Fünf Tipps für die erfolgreiche ERP-Schulung von Mitarbeitern und Anwendern

Einfach zu bedienende ERP-Systeme machen dessen Steuerung immer leichter. Dennoch sollte man nicht die Notwendigkeit von ERP-Schulungen unterschätzen.

Elegantes Design und einfach zu bedienen – moderne Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) machen es Anwendern leicht, sich von Anfang an zurechtzufinden. Jedoch: Intuitive Oberflächen sollte nicht dazu verführen, die Notwendigkeit von ERP-Schulungen zu unterschätzen. Denn die Funktionsvielfalt heutiger ERP-Systeme und die damit verbundenen Vorteile – von Alltagsprozessen bis hin zu strategischer Unternehmenssteuerung – sind in ihrem Umfang auf den ersten Blick nicht zu erkennen. Nur mit einer adäquaten Schulung können Anwender langfristig die maximale Leistung des Systems ausschöpfen.

Heutige ERP-Schulungen haben sich von einem rein technischen Training verabschiedet hin zu praxisnahen Anleitungen für höhere Produktivität, beschleunigte Prozesse und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. ERP-Schulungen sind damit eine Kernkomponente des Gesamterfolgs einer ERP Software-Implementierung. Dennoch ist nach wie vor zu beobachten, wie unzureichender Return-on-Investment (ROI) letztlich auf mangelnde Endanwender-Schulungen zurückzuführen ist.

Um sicherzustellen, dass Unternehmen nicht in diese Falle tappen, sind diese fünf Tipps für eine erfolgreiche Planung von ERP-Schulungen unerlässlich.

1. Zeit- und Kostenplanung: Die Zeit- und Kostenplanung für ERP-Schulungen sollte von dem Ziel geleitet sein, dass die Lösung hohe Akzeptanz findet und Anwender das vermittelte Fachwissen eigenständig weiterentwickeln, um aktiv den Veränderungsprozess zu unterstützen. Unternehmen sollten dabei auf die Schulungsangebote der Hersteller setzen, da diese die Anwendungen im Detail kennen. Dies spart Zeit und die Mitarbeiter können sich so besser auf ihre eigentlichen Aufgaben im Unternehmen konzentrieren. 

Ausreichende Anfangsinvestitionen in Schulungen vermeiden zudem teure Folgekosten aufgrund unnötiger Anwenderfehler, Prozessverzögerungen und dauerhafter Support- und Help-Desk-Anfragen. Die Qualität und Flexibilität der Schulungsangebote durch den Softwarehersteller spielt hier eine wichtige Rolle.

Wolfgang Verheyen,
Senior Director Consulting
Services CEE, Epicor
Software

2. Entwicklung eines Schulungsprogramms: Dafür gibt keine Pauschallösung. Der Hype für Technologie-basierte Trainings wie der Einsatz von Tablets, Video Casts, Podcasts und anderen Dingen für die Wissensvermittlung sollte nicht darüber hinwegtäuschen, dass für effektive Schulungen formale Lernangebote unverzichtbar sind. Zudem sollte mit dem Einsatz moderner Technologien die Qualität der Inhalte nicht vernachlässigt werden. Anstatt einfach nur technische Lernmethoden einzuführen, gilt es, Lernziele zu definieren und Präsenztrainings mit informellem Lernen wie Web-based Trainings (WBT) und Computer-based Training (CBT) zu kombinieren. 

Wichtig ist, alle Anwender zu schulen – von der Unternehmensführung bis zur Administration beziehungsweise Produktion. Zudem sollte man sich bewusst sein, dass Lernen nicht mit der Vermittlung von Grundlagen nach der Inbetriebnahme endet. Neue Mitarbeiter, organisatorische  und Prozessveränderungen sowie System-Upgrades finden weiter statt und zeigen nur dann die gewünschten Verbesserungen, wenn Anwender dazu auch kontinuierlich auf dem Laufenden gehalten werden.

