Collaboration-Plattformen als Kostenfaktor kontrollieren
Collaboration-Tools sind mehr als Kommunikationsmittel. Sie steuern Arbeitsabläufe und erzeugen versteckte Kosten. Führungskräfte müssen Nutzung und Effizienz gezielt überwachen.
Collaboration-Plattformen entwickeln sich schnell zu bedeutenden Kostenfaktoren. Das mag überraschen, wenn man bedenkt, wie kostengünstig Messaging oder Meetings einzeln betrachtet erscheinen. Doch die Gesamtkosten dieser Systeme beeinflussen zunehmend finanzielle Entscheidungen, die sich auf Personal-, Zeit- und Softwareausgaben auswirken. Diese finanziellen Auswirkungen lassen sich kaum ignorieren.
„Collaboration-Plattformen beeinflussen direkt, wie Menschen ihre Zeit verbringen, was in jedem Unternehmen den größten Kostenfaktor darstellt. Zudem stehen sie im Zentrum von Lizenzierung, Sicherheit und Zugriff, sodass dort getroffene Entscheidungen die Kosten sehr schnell in die Höhe oder Tiefe treiben können. Wenn man sie nicht bewusst verwaltet, steigen die Kosten unbemerkt“, so Boris Kolev, Global Head of Technology bei JA (Junior Achievement) Worldwide, einer globalen, gemeinnützigen Bildungsorganisation.
Und genau das ist der Grund, warum sich Produktivitäts-Tools zu einer operativen Steuerungsebene entwickelt haben. Hier wird die Arbeit verteilt, die Aufmerksamkeit gelenkt und es sammeln sich ganze Kategorien unsichtbarer Arbeitskosten an.
Es ist heute unerlässlich, Zusammenarbeit als eine Ebene der Finanzkontrolle zu betrachten, die für das Management der Mitarbeiterproduktivität und der Kostenentwicklung bei Software entscheidend ist.
Strukturelle Kostentreiber
Collaboration-Plattformen können darüber entscheiden, ob Wissen effizient fließt oder ob es sich in überflüssigen Besprechungen, Kontextwechseln und stockenden Entscheidungszyklen auflöst. Letztere treiben die Personalkosten schrittweise in die Höhe, ohne jemals als eigenständige Postenposition zu erscheinen. Diese Situation ist trügerisch kostspielig, da sich nicht gemessene Ineffizienzen oft am stärksten auf das Endergebnis auswirken.
Collaboration-Tools sind heute zweifellos Systeme zur Arbeitsverteilung. Sie bestimmen, wie Arbeit besetzt, eskaliert, geprüft und genehmigt wird.
„Sie sollten Teil Ihres Kostensystems sein, da sie beeinflussen, wie Arbeitskräfte eingesetzt werden, was sich erheblich auf die Personalkosten auswirkt“, sagt Ali Gohar, Chief Human Resources Officer bei Software Finder.
Sobald eine Plattform zum Standardweg für Entscheidungen wird, ist sie kein Zusatz mehr, sondern fungiert als operative Infrastruktur.
„Wenn die Arbeit länger dauert, geben Unternehmen mehr für Arbeitskräfte aus. Deshalb sollten Teams diese Tools nicht als optional betrachten, da sie Teil der Kerninfrastruktur sind“, fügt Gohar hinzu.
Der bedeutendste versteckte Kostentreiber ist jedoch der strukturelle Arbeitsaufwand, der zur Bewältigung des digitalen Rauschens erforderlich ist. Das sagt Carla Nina Pornelos, Geschäftsführerin von Wardnasse, einer Online-Publikation für zeitgenössische Kunst und Community-Plattform.
„Mein Team hat dies nachverfolgt und festgestellt, dass unsere Künstler für jede Stunde konzentrierter kreativer Arbeit fast 30 Minuten mit der Sichtung von Benachrichtigungen auf drei redundanten Plattformen verbrachten. Diese unkontrollierte Nutzung verursacht höhere Produktivitätsverluste und Verwaltungsaufwand als unsere eigentlichen Softwaregebühren“, erklärt Pornelos.
