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So lösen Unternehmen ihre Probleme mit der Schatten-IT

Immer mehr Fachabteilungen betreiben ohne Abstimmung mit der IT eigene Anwendungen aus der Cloud. Unternehmen können die Schatten-IT aber auch als Chance betrachten.

Höhere Effizienz, neue Geschäftsfelder in eigenen oder anderen Branchen, Sicherung der Marktposition, Verbesserung des Einkaufs- und Serviceerlebnisses – die positiven Effekte der Digitalisierung sind vielfältig.

Das zeigen die Ergebnisse der aktuellen Capgemini-Studie Digitalisierung und intelligente Technologien zu den IT-Trends 2020. Kein Wunder also, dass inzwischen 35 Prozent der IT-Budgets in die Digitalisierung fließen. Die Entwicklung ist eindeutig: Ob es um 5G, Cloud Computing, Automatisierung, künstliche Intelligenz (KI), Internet of Things (IoT) oder Blockchain geht: In allen Fällen geht es um einen exponentiell steigenden Vernetzungsgrad, immer schnellere Verbindungen und stetig weiter steigende Datenraten.

Gartner prognostiziert, dass Public-Cloud-Services weltweit von 215 Mrd. US-Dollar im Jahr 2019 auf 250 Mrd. US-Dollar im Jahr 2020 ansteigen sollen. Allein der Bereich Software as a Service (SaaS) soll 110 Milliarden US-Dollar umfassen. Und nach den Daten des Statistischen Bundesamtes soll die Zahl der IOT-Devices von gut 11 Milliarden Geräten im Jahr 2018 auf 20 Milliarden in 2020 anwachsen.

Schnelle Digitalisierung in der Fachabteilung

Die steigende Anzahl der Cloud-Dienste und -Services bietet Fachabteilungen vor allem eines: schnelle Tests von Lösungen ohne langlaufende Digitalisierungs- und Implementierungshürden. Denn die Unterstützung durch die hauseigene IT ist Dank der meist einfachen Einbindung und Nutzung solcher Dienste in vielen Fällen gar nicht notwendig.

Statt auf die überlasteten Kollegen der IT-Abteilungen zu warten und umständliche Freigabeverfahren zu durchlaufen, können Datenspeicher und Softwarelösungen mit ein paar Klicks ohne Wartezeiten freigeschaltet und genutzt werden. Google Drive, iCloud, Dropbox, MagentaCloud und OneDrive werden bereits in vielen Abteilungen und Teams genutzt.

Ähnliches gilt für Plattformlösungen, zum Beispiel IBM Cloud (früher IBM Bluemix), Salesforce oder AWS Elastic Beanstalk, über die eine Vielzahl nützlicher Tools zur Verfügung steht. Hinzu kommt das breite Angebot SaaS für inzwischen fast alle Unternehmensbereiche von Produktion und Materialwirtschaft über Buchhaltung und Personalwesen bis zu Vertrieb und Marketing/PR.

Durch Schatten-IT leidet die Qualität

Was für Fachabteilungen und Teams einen Vorteil bietet, bringt für die Unternehmens-IT eine Vielzahl an Problemen mit sich. Denn wenn Fachabteilungen ohne Wissen der IT-Abteilungen Cloud-Dienste und Apps verwenden, untergraben sie die IT-Strukturen des Unternehmens, produzieren im schlimmsten Fall Sicherheitslücken, die zu technischen wie juristischen Problemen bei der Datensicherheit und zu Problemen bei der Sicherheit der IT-Systeme führen.

Darüber hinaus werden die in solchen Systemen abgelegten Daten der unternehmensweiten Datenverfügbarkeit entzogen. Die Folgen: fehlende Integration der Daten, damit fehlender Abgleich von Arbeitsständen, oftmals fehlerhafte Daten und Doppelarbeit.

Wenn man davon ausgeht, dass die Qualität der Daten und die Fähigkeit der Integration und Auswertung einen immer höheren Wert für Unternehmen bilden, dann schädigen Schatten-Strukturen die Wertschöpfung des Unternehmens langfristig und nachhaltig.

Hohe finanzielle Risiken für das Unternehmen

Die Analyse von IT-Strukturen in Unternehmen zeigt zweierlei. Zum einen steigen die Cybercrime-Risiken. Zum anderen steigen die Risiken für mittelfristige finanzielle Belastungen und Einbußen durch fehlende, fehlerhafte und falsche Daten, die durch Schatten-IT entstehen.

Neben der doppelten Datenhaltung, fehlenden professionellen Schnittstellen und daraus resultierenden Qualitätseinbußen bei der Datenverwendung entstehen weitere Probleme, da eine Integration der Daten nicht stattfindet.

Das Thema ist für die Mitarbeiter einzelner Abteilungen oft nicht relevant, da ihnen die Auswertung der Daten auf übergeordneter Ebene in der Regel nicht direkt zugutekommt, hier also kein Problembewusstsein besteht.

