Definition

Microsoft Power Automate (ehemals Flow)

Mitarbeiter: Rowena Lindsay und Lauren Horwitz

Microsoft Power Automate, bisher Microsoft Flow, ist eine Cloud-Software, die es Mitarbeitern ermöglicht, Workflows und Aufgaben über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg ohne Hilfe von Entwicklern zu erstellen und zu automatisieren. Automatisierte Workflows werden Flows genannt. Um einen Flow zu erstellen, gibt der Benutzer an, welche Aktion stattfinden soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt.

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Sobald ein Flow erstellt ist, kann er auf dem Desktop oder über eine App auf einem Mobilgerät verwaltet werden. Flow lässt sich in verschiedene Microsoft-Dienste und -Anwendungen integrieren, darunter Power BI, PowerApps, Dynamics 365 und Microsoft 365 (bisher Office 365).

Wie Microsoft Power Automate verwendet wird

Microsoft Power Automate automatisiert alles von einfachen Push-Benachrichtigungen und Content-Management bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen mit definierten Schritten.

Die häufigste Verwendung von Power Automate ist das Auslösen von Benachrichtigungen. Wenn zum Beispiel ein neuer Lead zu Microsoft Dynamics CRM hinzugefügt wird, kann ein automatisierter Workflow Vertriebsmitarbeitern eine E-Mail oder Textnachricht mit Details zum Lead senden.

Power Automate kann auch zum Kopieren von Dateien verwendet werden. Wenn zum Beispiel eine neue Datei zu Dropbox oder OneDrive hinzugefügt wird, kann ein automatisierter Workflow sofort eine Kopie der Datei in SharePoint veröffentlichen.

Microsoft Power Automate wird ebenfalls zum Sammeln von Daten verwendet. Wenn der Benutzer zum Beispiel sehen möchte, was die Leute über eine bestimmte Marke sagen, kann er einen Trigger erstellen, der neue Tweets erfasst, die die Marke erwähnen, und eine Kopie jedes Tweets in eine SQL-Datenbank für Sentiment Mining stellt.

Der Flowbot automatisiert innerhalb von Microsoft Teams Routineaufgaben. Mit Unterstützung des Flowbot können Mitarbeiter innerhalb von Chats in Microsoft Teams Prozesse auslösen. Hier ein Anwendungsbeispiel von Microsoft: Teammitglieder können einen Flow ausführen, der eine Textnachricht an einen Support-Techniker sendet, um ein Problem zu kennzeichnen oder ein Problem in einer Excel-Tabelle zu protokollieren.

Hauptmerkmale von Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate lässt sich nicht nur mit anderen Microsoft-Produkten integrieren. Es kann mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten über Konnektoren verwendet werden, einschließlich Salesforce, SQL Server, Twitter, Box, DocuSign, Slack, Skype und Google Drive. Ein Konnektor ist ein API-Proxy, der es diesen Diensten ermöglicht, sich mit Microsoft Power Automate sowie PowerApps und Azure Logic Apps zu verbinden.

Benutzer können die Vorteile einer umfangreichen Bibliothek von vorgefertigten Flows, auch als Vorlagen (Templates) bekannt, nutzen. Beispielvorlagen beinhalten die Möglichkeit:

  • Speichern von E-Mail-Anhängen auf OneDrive;
  • Senden einer E-Mail an beliebige Empfänger, wenn ein Power BI Alert ausgelöst wird;
  • Jede Woche SharePoint-Listenelemente in eine CSV-Datei kopieren;
  • Speichern von Tweets in einer SharePoint-Liste, die einen bestimmten Hashtag enthalten;
  • Push-Benachrichtigung erhalten, wenn man eine E-Mail vom Chef erhält.

Wenn keine der Vorlagen zu dem Prozess passt, der automatisiert werden soll, können die Benutzer auch eigene Workflows erstellen. Microsoft Power Automate ist so konzipiert, dass nicht-technische Mitarbeiter Workflows ohne die Hilfe eines Entwicklers automatisieren können. Das Microsoft Power Automate Admin Center ermöglicht es einem Administrator, Benutzer, Berechtigungen und Rollen zu verwalten und sicherzustellen, dass von Mitarbeitern erstellte Abläufe den Richtlinien zur Vermeidung von Datenverlusten entsprechen.

Alternativen zu Microsoft Power Automate

Es gibt eine Vielzahl von Low-Code- oder Codeless-Automatisierungswerkzeuge und Cloud-Anwendungen, die Apps miteinander verbinden und Geschäftsprozesse und -aufgaben automatisieren. Die Hauptkonkurrenten von Microsoft Power Automate sind IFTTT und Zapier:

  • IFTTT: If This Then That ist ein kostenloses webbasiertes Tool, das eine einfache Syntax und bedingte Anweisungen zur Automatisierung von Workflows verwendet. Das Tool ermöglicht eine einfache Einführung und bietet Workflows mit einer einzigen Aktion.
  • Zapier: Zapier kann mehrstufige Workflows automatisieren und verfügt über Verbindungen zu weiteren Anwendungen von Drittanbietern. Zapier hat eine kostenlose Option sowie zwei kostenpflichtige Monatsabonnements für Unternehmen.

Diese Definition wurde zuletzt im Mai 2020 aktualisiert

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