Diese Plattformen haben jedoch auch erhebliche Auswirkungen auf die Lizenzkosten. In letzter Zeit sind Anbieter dazu übergegangen, Sprach-, Video-, Chat-, Workflow-Automatisierungs-, KI-Assistenz- und Compliance-Funktionen in umfangreiche Suiten zu bündeln. Dies führt oft dazu, dass Unternehmen für sich überschneidende Funktionen in mehreren Tools bezahlen. Infolgedessen summieren sich die strukturellen Ausgaben im Laufe der Zeit schnell und unbemerkt.
Kollaborationsplattformen können nicht länger als neutrale Kommunikationswerkzeuge betrachtet werden, sondern sind Kostentreiber, bei denen Arbeitseffizienz, Governance-Disziplin und Lizenzökonomie zusammenlaufen.
„Die sichtbaren Kosten sind die Lizenzen. Die größeren Kosten entstehen jedoch durch Koordination, Besprechungen, Kontextwechsel und Verzögerungen bei Entscheidungen. Führungskräfte verwalten entweder dieses System oder zahlen stillschweigend eine Koordinationssteuer“, sagt Ben Perreau, Gründer und CEO von Parafoil, einer Plattform für Führungsintelligenz.
Auch andere versteckte Kosten sind darin enthalten.
KI-Funktionen werden in Collaboration-Plattformen eingebunden wie unerwünschte Beläge auf einer Pizza. Man hat sie nicht bestellt, man kann sie nicht abwählen, und man bezahlt dafür, egal ob man sie nutzt oder nicht.
Nik Kale, Principal Engineer, Cisco Systems
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Entscheidungshygiene. Bei Entscheidungen in verstreuten Threads oder privaten Gesprächen kommt es zu einem wiederholten Neuverhandeln, Wiederholung von Arbeit und unklaren Verantwortlichkeiten. Lücken in der Governance verursachen zudem Folgekosten: Gastzugänge, die Weitergabe an Externe, Aufbewahrungsfristen und unklare Zuständigkeiten für Arbeitsbereiche schlagen sich später oft in Prüfungsaufwand und der Reaktion auf Vorfälle nieder“, sagt Perreau.
Was hat sich geändert?
„Was sich geändert hat, ist, dass Collaboration-Tools jetzt messbar sind und KI sowohl den Nutzen als auch das Risiko erhöht hat. Die Budgets sind knapper, daher ist Konsolidierung wichtiger geworden. Plattformen bieten jetzt bessere Nutzungsanalysen, wodurch Verschwendung sichtbar wird. Gleichzeitig schaffen KI-Funktionen Mehrwert, aber auch neue Kosten und Governance-Fragen, wenn sie ohne Regeln eingeführt werden“, sagt Kolev.
Zudem hat sich die Bedeutung von Kollaborationsplattformen von reinen digitalen Besprechungsräumen hin zu operativen Governance-Systemen verlagert. In der Vergangenheit galten Tools wie E-Mail, Chat und Videokonferenzen weitgehend als passive Hilfsmittel, das heißt, sie unterstützten die Arbeit, prägten sie aber nicht.
Heute bestimmen Kollaborationstools, wie schnell Entscheidungen getroffen werden, wie gut Teams sich abstimmen und wie viel Arbeitsaufwand in den Zwischenbereichen der Arbeit entsteht – etwa durch Status-Updates, doppelte Gespräche, Meeting-Überlastung und ständigen Kontextwechsel.
Das Kostenmodell scheint sich zu verändern. Die Lizenzierung ist nicht mehr einfach eine Kostenstelle pro Arbeitsplatz, sondern umfasst nun Premium-Stufen, gebündelte KI-Funktionen, sich überschneidende Suiten und Add-ons. Versteckte Kosten bleiben oft unbemerkt, bis die Rechnung fällig wird.
