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Exchange Online versus Office 365: Welcher Plan ist besser?

Ein Wechsel von Exchange Server zu Exchange Online mag finanziell sinnvoll sein, passt aber möglicherweise nicht immer. Diese Migrationsfehler sollte man vermeiden.

Viele Unternehmen beschäftigen sich im Rahmen der Migration ihrer Messaging-Plattform damit, ob sie Microsoft Exchange Online oder Office 365 einsetzen sollen. Sobald Sie sich entscheiden, E-Mails aus dem Rechenzentrum heraus zu verschieben, muss die IT-Abteilung zahlreiche Faktoren durchgehen, um zu sehen, ob ein Office-365-Plan besser ist oder Exchange Online ausreicht.

Der Druck, die Kosten niedrig zu halten, kann die IT-Abteilung dazu zwingen, sich in eine Lizenzentscheidung zu stürzen, die die Möglichkeiten einschränkt, wichtige Funktionalitäten bereitzustellen.

Für Unternehmen, die von einer lokalen Exchange-Server-Konfiguration zu Exchange Online oder der gesamten Office-365-Suite wechseln, gibt es mehrere Schlüsselbereiche, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind und nicht immer die richtige Aufmerksamkeit erhalten, bis die Fragen der Benutzer eintreffen, wenn die Migration abgeschlossen ist.

1. Fehlende E-Mail-Backups stellen ein riskantes Szenario dar

Es mag schwer zu glauben sein, aber Office 365 stellt seinen Benutzern keinen Backup-Service zur Verfügung. Microsoft bietet Wiederherstellungsdienste bis zu 44 Tage für gelöschte E-Mails oder Postfächer an.

Viele Unternehmen ignorieren den Mangel an Backup-Funktionen, bis Benutzer E-Mails verlieren, die selbst der Microsoft-Support nicht wiederherstellen kann. Backup ist entscheidend und jedes Unternehmen, das zu Office 365 wechselt, sollte sich die Angebote von Drittanbietern wie SkyKick, Datto und Veaam ansehen, um ihre Office-365-Abonnements um Datensicherheit zu erweitern.

2. Grundlegende Pläne bieten keine gewünschten Sicherheitsmerkmale

Ein weiterer Bereich, der von der IT-Abteilung bei der Einführung einer kostengünstigeren Office-365-Lizenz übersehen wird, ist erweiterter Schutz, der nur als Add-on verfügbar ist.

Die Wahl, zu einem der kostengünstigen Pläne in Office 365 zu wechseln – Office 365 F1, Exchange Online Plan 1, Business Essentials oder Business Premium – birgt das Risiko, dass man die Sicherheitsfunktionen rund um Advanced Threat Protection und Anti-Phishing verpasst, die helfen, die Daten und Systeme des Unternehmens sicher zu halten.

3. Erweiterte Compliance-Funktionen können zusätzlich kosten

Einige Unternehmen müssen Compliance-Anforderungen mit den Funktionen eDiscovery und On-Hold erfüllen. Ein Unternehmen, das sich für einen der günstigeren Pläne entscheidet, zum Beispiel Office 365 F1, Exchange Online Plan 1, Office 365 Business Essentials oder Office 365 Business Premium, erhält diese Compliance-Funktionen nicht.

Viele Unternehmen ignorieren den Mangel an Backup-Funktionen, bis Benutzer E-Mails verlieren, die selbst der Microsoft-Support nicht wiederherstellen kann.

In den meisten Fällen muss ein Unternehmen, um diese Funktionalität zu erhalten, eine zusätzliche Lizenz oder den Exchange Online Protection Plan erwerben, um jede seiner Benutzerlizenzen für diese Funktionen zu erweitern.

4. Die Speicheranforderungen aller Benutzer berücksichtigen

Microsoft war bei der Menge an Speicherplatz großzügig, die es mit den meisten seiner Office-365-Pläne anbietet – außer dem F1-Plan, der jedem Benutzer lediglich zwei GB E-Mail-Speicherplatz zur Verfügung stellt. Die Realität ist, dass die 50 GB, die man im Business-Essentials-Plan erhält, für die meisten Anwender ausreichend ist, die zuvor wahrscheinlich deutlich weniger Speicherplatz zur Verfügung hatten.

Ein häufig übersehener Bereich ist jedoch Archivierung. Die Office-365-Abonnements Office 365 F1, Exchange Online Plan 1, Office 365 Business Essentials und Office 365 Business Premium beinhalten keine Archivierungsfunktion. Damit bleiben viele Anwender ohne ein entsprechendes Sicherheitsnetz. Diese Benutzer möchten möglicherweise archivierte E-Mails in ihr Hauptpostfach migrieren. Zusätzlich zur Archivierung von Exchange Online können Sie gegen Aufpreis Daten von Drittanbietern speichern, einschließlich Dokumente, die in Box und Facebook gespeichert sind.

5. Einige Dienste in Office 365 bleiben außen vor

Viele Unternehmen führen eine enge Cloud-Migration durch und verlagern die Messaging-Plattform einfach auf Exchange Online. Einige der grundlegenden Office-365-Pläne kosten nur ein paar Euro pro Benutzer und Jahr, um von Exchange Online Plan 1 (44,34 Euro pro Benutzer und Jahr) auf Office 365 Business Essentials (56,16 Euro pro Benutzer und Jahr) umzustellen.

Ein Unternehmen, das diesen Betrag nicht ausgeben möchte, verpasst eine Reihe wertvoller Collaboration-Services, die Endanwendern helfen können, mehr mit der Plattform zu erreichen, zum Beispiel Microsoft Teams, Skype for Business, SharePoint, OneDrive, Forms, PowerApps, Flow und Bookings.

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