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Workflows mit Microsoft Power Automate automatisch erledigen

Microsoft Power Automate ist eine Cloud-Anwendung, mit der Unternehmen Content Management Workflows automatisieren und manuelle Prozesse minimieren können.

Content-Management-Prozesse müssen oft manuell erledigt werden. Sie umfassen Aufgaben wie das Kopieren, Verschieben, Aktualisieren und Überprüfen von Inhalten, Einholen von Feedback, Umwandeln von Bild- oder anderen Dateiformaten und die Archivierung von Dokumenten.

Tools zur Automatisierung von Content-Management-Prozessen wie Microsoft Power Automate können diese manuellen Aktionen automatisieren und Unternehmen dabei unterstützen, den Aufwand für diese Aufgaben zu reduzieren.

Microsoft Power Automate, ehemals Microsoft Flow, ist ein auf Microsoft Office 365 basierendes Tool zur Automatisierung von Inhalten aus der Cloud. Mit der Anwendung lassen sich Interaktionen zwischen Systemen und Personen automatisieren.

Zu den einfachen Prozessen, die sich automatisieren lassen, gehören das Versenden einer E-Mail, wenn ein Benutzer ein Dokument aktualisiert, das Verschieben eines Dokuments zwischen verschiedenen Verzeichnissen hin und her sowie die Erstellung einer wöchentlichen Zusammenfassung der in einem Verzeichnis geänderten Dokumente.

Power Automate verfügt über Connectors (Konnektoren) zu typischen Microsoft-Tools, die Content-Management-Aufgaben übernehmen, zum Beispiel SharePoint, Teams, OneDrive, Word, Excel und Outlook. Power Automate verfügt außerdem über Konnektoren für viele Tools von Drittanbietern, darunter Google Drive, Gmail, Dropbox, Box, Adobe Sign und DocuSign.

Mit Microsoft Power Automate lassen sich Interaktionen zwischen Systemen und Personen automatisieren.

Schließlich stellt das Tool auch Schnittstellen für Geschäftsanwendungen wie Salesforce und Microsoft Dynamics zur Verfügung, wodurch eine breitere Perspektive auf das Content-Management ermöglicht wird, wie zum Beispiel die automatische Generierung eines Vertrags aus Daten in CRM- und ERP-Systemen.

Anwender können einen Workflow in Microsoft Power Automate auf folgende drei Arten starten:

  • Manuell: Benutzer können einen Workflow durch das Klicken auf eine Schaltfläche anstoßen.
  • Trigger: Ein Prozess kann ausgelöst werden, wenn ein Benutzer eine E-Mail erhält, ein Dokument aktualisiert oder einen neuen Kundenauftrag erstellt.
  • Zeitplan: Benutzer können einen Workflow jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit automatisch starten.

Für Unternehmen mit hybriden Umgebungen ermöglicht das Microsoft On-Premises Gateway die Interaktion zwischen lokalen und Cloud-basierten Anwendungen mit Power Automate.

Unternehmen sollten bei der Beurteilung von Power Automate für die Content-Management-Automatisierung folgende Merkmale berücksichtigen:

  • Lizenzierung: Die Abonnements variieren im Preis. Benutzer können eine unbegrenzte Option oder eine Option für bestimmte Workflows wählen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Der visuelle Designer für die Erstellung von Workflows ist browserbasiert, und das Drag-and-Drop-Design-Canvas ermöglicht Power-Automate-Benutzern die Entwicklung relativ einfacher Workflows. Die Modellierung realer Geschäftsfälle besteht aus mehreren Schritten, und die Geschäftslogik erfordert von den Benutzern technische Fähigkeiten, wie zum Beispiel die Fähigkeit, Sprachkonstrukte zu programmieren. Dadurch wird Power Automate in den Bereich des IT-Teams und nicht in den des Business-Teams verlagert.
  • Komplexität im Unternehmen: Power Automate Workflows können fehlschlagen, typischerweise wenn ein Konnektor zu einer bestimmten Anwendung nicht das gewünschte Ergebnis in der erforderlichen Zeit erreicht. Die Workflow-Logik kann einen Fehler abfangen und behandeln, aber die Berücksichtigung aller möglichen Fehler erfordert eine komplexe Logik, einschließlich verschiedener Wiederholungen der Workflows. Jedes Workflow-Produkt erfordert die gleiche komplexe Logik für die Fehlerbehebung, aber die Power-Automate-Lösung kann mit mehr als nur ein paar Schritten umständlich werden.
  • Reife: Power Automate ist ein relativ neues Workflow Tool und verfügt nicht über die gleichen Fähigkeiten wie ausgereifte Workflow-Plattformen. Microsoft und Drittanbieter fügen allerdings regelmäßig neue Funktionen hinzu, und eine starke Community hilft bei den typischen Herausforderungen.

 

Nächste Schritte

Rule Engines: Chancen und Risiken bei der Automatisierung.

Effizienter IT-Betrieb: Holistische Automation und ITSM.

Onepanel: KI-Workflow-Automatisierung in beliebiger Umgebung.

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