So migrieren Sie mit PST-Dateien Postfächer zu Microsoft 365

Standard-Migrationsoptionen verarbeiten keine größeren Postfächer

Es gibt vier Möglichkeiten zum Migrieren von E-Mails zu Exchange Online.

Die erste Option verwendet einen lokalen Exchange-Server im Hybridmodus. Bei dieser Vorgehensweise verschieben Admins Postfächer in Stapeln, während die Benutzer weiterhin E-Mails empfangen können.

Die zweite Möglichkeit ist eine sogenannte Cutover-Migration. Diese Methode hat jedoch einen Nachteil: Beim Übertragen von E-Mails an Microsoft 365 steht der Dienst still.

Die dritte Option ist eine gestaffelte Migration, die sich besonders für ältere Exchange-Serverversionen eignet. Auch hier verschieben Admins E-Mails in Stapeln. Die Vorgehensweise hat jedoch den gleichen Nachteil wie die zweite Methode, weil auch hier der Dienst ausfällt, bis die E-Mails verschoben sind.

Schließlich können Sie die bereits erwähnten PST-Dateien verwenden, um E-Mails nach Microsoft 365 zu verschieben, indem Sie die Postfächer in Exchange Online hochladen und sie den entsprechenden Benutzern zuordnen.

Funktion für unbegrenzte Archive schafft keine Abhilfe

Unabhängig davon, wie IT-Teams die Migration ausführen, haben sie oft Schwierigkeiten mit dem 100-GB-Limit für Postfächer. Das führt dazu, dass alle Migrationsversuche mit einem oder mehreren Postfächern, die größer als 100 GB sind, während der Übertragung zu Exchange Online fehlschlagen.

Das gilt auch für Anwender, deren Office 365 E3- und E5-Pläne die Funktion für unbegrenzte Archive enthalten.

Wie die Migration zu Microsoft 365 trotzdem funktioniert

Für den genannten Fall gibt es mehrere Workarounds, mit denen Sie auch größere Postfächer in Exchange Online verschieben; einer davon ist die Netzwerk-Upload-Funktion.

Als erstes müssen Sie die PST-Daten vorbereiten und zugänglich machen. Stellen Sie dafür sicher, dass Ihr Account die entsprechenden Rollen und zugehörigen Rechte innehat.

Wechseln Sie zum Exchange Admin Center (AEC), und suchen Sie im Abschnitt Berechtigungen nach den Rollen E-Mail-Empfänger und Postfachimport/-export. Sie müssen sich als Administrator diese Rollen selbst zuweisen. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Sie die Rolle erreichen.

Als Nächstes fahren Sie mit folgendem Link fort: protection.office.com/import.

Wählen Sie nun den Unterpunkt Informationsgovernance aus und die Option Importieren, dann +Neuer Importauftrag. Sie erhalten nun zwei Wege zur Wahl, auf denen Sie PST-Daten in Microsoft 365 übertragen können, nämlich die Daten hochzuladen oder auszuliefern – also auf einer Festplatte an Microsoft zu schicken.

Wenn Sie die Daten hochladen möchten, startet ein Assistent, der Sie durch die Schritte führt, um die PST-Dateien an Microsoft zu übertragen.

Die andere Möglichkeit, eine Festplatte an Microsoft zu senden, ist dann sinnvoll, wenn eine langsame oder unzuverlässige Internetverbindung den direkten Upload erschweren würde oder wenn die Größe des Uploads mehrere Terabyte überschreitet.

So laden Sie Postfächer über das Netzwerk hoch.

Möchten Sie die Dateien über das Netzwerk übertragen, stellt der Assistent die Shared-Access-Signature-URL (SAS) und einen Link zum Herunterladen eines Tools namens AzCopy bereit, mit dem Sie die PST-Daten hochladen können.

Führen Sie als Nächstes den folgenden Befehl an der Eingabeaufforderung aus, um Azure AzCopy für den Upload zu verwenden:

AzCopy.exe /Source:<Location of PST files> /Dest:<SAS URL> /V:<Log file location> /Y

Der Schalter /V erstellt eine ausführliche Protokolldatei, um den Upload zu überwachen. Azure AzCopy übernimmt alle PST-Dateien am Speicherort und lädt sie in Azure Storage hoch.

Erstellen Sie als nächstes eine CSV-Datei (Comma-Separated Value) als Zuordnungsdatei, die bestimmt, welche Postfächer jeweils welche PST-Datei importieren. Der folgende Link führt direkt zum Download einer Vorlage von Microsoft.

Pro CSV-Datei können bis zu 500 PST-Dateien importiert werden. Jede PST-Datei entspricht einer Zeile. Organisationen mit mehr als 500 PST-Dateien verwenden dafür mehr CSV-Dateien und führen mehrere Importaufträge hintereinander durch, um die Migration abzuschließen.

Die Kopfzeile der CSV-Datei muss mehrere Parameter zum Zuordnen der PST-Datei zu Microsoft 365 angeben:

• Workload. Setzen Sie hier den Wert Exchange für PST-Importe.
• FilePath. Legen Sie einen Speicherort im Azure Storage für den Azure AzCopy-Prozess fest.
• Name. Der PST-Dateiname.
• Mailbox. Die E-Mail-Adresse des Postfachs für die entsprechende PST-Datei.
• IsArchive. Sie können diesen Wert auf TRUE oder FALSE setzen. Bei der Einstellung TRUE wird die PST-Datei zum Archivpostfach des Benutzers hinzugefügt. Eine FALSE-Einstellung importiert die PST-Datei in das primäre Postfach des Benutzers.
• TargetRootFolder. Mit diesem Wert bestimmen Sie, in welchen Ordner Daten in der PST-Datei importiert werden.

ContentCodePage ist eine spezielle Spalte für PST-Dateien für Kunden aus China, Japan und Korea; alle anderen können diesen Bereich leer lassen.

Wählen Sie Ihre Zuordnungsdatei im Assistenten aus. Dann starten Sie nach dem Validieren der Datei den Importvorgang. Sie können die Inhalte nach Alter filtern oder alle Einträge importieren und den Fortschritt auf der Seite PST-Dateien importieren überprüfen.

Andere Methoden zum Migrieren von PST-Dateien zu Office 365

Mit der in diesem Artikel vorgestellten Methode können Sie größere Postfächer und Archive kostenlos zu Microsoft 365 übertragen. Der Ansatz eignet sich auch dazu, Postfächer aufzuteilen und dazu, Postfächer aus anderen Programmen zu importieren, die das PST-Format unterstützen, wie beispielsweise Gmail und andere POP-basierte E-Mail-Systeme.

Sie können alternativ auch kostenpflichtige Angebote von Drittanbietern einsetzen, um Ihre Postfächer zu importieren. Dazu gehören beispielsweise BitTitan, ManageEngine oder Quadrotech, die dasselbe Ziel erreichen: sie laden die Daten hoch und richten Postfächer in Exchange Online ein. Für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Benutzern und einer erheblichen Datenmenge, die sie in Microsoft 365 überführen möchten, kann das den Aufwand und den Stress bei der Migration erheblich reduzieren und sich daher trotz der Mehrkosten lohnen.