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3. Infrastrukturen sind entscheidend: Ohne eine dedizierte Infrastruktur zur Unterstützung der Schulungen ist die Entwicklung und Umsetzung von Trainingsprogrammen wenig effizient. Die betrifft die Bereitstellung von Inhalten, die Entwicklung beziehungsweise Realisierung von Lernmitteln und Methoden, ein Lern-Management-System (LMS), Plattformen für den gegenseitigem Austausch unter den Anwendern und ein Projekt-Management, das alle Fäden zusammenführt. Zudem lassen sich mit leistungsfähigen Infrastrukturen viele Aspekte im Trainings-Management automatisieren und systematisieren, wodurch sich entsprechende Investitionen schnell amortisieren.

4. Zentrales Redaktionssystem: Effektives Lernen erfordert, auf die Vorteile einer zentralen Datenquelle für alle Inhalte zu setzen. Die meisten Unternehmen starten mit der Erstellung von Inhalten, ohne einen Plan für die Entwicklung einer zentralen Datenquelle zu haben – mit teuren Folgen. 

Denn die Möglichkeit, Inhalte über eine zentrale Applikationen zu erstellen und in einem einheitlichen Format zu speichern, macht sich deutlich bezahlt: Zu den naheliegendsten Vorteilen gehören geringere Übersetzungskosten, mehr Flexibilität, um Inhalte auf unterschiedlichen Wegen zur Verfügung zu stellen, Konsistenz der Schulungsinhalte auch für globale Teams und Wiederverwertung von Inhalten bei der Erstellung von Unterlagen. Das heißt, Unternehmen erzielen mit dem Single-Source-Ansatz erheblich bessere Ergebnisse, was die durchgängige Qualität der Wissensvermittlung und den ROI betrifft.

5. Kultur der Veränderung: Die Einführung moderner ERP-Systeme führt in der Regel zu Veränderungen in den Prozessen, Leistungskennzahlen, organisatorischen Strukturen und Entscheidungsfindung. Etwa allein dadurch, dass das übergreifende ERP-System Daten und Informationen integriert und Anwender über Abteilungen hinweg besser die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen einzelnen Verantwortungsbereichen erkennen. 

Dies bedingt neue Wege der Zusammenarbeit, was bereits bei den ERP-Schulungen praxisnah vermittelt und gelebt werden sollte – beispielsweise direkt in Präsenztrainings und langfristig über Social-Media-ähnliche Collaboration-Tools. Die Vorteile kommen zum Vorschein, wenn alle Hierarchien in ERP-Schulungen einbezogen werden: Dies macht das Ziel deutlich, dass die mit dem neuen ERP-System verbundenen Veränderungen für bessere Leistungen im gesamten Unternehmen gewollt und gefordert sind.

Für Erfolg muss Lernen mehr sein als Abhaken von Aufgaben. Dafür müssen Anwender informiert und auch hingeführt werden, warum, in welcher Hinsicht und wie Software ihren Arbeitsbereich, betriebliche Abläufe und das Erreichen von Zielen beeinflusst. Hilfreich ist dabei, einen Ansatz mit kombinierten Lernmethoden zu wählen, formelles und informelles Lernen zu unterstützen und kontinuierlich an der Bereitschaft zur Veränderung zu arbeiten für nachhaltige Verbesserungen in der gesamten Organisation.

Über den Autor:
Wolfgang Verheyen ist als Senior Director verantwortlich für den Bereich Consulting Services in Central & Eastern Europe bei Epicor Software. In dieser Rolle ist er langjähriger Spezialist und unterstützt mit seinem Team aus PMP-zertifizierten Projektleitern, Business Consultants und Technikern nationale und global agierende Fertigungsunternehmen bei der Geschäftsprozeßanalyse und der methodischen Implementierung von Epicor ERP. Zuvor war er bei einem anderen ERP-Anbieter mehrere Jahre veranwortlich für das Projektgeschäft einer Branchenlösung innerhalb der DACH-Region.

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