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Mit IT-Asset-Management die Kosten im Blick behalten

Viele Unternehmen mussten in den letzten Monaten überstürzt Entscheidungen treffen. IT-Asset-Management kann helfen, die Kontrolle über die IT-Kosten zurückzugewinnen.

Eine der größten Herausforderungen für die IT deutscher Unternehmen in den kommenden Jahren wird die zunehmende Migration vieler lokaler Anwendungen in die Cloud sein. Denn aktuell laufen noch etwa 80 Prozent aller Anwendungen On-Premises. Dabei bietet dieser Schritt viele Vorteile: etwa einen reduzierten Aufwand bei Betrieb und Wartung der Systeme und die Gewissheit, stets eine technisch aktuelle Infrastruktur zu haben.

Vergleicht man internationale Rankings zur Cloud-Nutzung, besteht beispielsweise laut Gartner hierzulande noch erheblicher Nachholbedarf. Der im Zusammenhang mit der COVID-19-Epidemie erzwungene Wandel hin zu großzügigeren Home-Office-Regelungen und mobilem Arbeiten hat den Trend zur Cloud schlagartig verstärkt.

Die dafür notwendige IT-Infrastruktur war zwar vielerorts bereits vorhanden, doch die kurzfristige Umstellung beschleunigte die Einführung von Cloud- und SaaS-Nutzung (Software as a Service). Wie sich dies auf die Zukunft der Arbeit langfristig auswirkt, bleibt abzuwarten. Im Moment jedoch sind in vielen Unternehmen große Teile der Belegschaft immer noch am heimischen Schreibtisch tätig. Und das bedeutet, dass viele IT-Abteilungen gerade hart daran arbeiten, diese neuen Anforderungen zu bewältigen und Provisorien in dauerhafte Lösungen zu verwandeln.

Risiken bei der Nutzung von Cloud- und SaaS-Ressourcen

War es ursprünglich einmal eine Hoffnung, dass die IT-Landschaft ein entscheidendes Instrument zur Kostensenkung und Produktivitätssteigerung für Unternehmen sein würde, so herrscht in der Realität häufig Geldverschwendung. Nicht nur Über- und Unternutzung von Cloud-Diensten sind zu einer Bedrohung für die Unternehmensressourcen geworden, auch ein Mangel an Transparenz in der IT-Landschaft kostet hohe Summen, die sich besser für den Erhalt oder das Wachstum des Unternehmens einsetzen lassen.

Eines der größten Risiken ist die unkontrollierte Einführung und Nutzung von IT-Ressourcen. Das kann nicht nur zu Sicherheits- und Lizenzrisiken führen, sondern auch unvorhergesehene Kosten verursachen. Um den Überblick über die interne IT-Landschaft nicht zu verlieren, ist gut durchgeführtes IT-Asset-Management (ITAM) unerlässlich. Unternehmen sind erst dadurch in der Lage, Cloud- und Software-Investitionen genau im Auge zu behalten.

Die Konsequenzen von übereilten Entscheidungen für oder gegen Cloud-Ressourcen können nachhaltigen Einfluss haben. Zum Beispiel kann es zu einem bestimmten Zeitpunkt sinnvoll sein, eine Software sechs Monate lang kostenlos zu testen. Aber ist es auf lange Sicht die richtige Software? Und falls nicht, ist das Unternehmen nun an ein Produkt gebunden, das nie im Budget eingeplant wurde? ITAM kommt eine entscheidende Rolle zu, wenn es daran geht, die kurz-, mittel- und langfristige IT-Strategie zu entwickeln, zu unterstützen und durchzusetzen – und letztlich dabei auch qualifiziertes IT-Kostenmanagement durchzuführen.

Die meisten Risiken und unnötigen Kosten entstehen durch das Fehlen von Informationen und Prozessen. Im besten Fall berücksichtigt strategisches IT-Kostenmanagement die folgenden fünf Punkte, um der Verschwendung von IT-Ressourcen zu begegnen und die IT-Ausgaben zu optimieren:

1. Einblick in die vorhandenen IT-Ressourcen gewinnen. Um den Anstieg der Schatten-IT und der unkontrollierten Cloud- und SaaS-Nutzung zu verringern oder bestenfalls zu verhindern, ist es wichtig zu wissen, welche Technologien im Unternehmen vorhanden sind.

