich der Geschäftsleitung und anderer Personen, die Ihre neu eingeführten Technologien regelmäßig benutzen werden. Damit stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut sind und es sofort benutzen können. Technologische Akzeptanz ist gleichbedeutend mit Erfolg.

11. Testen, Testen, Testen

Testen Sie die neuen Systeme vor der offiziellen Inbetriebnahme ausgiebig, um sicherzustellen, dass das Team alle möglichen Störungen erkannt und behoben hat. Lassen Sie Mitarbeiter an Tests teilnehmen, da sie die Systeme verwenden werden. Laden Sie nach Möglichkeit auch wichtige Kunden zur Teilnahme an Tests ein.

12. Seien Sie auf ungeplante Ereignisse vorbereitet

Wie bei jeder Technologie ist es wichtig, Notfall- und Notfallwiederherstellungspläne (Disaster-Recovery-Pläne) zu haben, um Geschäftsstörungen aufgrund technischer Fehler zu minimieren. Arbeiten Sie mit Anbietern für digitale Transformation zusammen, um sicherzustellen, dass Systeme ordnungsgemäß geschützt, Netzwerkdienste verfügbar und Sicherungskomponenten einsatzbereit sind. Wenn die neuen Systeme Cloud-basiert sind, sollten Sie gewährleisten, dass alle Systeme und Daten für den Notfall gesichert werden können.

13. Holen Sie Feedback ein und nehmen Sie Anpassungen vor

Holen Sie nach dem Implementieren der neuen Systeme die Meinung von Nutzern ein, um sicherzustellen, dass die Systeme ordnungsgemäß funktionieren, und Ideen für weitere Verbesserung am Nutzer- und Kundenerlebnis sowie der Leistung zu bekommen.

14. Vergleichen Sie das Erreichte regelmäßig mit den Geschäftszielen

Mit dem Abschluss Ihres digitalen Transformationsprojekts hat die Arbeit gerade erst begonnen. Analysieren Sie alle verfügbaren Leistungs- und Finanzdaten des Unternehmens im Hinblick auf die festgelegten Metriken und melden Sie diese Ergebnisse an die Geschäftsleitung.

Auch die Mitarbeiter sollten Sie über Erfolge und Neuerungen im Rahmen der digitalen Transformation unterrichten, um die Akzeptanz des Systems und das Verständnis der Maßnahmen zu stärken.

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