An anderen Stellen im Unternehmen führt dies allerdings zu nachhaltigen Schwierigkeiten, wenn Auswertungen von Daten etwa zur Implementierung einer Predictive Maintenance, zur Optimierung von Maschinen- und Anlagenverfügbarkeiten, zur Steigerung der Kundenzufriedenheit durch verbesserten Service oder durch die Optimierung der Supply Chain leiden, weil Fachabteilungen ihre Daten nicht oder nur bedingt in den offiziell bereitgestellten Systemen nutzen und pflegen.

Schatten-IT-Anwendungen legalisieren

Analysen zeigen immer wieder, dass Verbote kaum helfen. Auch die Aufklärung über die Vorteile einer geregelten Beschaffung und zertifizierter oder akzeptierter Partner und/oder Produkte greifen meist nicht, da in den Fachabteilungen die kurzfristigen Vorteile einer schnellen Problemlösung überwiegen.

Sinnvoller scheint es zu sein, solche Prozesse nicht zu unterbinden, sondern sie aktiv zu managen. Kurz: Die neue Rolle der IT könnte es sein, vor allem zu helfen, wenn Kollegen aus den Fachabteilungen eigene Tools anbinden wollen. So geht der Prozess nicht an der IT vorbei und sie kann auf bestehende Lösungen und Vorteile verweisen, sollte aber nach Möglichkeit die Nutzung alternativer Anwendungen nur aus sehr wichtigen Gründen blockieren.

Stattdessen kann die IT bei der Bewältigung rechtlicher und technischer Probleme helfen. So entstehen Transparenz und das Erfahrungswissen, das einzelne Abteilungen aufbauen, wird über die IT gebündelt und steht wiederum anderen Abteilungen im Unternehmen zur Verfügung. Da die Fachabteilungen meist den besseren Blick auf die eigenen Notwendigkeiten haben als die IT, entstehen zudem oftmals schnellere und bedarfsgerechte Lösungen.

Zwei Hürden gilt es dabei zu meistern: zum einen das Thema Sicherheit, zum anderen das Thema Datenintegration. Beim zweiten Thema kommt der IT die aktuelle Entwicklung sehr entgegen. Inzwischen gibt es Standardsoftware, die bereits als Software as a Service zur Verfügung steht, und mit der die Fachabteilungen selbst den Datenaustausch zwischen bisherigen und neu anzubindenden Systemen bewerkstelligen können.

Da keine neue Software auf den eigenen Systemen installiert werden muss, stehen die Leistungen solcher Softwaresysteme praktisch auf Knopfdruck zur Verfügung. Mit ihnen können dann auf sicherem Weg und mit wenigen einfachen Schritten neue Systeme angebunden werden. Wichtig: Herstellerunabhängige Lösungen schließen Anbieter konkurrierender Systeme nicht aus. Das bewahrt beim Einsatz von Software unterschiedlicher Hersteller vor Problemen bei der Datenintegration.

Steffen Brehme, Lobster GmbH

„Schatten-IT kann ein Zeichen für den zunehmenden Bedarf an Digitalisierungslösungen im Unternehmen sein – ist also eigentlich ein positives Signal.“

Steffen Brehme, Lobster GmbH

Die Vision dieser Entwicklung: IT und Fachabteilungen bewegen sich aufeinander zu. Moderne, intuitiv zu bedienende Software-Tools wie die führenden Produkte für Datenintegration ermöglichen die Übernahme von ehemaligen IT-Aufgaben in den Abteilungen, während die IT näher an das Kerngeschäft heranrückt. Datenanbindungen, die vor ein paar Jahren noch jede Menge an Programmieraufwand benötigten, können jetzt mit ein paar Klicks von Fachmitarbeitern statt IT-Spezialisten bewerkstelligt werden – die Werkzeuge werden immer anwenderfreundlicher und für immer mehr Mitarbeiter nutzbar.

Die IT ist dem gegenüber immer mehr dafür verantwortlich, die passenden Rahmenbedingungen zu schaffen und das Gesamtsystem zu orchestrieren. Aus einem Top-down-System entsteht so eine flexible Bottom-up-Struktur mit hoher Akzeptanz, viel Flexibilität und umfassender Transparenz, bei der eine Schatten-IT obsolet wird.

Ob Prozess-, Produktions- oder Kostenoptimierung, neue Wertschöpfungsmodelle oder Business Integration: Schatten-IT kann ein Zeichen für den zunehmenden Bedarf an Digitalisierungslösungen im Unternehmen sein – ist also eigentlich ein positives Signal. Die IT hat mit einem veränderten Management die Möglichkeit, dieses Momentum aufzunehmen und aktiv zur Wertschöpfung im Unternehmen beizutragen.

Dazu gehört ein modernes Software Asset Management, das seinen Input über die Mitarbeiter der Fachabteilungen erhält, die Fähigkeit, Multi-Cloud-Lösungen zu etablieren und mit einem professionellen, aber einfach zu bedienenden und standardisierten Werkzeug zur Datenintegration sowohl Software- als auch Infrastructure- sowie Platform-as-a-Service-Leistungen dort zu etablieren, wo der Bedarf kurzfristig anfällt.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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