Gesamtkostenanalyse - Total cost of ownership (TCO)
Was ist die Gesamtkostenanalyse (Total Cost of Ownership, TCO)?
Die Gesamtkostenanalyse (Total Cost of Ownership, TCO) ist eine Schätzung der Ausgaben, die mit dem Kauf, der Bereitstellung, der Verwaltung, der Nutzung und der Außerbetriebnahme von Produkten oder Geräten verbunden sind. Bei IT-Assets gehören die Ausgaben für Hardware, Software, Cloud-Dienste und weitere Serviceleistungen dazu.
Die TCO oder tatsächlichen Kosten quantifizieren die Anschaffungskosten über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts. Daher bieten sie eine genauere Grundlage für die Ermittlung des Werts – Ausgabe im Vergleich zum Return on Investment (ROI) – einer Investition als der Kaufpreis allein.
Die TCO können als Anschaffungskosten zuzüglich der Betriebskosten über die gesamte Lebensdauer der Anlage berechnet werden. Sie ist besonders wichtig in den Bereichen IT, Fertigung, Lieferkettenmanagement und Cloud Computing, wo die Betriebskosten oft die Anschaffungskosten übersteigen.
Welche Faktoren bestimmen die Gesamtkostenanalyse?
Die Gesamtkostenanalyse umfasst direkte und indirekte sowie einige immaterielle Kosten, denen ein Geldwert zugewiesen werden kann:
- direkte Kosten wie Kaufpreis, Installation und Wartung
- indirekte Kosten wie Schulungen, Ausfallzeiten und Leistungseinbußen
- immaterielle Kosten wie Produktivitätsverluste der Mitarbeiter und Compliance-Risiken
Beispielsweise kann die TCO eines Servers einen hohen Anschaffungspreis umfassen. Zu den indirekten Ausgaben können jedoch auch günstige Konditionen für den laufenden IT-Support und der geringe Zeitaufwand für die Systemverwaltung aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche gehören.
Die TCO berücksichtigt die Investitionen, die vom Kauf bis zur Außerbetriebnahme der Anlage anfallen.
Für einen Server in einem Rechenzentrum bedeutet dies beispielsweise den Anschaffungspreis, Reparaturen, Wartungskosten, Upgrades, Service- oder Support-Verträge, Netzwerkintegration, Sicherheit, Softwarelizenzen und Mitarbeiterschulungen.
Sogar die Kreditbedingungen, zu denen das Unternehmen das Produkt erworben hat, können berücksichtigt werden. Durch eine Analyse kann der Einkaufsleiter immateriellen Ausgaben wie Systemverwaltungszeit, Stromverbrauch, Ausfallzeiten, Versicherungen und anderen Gemeinkosten einen Geldwert zuweisen.
Die Gesamtbetriebskosten müssen mit dem Gesamtnutzen verglichen werden, um die Rentabilität einer Anschaffung zu bestimmen.
Erweiterung zur Gesamtkostenanalyse
Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien kann die Gesamtkostenanalyse auch Folgendes umfassen:
- Kosten für Cloud Computing und Software as a Service (SaaS): SaaS-Abonnementmodelle bringen unvorhersehbare langfristige Ausgaben mit sich. Versteckte Gebühren für Datenspeicherung, Anwendungsprogrammierschnittstellen und Herstellerabhängigkeit wirken sich auf die Gesamtbetriebskosten aus. Cloud-Egress-Gebühren (für die Übertragung von Daten aus einer Cloud) werden häufig übersehen. Auch Ausgaben für Multi- oder Hybrid-Clouds sind mitunter undurchsichtig.
- Künstliche Intelligenz (KI) für die Kostenoptimierung: KI kann dabei helfen, Wartungskosten vorherzusagen und die Ausgaben für die IT-Infrastruktur zu optimieren. Predictive Analytics hilft bei der Prognose von Preisänderungen der Anbieter.
- Nachhaltigkeit und Green IT: Energieeffiziente Server, Cloud-Rechenzentren und die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks wirken sich auf die Gesamtbetriebskosten aus. Regulatorische Anforderungen an die Nachhaltigkeitsberichterstattung verursachen zusätzliche Compliance-Kosten.
