Pro und Contra: HR-Prozesse in der SAP SuccessFactors Cloud erledigen

Es geht um Prozesse

Die erste Sache, die Sie realisieren sollten, ist, dass SuccessFactors nur ein Enabler für Ihre HR-Prozesse ist. Doch das gilt allgemein: Zu verstehen, wo Sie sich gerade befinden und Ihre Vision für das Personalwesen ist entscheidend für jede Unternehmenssoftware. Die Implementierung von SuccessFactors ist eine große Chance, um Ihre Geschäftsprozesse zu überarbeiten und Ihr HR-Business mit einfacher, moderner und effektiver Software neu zu beleben.

Die Millennials kommen!

Bis 2020 werden rund 50 Prozent der Belegschaft Millennials sein – also Absolventen, die nach der Jahrtausendwende auf den Arbeitsmarkt gekommen sind. Das schafft unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen an HR-Verantwortliche. Natürlich hat noch niemand ein Unternehmen verlassen, weil das HR-System schlecht ist. Aber können Sie es sich leisten, nur eine Datenbank zu haben, statt eines Systems, das Ihnen einen vollständigen und bequemen Überblick über alle Personalangelegenheiten gibt?

Anders als Ihr 20-jähriges SAP-ERP-HCM-System basiert SuccessFactors auf sehr unterschiedlichen Prinzipien. Um zeitgemäß zu sein, hat sich SuccessFactors selbst neu erfunden. Wenn Sie allerdings sehr komplexe Prozesse und Anforderungen haben, könnte SuccessFactors nicht das richtige System für Sie sein – zumindest aktuell.

Kürzere Implementierung

Der schwierigste Teil eines SuccessFactors-Projekts ist das Prozessdesign und Change Management. Die iterative Konfiguration und die Entwicklung ist mit SuccessFactors schneller als bei On-Premise-Software. Mit den eingeschränkten Auswahlmöglichkeiten können Unternehmen bei bewährten und erprobten Prozessen bleiben und unnötige sowie unhandliche kundenspezifische Systeme ablösen. Dies ermöglicht eine kürzere Implementierung.

Allerdings kann die Notwendigkeit, das Assessment, das Change Management und die Business-Ressourcen zu berücksichtigen, auch bedeuten, dass ein SuccessFactors-Projekt nicht unbedingt schneller als ein On-Premise-Projekt fertig wird. Und obwohl die Design- und Konfigurations-Phasen in einem SuccessFactor-Projekt deutlich reduziert sind, kann die Projektdauer durch Tests, Trainings, die Integration und das Change Management verlängert werden.

Kontrolle und Flexibilität

Weil SuccessFactors nicht angepasst werden kann, bleibt das System stabil, upgradefähig und gut zu warten. Bis vor kurzem war diese Rigidität für einige Kunden allerdings ein Problem. Die Antwort von SAP darauf heißt Erweiterbarkeit: benutzerdefinierte Objekte können das Metadata Framework nutzen und Kundenanwendungen SAP HANA.

Das bietet Kunden die Möglichkeit, neue Anwendungen zu generieren, die nahtlos in SuccessFactors integriert sind. Sie übernehmen das Thema, erlauben den Zugriff über das Menü, und nutzen die Daten im System. Damit haben Sie von beidem das Beste: Kundenanwendungen und Objekte ohne Anpassung oder Codierung im SuccessFactors-System.

Innovation

SuccessFactors aktualisiert seine Software vier Mal im Jahr. Neue Features und Funktionen werden in einer Geschwindigkeit geliefert, mit der der man nur mühevoll mitkommt. Abhängig von der Art Ihrer Organisation ist dies entweder ein Add-on oder ein Nachteil. Viele SuccessFactors-Kunden führen dadurch alle paar Jahre kleine Neu-Implementierungen durch. Sie sehen sich die neuen Funktionen seit der letzten live gegangenen Implementierung an, da es schwierig ist, den Überblick zu behalten und alle Funktionen, die ausgerollt wurden, zu verstehen. Da viele Features optional sind, können Kunden mit den Innovationen leicht umgehen und sie einführen, wenn es ihnen passt. Dies birgt jedoch die Gefahr, dass neue Features nie genutzt werden, wie dies mit einigen der SAP Enhancement Packages geschieht.

Verwendbarkeit

Einer der wichtigsten Vorteile, den SuccessFactors im Vergleich zu SAP ERP HCM hat, ist, dass es extrem benutzerfreundlich ist. Die Benutzerführung ist deutlich verbessert, und einige raffinierte Merkmale können die Bedienung für Benutzer, die Erfahrungen mit dem SAP GUI oder SAP NetWeaver Portal haben, sehr leicht machen.

