So halten Sie Ihre Cloud-Backup-Kosten unter Kontrolle

Geringe Transparenz in der Cloud erhöht die Kosten

Cloud-Backup-Kosten werden unvorhersehbar, da die Preisgestaltung der Anbieter an Nutzungsmuster gebunden ist, die ohne umfassende Transparenz schwer zu prognostizieren sind.

Die folgende Liste zeigt häufige Faktoren für steigende Kosten auf:

• Gebühren für Datenausgabe (Egress) und -abruf können bei Wiederherstellungsvorgängen oder Tests sprunghaft ansteigen.
• Überdimensionierter Speicher und unkontrolliertes Datenwachstum treiben die wiederkehrenden Kosten unbemerkt in die Höhe.
• Ineffiziente Richtlinien zur Datenaufbewahrung führen dazu, dass Daten mit geringem Wert in teureren Speicherebenen (Storage Tiers) verbleiben.
• Eine fragmentierte Berichterstattung über verschiedene Plattformen hinweg verschleiert die tatsächlichen Kostentreiber.

Für IT-Führungskräfte bedeutet dies Budgetabweichungen, geringeres Vertrauen in die Planung und reaktives Kostenmanagement, was Planungssicherheit und Budgetdisziplin erschwert. All dies sind Symptome einer eingeschränkten Governance und nicht einer übermäßigen Backup-Nachfrage. Kostenvolatilität resultiert aus mangelnder Transparenz, nicht allein aus der Nutzung.

Aktionsplan zur Senkung der Backup-Kosten

Die Cloud-Backup-Strategie variiert je nach Unternehmensgröße, Branche und Ressourcen. Es gibt jedoch wichtige Schritte, die Unternehmen umsetzen können, um eine transparentere Strategie für Cloud-Ausgaben zu entwickeln. Der folgende Aktionsplan schafft Transparenz, optimiert Kosten und ermöglicht eine effektive Governance.

Schritt 1: Prüfung und Bestandsaufnahme der aktuellen Backup-Nutzung

Verschaffen Sie sich zunächst ein solides Verständnis der bestehenden Backup-Nutzung.

1. Erstellen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme von:
   a) Backup-Volumen nach Workload und Geschäftsbereich.
   b) Speicherebenen und Aufbewahrungsrichtlinien.
   c) Häufigkeit und Umfang der Datenabrufe.
2. Ordnen Sie die technische Nutzung den finanziellen Ergebnissen zu und ordnen Sie den vorhandenen Speichern Kosten zu.
3. Identifizieren Sie Kostenkonzentrationsbereiche, wie zum Beispiel Workloads mit hohem Datenausgang oder Cold Data in Hot Storage (dabei liegen wenig frequentierte Daten in hochpreisigen Speichersystemen).
4. Richten Sie eine Tagging-Governance ein, um Workloads zu identifizieren und Transparenz über diese zu gewinnen.
5. Setzen Sie Dashboards zur Kostenüberwachung ein, um Transparenz zu gewinnen.

Das Ziel besteht darin, die Transparenz der Backup-Kosten als einen Finanzkontrollmechanismus zu behandeln, der mit dem Ausgabenmanagement in anderen Unternehmensbereichen vergleichbar ist.

Schritt 2: Identifizieren und beseitigen Sie versteckte Kostentreiber

Transparenz ermöglicht Einblicke. Die bestehende Backup-Speichernutzung liefert dadurch Daten, um versteckte Kostentreiber zu identifizieren. Häufige Beispiele hierfür sind:

• Unnötige oder unerwartete Datenübertragungsgebühren zwischen Regionen, die durch Disaster-Recovery-Konfigurationen oder Compliance-gesteuerte Replikation entstehen. Dies stellt zudem ein Risiko für die Einhaltung der Datenhoheit dar.
• API-Anfrage- und Transaktionsgebühren durch häufige Backup-Vorgänge, Metadatenabfragen oder Überwachungs-Tools.
• Lange Aufbewahrungsdauer von Daten mit geringem Wert, für die weiterhin Speicherkosten anfallen.
• Verwaiste Backup-Daten aus stillgelegten Systemen, für die weiterhin Speicherkosten anfallen.
• Unkontrollierte Testwiederherstellungen und Validierungsaktivitäten, die unerwartete Kosten auslösen.
• Ineffiziente Verschlüsselungs- oder Sicherheitskonfigurationen, die den Speicherbedarf erhöhen oder zu verarbeitungsbezogenen Abrechnungen führen.