„Der größere Wandel ist jedoch der schleichende Ausbau der KI-Funktionen. KI-Funktionen werden in Collaboration-Plattformen eingebunden wie unerwünschte Beläge auf einer Pizza. Man hat sie nicht bestellt, man kann sie nicht abwählen, und man bezahlt dafür, egal ob man sie nutzt oder nicht.“, so Nik Kale, Principal Engineer bei Cisco Systems.
Da Unternehmen abteilungsübergreifend mehrere Plattformen einsetzen, entsteht Redundanz eher strukturell als zufällig. Das Ergebnis ist, dass Kollaborationsplattformen nun verborgene Arbeits- und Softwarekosten auf eine Weise offenlegen und steuern, wie sie es zuvor nie getan haben.
„Nutzungsanalysen und KI-Erkenntnisse zeigen nun, wo Zeit und Geld verloren gehen. Führungskräfte sollten Nutzungsmuster, steigende Besprechungszeiten und ungenutzte Lizenzen im Auge behalten. Das sind frühe finanzielle Warnsignale, nicht nur IT-Kennzahlen“, sagt Chris Heerlein, CEO bei REAP Financial.
Was Führungskräfte im Auge behalten sollten
Der Wandel von Besprechungsräumen und Messaging-Plattformen hin zu Systemen zur Kostenkontrolle ist eine vergleichsweise neue Entwicklung bei der Nutzung von Collaboration-Plattformen. Deren Verwaltung kann jedoch auf altbewährten Methoden basieren.
„Führungskräfte sollten Collaboration-Tools wie Cloud-Ausgaben verwalten: die Nutzung beobachten, Leitplanken setzen und alles streichen, was keinen Mehrwert bringt“, rät Kolev.
Das Nutzerverhalten kann genauso viel oder sogar mehr aussagen als die Kosten der einzelnen Posten. Es ist daher ratsam, beides im Auge zu behalten.
„Führungskräfte sollten das Verhalten beobachten, nicht nur die Lizenzen. Kostenkontrolle entsteht durch die Steuerung der Art und Weise, wie Zusammenarbeit genutzt wird, und nicht einfach dadurch, welche Tools eingesetzt werden“, sagt Claire Agutter. Sie ist Gründerin von Scopism, Herausgeberin des SIAM (Service Integration and Management) Foundation Body of Knowledge, Moderatorin des ITSM Crowd YouTube-Kanals und Chefarchitektin für VeriSM.
Zu den wichtigsten zu beobachtenden Bereichen gehören laut Agutter die folgenden:
Akzeptanz und Nutzungsmuster: Unterstützen Collaboration-Tools die Ergebnisse der Service-Integration oder sorgen sie lediglich für mehr Unruhe?
Lücken in der Governance: Gibt es klare Zuständigkeiten, Zugriffskontrollen und eine Abstimmung mit den SIAM-Governance-Strukturen?
Unkontrolliertes Wachstum und Ausuferung: Die eigenmächtige Einrichtung von Kanälen, Arbeitsbereichen und Integrationen erhöht die Komplexität und untergräbt Skaleneffekte.
Entscheidungseffizienz: Verkürzen Kollaborationsplattformen Eskalationszyklen und Unklarheiten oder verlängern sie diese?
Effektivität der anbieterübergreifenden Zusammenarbeit: In SIAM-Modellen ermöglichen Collaboration-Plattformen entweder Integration oder sie verstärken Silos. Führungskräfte sollten messen, wie gut Tools gemeinsame Ergebnisse unterstützen und nicht nur das Kommunikationsvolumen.
„Unternehmen sollten letztlich beurteilen, ob ihre Kollaborationsumgebung Reibungsverluste im Service-Ökosystem verringert oder institutionalisiert“, sagt Agutter.