Mobilität

Im Gegensatz zu On-Premise-HCM-Software von SAP ist Mobilität Teil der SuccessFactors-Lizenz. Dies beseitigt kostspielige und komplexe Zutrittsschranken. Die SuccessFactors Mobile-Plattform verfügt in Bereichen wie Personalbeschaffung, Aufgaben-, Performance- und Ziel-Management über eine breite Vielfalt an Funktionen.

Obwohl Android- und BlackBerry-Anwendungen nicht auf gleicher Höhe sind wie die iOS-Version und es einige Lücken bei der Nachfolgeplanung gibt, erhalten Kunden eine Menge mobiler Funktionen, ohne dafür extra zu bezahlen.

Administration und Wartung

Ein klarer Vorteil, den SuccessFactors bietet, sind seine Management-Funktionen. Kunden können das gesamte System zum Beispiel ohne SAP Basis oder Consultants warten. Die Verwaltung von Berechtigungen, Benutzerkonten und Passwörtern, E-Mail-Benachrichtigungen, das Hinzufügen neuer Felder oder Objekte, das Bearbeiten von Auswahllisten (das Äquivalent von SAPs F4-Hilfe) oder das Ändern des Themas können von Systemadministratoren problemlos erledigt werden.Vorausgesetzt, sie lassen sich durch SuccessFactors kostenfreie Trainingsvideos auf der Community-Website schulen. Da SuccessFactors die Software hostet, ist von Kundenseite wenig bis gar keine Wartung erforderlich. Die einzige Ausnahme wären Integrationen.

Integration

Egal ob Kunden ein Hybrid-Modell oder Full Cloud HCM-Modell bevorzugen – Bedarf für Integration gibt es immer. Dies könnte beispielsweise zwischen SuccessFactors und SAP ERP oder mit 3rd-Party-Anbietern wie ADP oder Kronos erforderlich sein. Welches Modell auch immer Sie bevorzugen, es gibt definitiv immer Herausforderungen mit unterschiedlichen Objektmodellen, Anpassungen und der langfristigen Wartung. Selbst wenn ein Kunde Full Cloud HCM und nur SAP ERP hat, sollte er sich auf erhebliche Kosten und eine hohe Komplexität einstellen, um sicherzustellen, dass die Systeme zur richtigen Zeit und mit den richtigen Daten im richtigen Format miteinander kommunizieren.

Während SAP kostenlose standardisierte Integrationsinhalte bietet, können die verschiedenen Plattformen, die SAP anbietet und die damit verbundenen Kosten schwer zu verstehen sein und es entstehen möglicherweise hohe Zusatzkosten. Wenn Kunden sich für eine Nicht-SAP-Middleware wie MuleSoft ESB oder IBM WebSphere Cast Iron entscheiden, dann stehen sie vor der Herausforderung, die Implementierung und Wartung all ihre Integrationen von Grund auf selbst machen zu müssen.

Lizenzierung und Eigentum

Für Kunden, die das hybride Cloud-Modell nutzen wollen, gibt es sowohl On-Premise Wartung als auch SuccessFactors-Abonnements. Darüber hinaus werden einige Kunden glauben, dass dem Opex-Modell der Wert fehlt, den das Capex-Modell bietet. Geld für ein Abonnement auf Monatsbasis auszugeben scheint für einige Firmen Verschwendung zu sein. Andere sehen in einem Monatsabo ein besseres Finanzierungsmodell, da sie keine plötzlichen, größeren Investitionen vornehmen müssen.

Ein Umstieg auf SuccessFactors ist nicht für jedes Unternehmen nötig und einige der oben genannten Punkte können - abhängig von Ihrem Standpunkt - entweder als Vorteile oder Nachteile gesehen werden. Zusätzliche Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, sind die langfristigen Kosten und der ROI. Aber solche finanziellen Faktoren hängen auch von Rabatten ab, die jedem Kunden gewährt werden.

Es kann von Vorteil sein, für die Bewertung und Auswahl Fachkompetenz zu suchen. So können Sie besser verstehen, ob und wie Sie in die SuccessFactors Cloud migrieren können. Vielleicht helfen Ihnen aber auch schon die Punkte, die hier genannt wurden.

Über den Autor:

Luke Marson ist Chief Cloud HCM Architect bei Hula Partners. Marson beschäftigt sich hauptsächlich mit SuccessFactors Employee Central sowie Erweitungs- und Integrationstechnologien. Er hält Vorträge, schreibt über SAP HCM und SuccessFactors, und ist Co-Autor des Buches SuccessFactors  with SAP ERP HCM, das bei SAP Press erschienen ist. Außerdem ist Marson Autor des SAPexperts Special Reports SAP and SuccessFactors – An Overview. Es ist ebenfalls SAP Mentor.

Folgen Sie SearchEnterpriseSoftware.de auch auf Twitter, Google+, Facebook und Xing!