Diese Faktoren summieren sich in der Regel unbemerkt über verstreute Geschäftsbereiche hinweg, was sie ohne kontinuierliche Kostenüberwachung und Richtlinien-Governance besonders einschneidend macht.

Das Ziel ist es, betriebliche Verschwendung zu reduzieren, ohne die Wiederherstellungsziele zu beeinträchtigen.

Schritt 3: Speicherarchitektur für vorhersehbare Ausgaben optimieren

Die Schaffung von Transparenz hinsichtlich der Nutzung von Backup-Speicher und die Identifizierung von Kostentreibern liefern IT-Führungskräften die notwendigen Informationen, um die Auslastung an den Geschäftszielen auszurichten. IT-Betriebsteams setzen dann die entsprechenden Technologien ein.

Mögliche Änderungen an Richtlinien und Architektur umfassen Folgendes:

• Implementierung von mehrstufigen Speicherstrategien (Hot, Warm, Cold, Archiv).
• Automatisierung von Lebenszyklusübergängen basierend auf Zugriffsmustern.
• Einsatz von Komprimierung, Deduplizierung und inkrementellen Backup-Strategien.
• Konzeption für kontrollierten Datenabruf zur Steuerung der Datenausgangskosten.
• Anpassung der Architektur an die Preismodelle der großen Cloud-Plattformen.
• Einführung eines monatlichen Finanzüberprüfungsrhythmus, der eine kontinuierliche Kontrolle und Compliance gewährleistet.

Diese architektonischen Entscheidungen beeinflussen direkt die finanzielle Vorhersehbarkeit.

Schritt 4: Transparente Preisgestaltung und Anbietersteuerung etablieren

Die Zusammenarbeit mit Anbietern ist ein zentraler Bestandteil des Cloud Computing. Die Etablierung einer praktikablen, transparenten Preisgestaltung und das Management der Beziehungen helfen Unternehmen, die Kosten für Backup-Speicher zu kontrollieren.

Beginnen Sie damit, Preistransparenz für Datenübertragungen, Abrufvorgänge und Langzeitspeicherebenen zu fordern. Zu den Anforderungen sollten detaillierte Kostenberichte und Standards für die Abrechnungstransparenz auf Vertragsebene gehören.

Weitere Vorgehensweisen umfassen Folgendes:

• Aushandlung vorhersehbarer Preisstrukturen und Nutzungsschwellenwerte.
• Abschluss von Vereinbarungen über garantierte Nutzung oder Kapazitätspreise für vergünstigte Langzeittarife.
• Bewertung der Gesamtbetriebskosten (TCO) statt nur des Speicherpreises.
• Einführung von Leistungs- und Kostenüberprüfungszyklen für Anbieter, die auf die Vertragsverlängerungszyklen abgestimmt sind.
• Regelmäßiger Preisvergleich mit Marktalternativen, um Verhandlungsgleichgewicht zu erhalten und Kostenverschiebungen zu verhindern.

Ein strukturiertes Anbietermanagement ist ein zentraler Hebel für langfristig stabile Cloud-Backup-Kosten – nicht nur für eine effiziente Beschaffung. Es verlagert den Fokus von reaktiven Ausgabenanalysen hin zu einer proaktiven Steuerung der Kostenentwicklung.

Governance-Rahmenwerk für die laufende Kostenkontrolle

Richten Sie ein Governance-Rahmenwerk ein, um die laufenden Kostenkontrollen für Backups zu verwalten. Ziel ist es, einen Ansatz für kontinuierliche Finanzsteuerung anstelle einer reaktiven Kostenreaktion zu etablieren.

Zu den Komponenten gehören:

• Schaffung eines funktionsübergreifenden Verantwortungsmodells zwischen IT, Finanzen und Sicherheit.
• Definition von Kosten-KPIs und eines Berichtsrhythmus.
• Einbettung der Kostenoptimierung in den Lebenszyklus der Backup-Richtlinien.
• Einführung regelmäßiger Architektur- und Preisüberprüfungen.