Die Herausforderungen bei der Berechnung der TCO
Es gibt verschiedene Methoden und Software-Tools zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten, aber oft ist der gewählte Gesamtprozess der Berechnung nicht optimal. Viele Unternehmen definieren keine einheitliche Methodik. Dies ist ein Problem, da sie ihre Kaufentscheidungen nicht auf einheitliche Informationen stützen können.
Ein weiteres Problem besteht darin, dass es schwierig ist, den Umfang der Betriebskosten für ein einzelnes IT-Gerät zu bestimmen. Einige versteckte Kostenfaktoren werden leicht übersehen, wie beispielsweise Abschreibungen und Garantien, oder es kommt zu ungenauen Preisvergleichen zwischen verschiedenen Produkten.
Beispielsweise können die Support-Kosten für einen Server die Ausgaben für Ersatzteile enthalten. Dadurch sind die Investitionen zwar höher als bei einem anderen Server, aber die Anschaffungskosten für ein neues System entfallen.
Bei der Analyse der Betriebskosten werden in der Regel unvorhersehbare Steigerungen im Laufe der Zeit nicht berücksichtigt, beispielsweise wenn die Investitionen für Upgrade-Teile aufgrund eines Distributorwechsels deutlich höher ausfallen als erwartet.
Bei TCO-Berechnungen können die Verfügbarkeit von Upgrades und Services oder die Auswirkungen von Lieferantenbeziehungen übersehen werden.
Wenn ein Softwareanbieter eine bestimmte Funktion nach drei Jahren einstellt, nach fünf Jahren keine Ersatzteile mehr vorrätig hat oder den Support für bestimmte Software beendet, kann das Unternehmen mit unerwarteten und erheblichen zusätzlichen End-of-Life-Kosten konfrontiert werden, die die TCO weit über die ursprüngliche Schätzung hinaus treiben können.
Gesamtkostenanalyse in der Cloud im Vergleich zu einer lokalen IT-Infrastruktur
Auf der Grundlage der Informationen aus dem vorigen Abschnitt finden Sie im Folgenden eine Aufschlüsselung der TCO-Faktoren in einer Cloud-Infrastruktur im Vergleich zu einer lokalen Infrastruktur.
| Faktor | Cloud (SaaS, IaaS, PaaS) | On-Premises (Server, Rechenzentren) |
| Vorlaufkosten | gering (abonnementbasiert) | hoch (Investitionskosten) |
| Wartungskosten | vom Anbieter verwaltet | internes IT-Team |
| Skalierbarkeit | hoch (elastisch) | begrenzt |
| Energiekosten | in den Gebühren enthalten | separat zu zahlen |
| Risiko der Anbieterabhängigkeit | hoch | gering |
| langfristige Gesamtkostenanalyse | variabel | vorhersehbar |
Best Practices zur Optimierung der TCO-Berechnung
Unternehmensmanager und Einkaufsentscheider führen Kostenanalysen für mehrere Optionen durch und vergleichen dann die TCO, um die Gesamtkosten und letztlich die niedrigsten langfristigen Ausgaben zu ermitteln. Die folgenden Best Practices können Unternehmen dabei helfen, ihre TCO zu optimieren:
- Einsatz von KI und prädiktiver Analytik: KI-gestützte Tools können historische Ausgabemuster analysieren und zukünftige Investionen prognostizieren. KI-gesteuerte Cloud-Kostenmanagement-Plattformen wie Apptio oder Cloudability helfen bei der Optimierung der Cloud-TCO.
- Berücksichtigung von Umwelt-, Nachhaltigkeits- und Governance-Kosten: Verfolgen Sie die CO2-Emissionen Ihrer IT-Infrastruktur. Investieren Sie in energieeffiziente Hardware, um die langfristigen Betriebskosten zu senken.
- Berücksichtigung der tatsächlichen Kosten der Herstellerabhängigkeit: Bewerten Sie die langfristigen Migrationskosten, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Machen Sie sich bewusst, wie proprietäre Lösungen die zukünftige Flexibilität einschränken.
- Verwendung eines standardisierten TCO-Frameworks: Das TCO-Modell von Gartner wird für IT-Infrastrukturen und Cloud-Migrationen verwendet. ISO 15686-5 wird für die Analyse der Lebenszykluskosten verwendet.
