Aufgabenautomatisierung (Task Automation)
Was ist Aufgabenautomatisierung?
Aufgabenautomatisierung (Task Automation) nutzt Technologie, um repetitive oder routinemäßige Aufgaben automatisch auszuführen, wodurch die Effizienz verbessert, Fehler minimiert und Irrtümer reduziert werden. Durch die Automatisierung mühsamer und zeitaufwändiger Aufgaben entfällt der Bedarf an menschlichem Eingreifen, sodass Mitarbeiter ihre Zeit für andere wichtige Aufgaben nutzen können.
Warum ist Aufgabenautomatisierung wichtig?
Die Aufgabenautomatisierung reduziert den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben und schafft so Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten. Sie ermöglicht Mitarbeitern ein strategischeres Zeitmanagement und effizienteres Arbeiten. Weitere Vorteile sind unter anderem:
- höhere Effizienz: Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle Aufgaben können Mitarbeiter Aufgaben schneller erledigen und weniger Zeit für repetitive Tätigkeiten aufwenden.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Automatisierung kann dazu beitragen, stressige Arbeitsbelastungen zu reduzieren und Mitarbeitern Zeit zu verschaffen, sich auf ihre besten Aufgaben zu konzentrieren. Laut einem Bericht aus dem Jahr 2024 mit dem Titel The Impact of Technology on the Workplace (Der Einfluss von Technologie auf den Arbeitsplatz) gaben 59 Prozent der Personen, die künstliche Intelligenz (KI) zur Steigerung der Produktivität einsetzten, eine höhere Arbeitszufriedenheit an.
- weniger Fehler: Wenn automatisierte Tools und Prozesse alltägliche, sich wiederholende, manuelle Aufgaben übernehmen, wird das Risiko menschlicher Fehler eliminiert.
- Kostenreduzierung: Durch den Einsatz von Automatisierung wird der Bedarf an manueller Arbeit reduziert, sodass Unternehmen Mittel für andere geschäftliche Vorhaben umverteilen können.
- Skalierbarkeit: Die Automatisierung von Aufgaben hilft Unternehmen, komplizierte Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die Ausgaben zu erhöhen.
Welche Arten von Aufgaben sollten automatisiert werden?
Einige Arbeiten werden immer menschliches Eingreifen erfordern, beispielsweise Aufgaben im Zusammenhang mit Ethik und Gesetzgebung, Führungs- und Managemententscheidungen sowie handwerkliche Tätigkeiten. Wiederkehrende Routineaufgaben sind gute Beispiele für eine vorteilhafte Workflow-Automatisierung. Regelbasierte wiederkehrende Aufgaben sind für Mitarbeiter wahrscheinlich am mühsamsten und zeitaufwändigsten. Hier sind einige Beispiele für solche Aufgaben:
- Dateneingabe
- Datenverarbeitung und -analyse
- Rechnungsstellung und Lohnabrechnung
- Berichterstellung
- Planung von Social-Media-Beiträgen
Durch die Identifizierung zeitaufwändiger Aufgaben, die mit einem Automatisierungs-Tool genauso effizient – wenn nicht sogar effizienter – erledigt werden können als von einem menschlichen Mitarbeiter, können Unternehmen ihre Ausgaben senken, ihre Produktivität steigern und ihre Effizienz verbessern.
Anwendungsfälle und Beispiele für die Automatisierung von Aufgaben
Die Automatisierung von Aufgaben ist anpassbar und kann für bestimmte Anwendungsfälle, Situationen oder Umstände geändert werden, was sie zu einem nützlichen Werkzeug für Unternehmen in verschiedenen Abteilungen einer Organisation sowie in verschiedenen Branchen macht.
Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen kann die Automatisierung von Aufgaben zur Rationalisierung der Terminverwaltung eingesetzt werden, um Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern. Die Verwaltung von Terminen, die Patientenregistrierung und die Abrechnung sind Beispiele für regelbasierte, sich wiederholende Aufgaben, die mit einem Automatisierungs-Tool leicht vereinfacht werden können. Weitere Beispiele für die Automatisierung von Aufgaben im Gesundheitswesen sind
- automatisierte Rezeptausgabegeräte
- automatisierte klinische Notizen
- elektronische Verwaltung von Gesundheitsakten
- Erfassung von Patienten-Feedback
- RPA für administrative Aufgaben
Einzelhandel
Ähnlich wie in anderen Branchen kann die Automatisierung von Aufgaben auch im Einzelhandel die Effizienz und Produktivität steigern. Automatisierung ist nicht nur für Führungskräfte und Mitarbeiter nützlich, sondern trägt auch dazu bei, den Kunden ein positives Einkaufserlebnis zu bieten. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Anwendungsfälle der Aufgabenautomatisierung im Einzelhandel:
- Kundensupport
- Marketing und Werbung
- Auftragsabwicklung
- Selbstbedienungskassen
- Bestandsaufnahme und Bestandsverwaltung
Finanzbranche
Die Finanzbranche umfasst viele repetitive Aufgaben, die Effizienz erfordern, sodass sie sich gut für die Automatisierung von Aufgaben eignet. Beispiele für die Automatisierung von Aufgaben in der Finanzbranche sind unter anderem:
- Betrugserkennung
- Rechnungsbearbeitung
- Kreditvergabe
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Erstellung von Berichten
Checkliste für die Automatisierung von Aufgaben: 5 Schritte für den Einstieg
Bevor Unternehmen über den Einsatz von Tools und Software zur Aufgabenautomatisierung nachdenken können, müssen sie einen geeigneten Fahrplan festlegen, um den Erfolg sicherzustellen:
- Identifizieren Sie zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben: Eine Überprüfung der Arbeitsabläufe ist eine effiziente Methode, um regelbasierte, manuelle Aufgaben zu identifizieren, die die Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Suchen Sie nach Engpässen und identifizieren Sie Bereiche, in denen Inkonsistenzen auftreten. Das direkte Gespräch mit den Mitarbeitern, beispielsweise durch eine interne Umfrage oder ein Feedback-Formular, ist eine nützliche Methode, um Schwachstellen im gesamten Unternehmen zu erkennen.
- Definieren Sie klare Ziele: Die Festlegung klarer Ziele – sei es Kostensenkung oder Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit – hilft bei der Umsetzung und verhindert, dass zu viele Aufgaben auf einmal angegangen werden und es zu Überlastung kommt.
- Wählen Sie das richtige Tool/Automatisierungssystem aus: Sobald die Ziele definiert sind, wählen Sie das geeignete Automatisierungssystem für Ihre Geschäftsanforderungen aus. Es stehen verschiedene Tools zur Verfügung, beispielsweise anpassbare Vorlagen, Integrationsplattformen, Aufgabenmanagement-Tools und Workflow-Automatisierungssysteme. Unternehmen sollten ein Tool wählen, das zu den vorhandenen Technologien und Systemen passt.
- Implementieren Sie die Aufgabenautomatisierung: Sobald das Tool oder System ausgewählt wurde, können Unternehmen damit beginnen, es in die täglichen Aufgaben zu implementieren, indem sie Aufgaben für die Automatisierung festlegen. Dies kann eine sorgfältige Einarbeitung und Schulung im gesamten Unternehmen erfordern. Ein kleiner Anfang mit Pilotprojekten und eine anschließende Ausweitung auf andere Arbeitsabläufe und Abteilungen können dabei helfen, die Effektivität effizient zu verfolgen und zu überwachen.
- Überprüfen Sie die Auswirkungen der Automatisierung: Nach der Implementierung ist eine sorgfältige Überwachung wichtig, um die Auswirkungen zu messen. Die Messung von Leistungskennzahlen wie Zeitersparnis, Fehlerreduzierung, Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen kann dabei helfen, zu beurteilen, ob die Automatisierung Ergebnisse liefert.
Anbieter von Aufgabenautomatisierung
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Anbietern von Aufgabenautomatisierung, die nach einer umfangreichen Webrecherche identifiziert und aufgrund ihrer Unterstützung von RPA ausgewählt wurden:
Die Zukunft der Aufgabenautomatisierung mit KI und Machine Learning
Die Zukunft der Aufgabenautomatisierung verspricht, die Vorteile der Weiterentwicklung von KI und maschinellem Lernen (ML) zu nutzen. Mit dem weiteren Wachstum von KI und ML ist mit einer Zunahme der Komplexität der automatisierbaren Aufgaben zu rechnen, was weitere Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI eröffnet. Mit zunehmender Intelligenz der KI werden die Grenzen automatisierter Funktionen wachsen. In Zukunft könnte die Aufgabenautomatisierung in Fällen mit größerem Kontextbewusstsein zum Einsatz kommen und nicht nur für regelbasierte, repetitive Aufgaben.
Da die Aufgabenautomatisierung wahrscheinlich durch fortschrittliche KI angetrieben wird, müssen ethische Überlegungen berücksichtigt werden. Dazu gehören die folgenden Punkte:
- Voreingenommenheit und Diskriminierung
- Datenschutz
- Umweltbelange
- Verlagerung von Arbeitsplätzen
- persönliche Autonomie
Da die KI-gestützte Aufgabenautomatisierung in verschiedenen Branchen und Organisationen weiter Einzug hält, müssen Führungskräfte diese ethischen und gesellschaftlichen Überlegungen berücksichtigen.
