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Sieben Regeln für ein effektives Daten-Backup im Überblick

Effektive Backups sorgen für Konsistenz und damit dafür, dass Daten, wenn sie aus einer Sicherung wiederhergestellt werden sollen, auch tatsächlich verfügbar sind.

Bei der Durchführung von Daten-Backups ist Konsistenz nicht nur wünschenswert, sondern absolut unabdingbar. Fehlt die durchgängige Konsistenz bei Datensicherung und -wiederherstellung über die gesamte Organisation hinweg, erschwert dies den Umgang mit den Backups. Außerdem könnten hässliche Überraschungen lauern, sobald man versucht, Daten aus inkonsistenten Backups wiederherzustellen.

Doch für Konsistenz zu sorgen, ist nicht so einfach wie in den Tagen des einen Großcomputers mit seinem einen Band-Sicherungslaufwerk. Die Welt verändert sich schnell. Neben den üblichen Neuausrichtungen des Kerngeschäfts, die sich auch in Backups widerspiegeln müssen, sind neue Konzepte wie Information Lifecycle Management, neue Plattformen wie die Cloud und neue Regeln wie die der DSGVO zu berücksichtigen. Diese Faktoren erfordern jeweils Änderungen der Backup-Regeln.

Genauso wichtig ist es, dass Unternehmen häufig mehr als ein System oder eine Art Datenbank sichern müssen. Obwohl konsolidierte Backups ein wichtiger Trend sind, müssen in vielen Unternehmen noch immer mehrere Backup-Systeme gemanagt werden. Der Job des Storage-Administrators ist es, jedes auf denselben Stand zu bringen und dort zu halten.

Ob man für Backups auf einem oder mehreren Systemen verantwortlich ist: Man braucht nicht nur Backup-Regeln, sondern auch einen gut verstandenen Backup-Prozess, um diese Regeln überhaupt setzen zu können. Sieben Regeln helfen dabei:

1. Konsistente Regeln definieren.

Der Backup-Prozess sollte konsistente Backup-Regeln über alle Server und Backup-Devices im Unternehmen hinweg fördern oder sogar verlangen. Das wird nicht immer möglich sein, insbesondere im Fall heterogener Backup-Systeme, bei denen etwa die Daten des Rechenzentrums mit einer Disk-Library und die der Niederlassungen über die Cloud gesichert werden.

Im Allgemeinen werden die Backup-Regeln als Kombination von Kriterien auf niedriger Abstraktionsebene, die man direkt in die Backup-Software eingibt, und den Backup-Prozessen mit höherem Abstraktionsniveau realisiert. Hier verwalten also Prozesse Regeln.

In diesem Zusammenhang bezieht sich der Begriff „Backup Policy“ auf die Regeln, die das aktuelle Backup steuern. Sie werden normalerweise durch die Software durchgesetzt, die man als Policy Management bezeichnet. Backup-Prozesse sind die Methoden, mit denen man diese Regeln festlegt.

2. Regeln so klar und einfach implementierbar gestalten.

Ein Regelwerk, das nicht ständig befolgt wird, weil es verwirrend ist, ist nicht viel besser, als ganz auf Regeln zu verzichten. Im Idealzustand sollte jeder das Regelwerk und seine Begründung verstehen. Diese Begründung muss deshalb im Text des Regelwerks enthalten sein.

Zu Backups gehören auch kritische Daten. Die Mitarbeiter sollten die Bedeutung dieser Daten und die der Backup- und Recovery-Prozesse verstehen. Backup-Prozesse halten unverändert meist nur kurze Zeit. Sie brauchen ständige Überprüfung und Auffrischung durch das Personal.

3. Metriken definieren.

Ein effektiver Backup-Prozess hat klare, messbare und angemessene Methoden, um zu überprüfen, ob alle Regeln eingehalten werden. Moderne Backup-Software mit automatisiertem Policy Management hilft dabei.

Der Test der Backup-Prozesse ist genau wie der des Wiederherstellungsplans entscheidend für die Gewissheit einer Organisation, dass, wenn Daten verloren gehen, dieser Prozess angemessen angewendet werden kann.

4. Menschen aus dem Backup-Prozess heraushalten

Menschen sollten so wenig wie möglich in den Backup-Prozess involviert sein, weil Maschinen ganz einfach zuverlässiger sind. Allerdings ist es normalerweise aus technischen oder ökonomischen Gründen unmöglich, beim Backup-Prozess ganz auf menschliche Aktivitäten zu verzichten. Doch es sollte ein Ziel des Prozesses sein, den menschlichen Einfluss auf ein Minimum zu beschränken.

Man braucht nicht nur Backup-Regeln, sondern auch einen gut verstandenen Backup-Prozess, um diese Regeln überhaupt setzen zu können.

Organisationen sollten ihrer Backup-Software vertrauen. Das gilt unabhängig von Backup-Methode und -Rhythmus für inkrementelle oder vollständige Backups, stündliche, tägliche oder wöchentliche Sicherungsläufe. In jedem Fall sollte jedoch das Team ständig überprüfen, dass die Backups ordnungsgemäß ablaufen.

5. Laufend Feedback sammeln

Effektive Backup-Prozesse führen zu Regelwerken, die auf die reale Welt reagieren. Um das zu garantieren, muss man von den Betroffenen immer wieder erfragen, wie gut aktuellen Backup-Prozesse tatsächlich arbeiten.  

Im Idealzufall bringt dieses Vorgehen mehr als passive Unterstützung. Storage-Administratoren sollten aktiv die Meinung der Menschen einholen, die von den Regelsetzungen betroffen sind, besonders von denjenigen, die damit arbeiten.

6. Unterstützung suchen

Man kann es nicht oft genug betonen: Suchen Sie die Unterstützung der Menschen, die die Arbeit erledigen. Beim Backup ist das besonders wichtig, weil menschliche Fehler die Ursache vieler fehlschlagender Backups und Restores sind. Das gilt auch für Medienfehler. Und menschliche Fehler werden sehr viel wahrscheinlicher, wenn die Beteiligten ungenügend in den Prozess involviert sind.

Um es ganz klar zu sagen: Wenn Engagement und Motivation fehlen, steigt die Zahl der fehlgeschlagenen Backups rapide an. Das ist besonders bei Backups in Niederlassungen ein großes Problem, wo die Verantwortlichen für den Backup nicht zur Storage-Organisation gehören und Backups eher nebenbei durchgeführt werden.

7. Regelwerk einfach änderbar gestalten

Technologien und geschäftliche Anforderungen ändern sich schnell. An beide Formen von Veränderung muss sich ein Backup-Regelwerk unkompliziert anpassen lassen. Denn der Zweck guter Regeln ist, dass sie sich an die wirklichen Bedürfnisse der Organisation anpassen und sie widerspiegeln. Ein langsamer, unflexibler und zu bürokratischer Regelsetzungsprozess behindert dieses Ziel eher, als es zu unterstützten.

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