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Kalender und andere Daten aus Microsoft Outlook exportieren
Der Export von Outlook-Daten, zum Beispiel Kalendereinträge, in eine Excel-Datei, erfordert nur wenige Klicks. Der Export unterscheidet sich aber bei Microsoft Windows und macOS.
Wenn Sie einen Kalender oder andere Informationen aus Microsoft Outlook exportieren müssen, gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen den einzelnen Betriebssystemen und Versionen.
Microsoft unterstützt derzeit vier Versionen von Outlook für Windows, und einige bieten unterschiedliche Möglichkeiten, Outlook-Daten zu exportieren, wie zum Beispiel Kontakte und Kalender.
Der Outlook-Exportprozess hat sich seit Outlook 2013 im Vergleich zu früheren Versionen nicht drastisch verändert. Neuere Versionen sind jedoch umfangreicher ausgestattet und können auch Elemente exportieren, die zuvor nicht gingen, zum Beispiel Termine.
Möchten Sie zum Beispiel Ihre Kontakte für den Import in eine andere E-Mail-Plattform kopieren oder Daten in Ihrem Kalender in einer Excel-Tabelle als Teil eines Monatsberichts bearbeiten, gibt es hierfür eine relativ einfache Möglichkeit in Outlook.
Dieses Tutorial zeigt, wie man Kalendereinträge oder Kontakte im CSV-Dateiformat unter Windows 10 und macOS Catalina exportiert.
Exportieren eines Outlook-Kalenders unter Windows
Microsoft unterstützt derzeit vier Versionen von Outlook unter Windows: Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 und Outlook 2019. Die grundlegende Exportfunktionalität ist in diesen Anwendungen ähnlich. In Outlook 2013 hat Microsoft das Aussehen und die Funktionalität seines E-Mail-Clients im Vergleich zu Office 2010 allerdings erheblich verbessert. Die neueren Versionen seit 2013 haben wenig bis keine wesentlichen Änderungen beim Exportvorgang.
In diesem Tutorial verwenden wir Screenshots aus einem Office-365-Abonnement, um einen Kalender in eine CSV-Datei zu übertragen. Die Schritte zum Exportieren von Kontakten aus Outlook sind in den angesprochenen Versionen aber identisch.
Klicken Sie zum Start auf Datei in der Menüleiste, was folgendes Fenster öffnet:
Klicken Sie als nächstes auf die Option Öffnen und Exportieren, um auf der rechten Seite einen weiteren Satz von Menüoptionen anzuzeigen. Klicken Sie auf Importieren/Exportieren.
Es erscheint ein neues Fenster. Wählen Sie wie oben gezeigt In Datei exportieren und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie im nächsten Fenster Durch Trennzeichen getrennte Werte aus und klicken dann auf Weiter.
Im nächsten Fenster klicken Sie wie oben gezeigt auf Kalender und dann auf Weiter. Wenn Sie Kontakte exportieren möchten, wählen Sie in diesem Fenster Kontakte aus.
Klicken Sie im nächsten Fenster auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Speicherort für die exportierte Datei zu wählen. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um die zu exportierenden Daten auszuwählen. Dadurch wird das entsprechende Fenster geöffnet.
Die Standardausgabe wählt alle verfügbaren Werte im Kalender aus. Um dies zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnung löschen auf der rechten Seite, um alle Felder zu löschen, und wählen die gewünschten Werte aus, indem Sie sie vom linken Fenster in das rechte Fenster ziehen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Bevor der Export beginnt, können Sie den Zeitraum festlegen, für den Sie den Kalender exportieren möchten. Outlook bietet einen Standardzeitraum an. Sie können diesen aber anpassen und auf OK klicken.
Nachdem das Fenster mit dem Exportfortschritt geschlossen wurde, können Sie die CSV-Datei in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm öffnen.
Exportieren eines Outlook-Kalenders unter macOS
Auf macOS-Systemen unterstützt Microsoft aktuell für die Versionen 2016 und 2019 den Export. Outlook für Mac unterscheidet sich von der Version für Windows dadurch, dass es keine Möglichkeit zum Export in eine CSV-Datei bietet. Die einzige Möglichkeit ist der Export in eine PST- oder OLM-Datei. Laut Microsoft hat das Unternehmen Anfragen für die Funktion erhalten, eine Tabellenkalkulations-kompatible Datei auf macOS-Systemen zu exportieren, aber es gibt keine unmittelbaren Pläne zur Entwicklung dieser Funktion.
Die Schritte zum Exportieren eines Kalenders aus beiden unterstützten Versionen von Outlook für Mac sind die gleichen.
Klicken Sie auf den Menüpunkt Datei und wählen Sie Exportieren.
Es wird ein Fenster zum Export in eine OLM-Archivdatei geöffnet. Wählen Sie den Typ Kalender und klicken Sie dann auf Weiter. Nachdem Sie einen Namen für die OLM-Datei angegeben haben, wird die Datei exportiert.
Aufgrund der Art des OLM-Dateityps ist dieser Exportvorgang für andere Zwecke als die Archivierung der Daten möglicherweise nicht sinnvoll. Es gibt Anwendungen von Drittanbietern, die damit werben, OLM-Dateien in andere Formate, wie zum Beispiel CSV, zu konvertieren. Dies könnte die einzige Möglichkeit sein, die Daten in eine Tabellenkalkulation zu importieren, es sei denn, Microsoft entwickelt eine umfassendere Exportfunktion.