2. Liste der genehmigten Software und Apps veröffentlichen. Diese Übersicht sollte allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

3. Kontrollverfahren für Downloads nicht-genehmigter Anwendungen überprüfen. Bei Bedarf erforderliche Anpassungen durchführen.

4. Automatisierte Softwareanfrageprozesse implementieren. Dies verhindert fehlerhafte Lizensierungen und gewährleistet das Einhalten von Vorschriften. Geeignete ITAM-Tools können dabei helfen, die Dauer bei Standardverfahren von Tagen auf Stunden zu senken.

5. Richtlinien für die Nutzung von Anwendungen und Cloud erstellen. Ebenso sollte es Vorgaben für BYOD (Bring Your Own Device) sowie für virtuelle Desktops geben. Nach der Freigabe durch die Unternehmensleitung sollten diese bekannt gemacht und durchgesetzt werden.

Zukunftsfähig durch Kosteneinsparungen mit ITAM

ITAM verschafft Verantwortlichen einen besseren Einblick in vorhandene Kapazitäten und die tatsächliche Softwarenutzung. Das setzt zusätzliches Kosteneinsparungspotential frei. Die erhöhte Transparenz kann Silodenken zwischen den Abteilungen verringern und hilft, Ressourcen besser zu nutzen. So können beispielsweise bei der Cloud-Provisionierung ungenutzte Ressourcen zweckoptimiert und abteilungsübergreifend zur Verfügung gestellt werden.

Die folgenden Gelegenheiten für Kosteneinsparung sollten Unternehmen dabei ebenfalls stets im Blick haben; denn bei all diesen Szenarien ist es die umfängliche Transparenz der gesamten IT-Infrastruktur, die Potentiale freisetzt und überflüssige Ausgaben verhindert.

Benedict Geissler, Snow Software

„ITAM kommt eine entscheidende Rolle zu, wenn es daran geht, die kurz-, mittel- und langfristige IT-Strategie zu entwickeln, zu unterstützen und durchzusetzen. Die meisten Risiken und unnötigen Kosten entstehen durch das Fehlen von Informationen und Prozessen.“

Benedict Geissler, Snow Software

Szenario 1: Technologieausgaben vollständig und konsequent optimieren. Die Reduktion von Lizenzen oder das frühzeitige Verhandeln über Anschlussverträge kann das erforderliche Budget freisetzen, das zur Stützung des Unternehmens benötigt wird. Ist die Lage so kritisch, dass das Unternehmen Mitarbeiter entlassen muss, sollten auch hier Unternehmen nicht versäumen, im Anschluss ihre Lizenzbedingungen an die geringere Mitarbeiterzahl anzupassen.

Szenario 2: Unternehmen auf Audits vorbereiten: Einige Softwareanbieter werden voraussichtlich auf den wirtschaftlichen Druck mit einer erhöhten Anzahl von Audits reagieren. Bereits jetzt mit der gebotenen Ernsthaftigkeit die Vorbereitung auf diese anzustoßen, ist essentiell, um empfindliche Strafen zu vermeiden.

Szenario 3: Vorbereitung von Fusionen und Übernahmen. Wirtschaftliche Verschiebungen können auch zu einer erhöhten Anzahl an Übernahmen und Fusionen führen. Falls es dazu kommt, helfen die Daten aus dem ITAM, um in der Übergangszeit die Einhaltung von Vorschriften, die vertraglichen Verpflichtungen und die Technologiebudgets unter Kontrolle zu behalten.

Für erfolgreiches IT-Kostenmanagement war es noch nie so wichtig wie heute, einen vollständigen Überblick über die IT-Assets eines Unternehmens zu haben. Dieser umfassende Einblick in Infrastruktur, Cloud-Nutzung und Anwendungen hilft dabei, auch in schwierigen Zeiten die Budgets und Compliance einzuhalten.

Über den Autor:
Benedict Geissler ist seit Januar 2019 Vice President of Sales, EMEA bei Snow Software, einem internationalen Anbieter für Software-Asset-Management-Lösungen. Der diplomierte Volkswirt verfügt über 20 Jahre Erfahrung im IT-Bereich und war in der Vergangenheit unter anderem für FileNet sowie für IBM tätig, wo er verschiedene Führungspositionen innehatte.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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