BYOD (Bring Your Own Device)

Was ist BYOD (Bring Your Own Device)?

BYOD steht für Bring Your Own Device. Es ist eine Richtlinie, die es den Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht, ihre privaten Geräte für geschäftliche Aktivitäten zu nutzen. Zu diesen Aktivitäten gehören beispielsweise der Zugriff auf E-Mails, die Verbindung zum Unternehmensnetzwerk und der Zugriff auf Unternehmensanwendungen und -daten. Smartphones sind die am weitesten verbreiteten mobilen Geräte, die von den Beschäftigten zur Arbeit mitgebracht werden, aber auch eigene Tablets, Laptops und USB-Sticks.

Da immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten und private Geräte nutzen, ist es für Unternehmen unerlässlich, BYOD-Richtlinien zu implementieren und durchzusetzen. BYOD dient nicht nur dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr zwei Telefone mit sich herumtragen müssen. Eine BYOD-Richtlinie muss auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter strenge Sicherheitsmaßnahmen einhalten, wenn sie sich mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden.

Während einige Unternehmen BYOD befürworten, sehen andere darin möglicherweise einen Aspekt der Schatten-IT, also eine Hardware- oder Softwarekomponente, die nicht von der IT-Abteilung unterstützt wird.

Wie funktioniert eine BYOD-Richtlinie?

Eine BYOD-Richtlinie beschreibt, was das Unternehmen als akzeptablen Einsatz der Technologie ansieht, wie sie betrieben wird und wie das Unternehmen vor Cyberbedrohungen wie Ransomware, Hacking und Datenlecks geschützt wird. Es ist wichtig, eine genau definierte BYOD-Richtlinie zu haben und die Risiken und Vorteile von BYOD für das Unternehmen zu verstehen.

Die Richtlinie muss in einem Dokument festgehalten werden, dem die Mitarbeiter zustimmen müssen. Darin wird beschrieben, dass Mitarbeiter, die auf digitale Unternehmensressourcen zugreifen, ihre persönlichen Geräte verwenden können, wenn sie die in der BYOD-Richtlinie festgelegten Anforderungen erfüllen.

Eine BYOD-Richtlinie kann alle oder einige der folgenden Elemente enthalten:

• Was ist eine akzeptable Verwendung persönlicher Geräte für geschäftliche Aktivitäten?
• Welche Mobilgeräte sind für die Verwendung durch die IT zugelassen?
• Welche Software muss auf dem Gerät installiert sein, um das Gerät zu schützen, zum Beispiel MDM- (Mobile Device Management) oder MAM-Tools (Mobile Application Management)?
• Sicherheitsrichtlinien wie Passwortanforderungen.
• Verantwortung des Benutzers für das Gerät und dessen Zugriff auf das Netzwerk.
• Kostenerstattungen für Anwender, die selbst bezahlte Daten- und Internetverträge für Geschäftsaktivitäten nutzen.
• Ein klar definierter Prozess für das Entsorgen von Geräten.
• Ein Ausstiegsplan, wenn Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte nicht mehr für die Arbeit verwenden möchten.

Welche Zugriffsebenen bietet BYOD?

Es ist nicht ungewöhnlich, dass BYOD den Mitarbeitenden den gleichen Zugriff auf Unternehmensressourcen gewährt wie firmeneigene Geräte.

Eine Ausnahme bilden Umgebungen, in denen die Daten hochsensibel sind und strengen gesetzlichen Bestimmungen unterliegen. In diesem Fall würde die IT-Abteilung den Zugang für Mitarbeiter mit privaten Geräten einschränken. Solche Einschränkungen können bei Behörden, Finanzinstituten, die mit sensiblen Daten arbeiten, oder sogar bei Führungskräften eines Unternehmens Anwendung finden, die das Ziel von Hackern sein könnten. In diesen Fällen ist die Verwendung von unternehmenseigenen Geräten durch die IT-Abteilungen zur Erhöhung der Sicherheit möglich.

Während die Zugriffsebenen je nach den Richtlinien und Sicherheitsanforderungen einer Organisation variieren können, umfasst der allgemeine Zugriff in einer BYOD-Umgebung die folgenden Ebenen:

• Stufe 1: Dies ist die grundlegende Zugriffsebene. Auf dieser Ebene ist es den Mitarbeitern in der Regel gestattet, mit ihren privaten Geräten auf grundlegende Unternehmensressourcen wie E-Mail und Kalender zuzugreifen. Der Zugriff auf andere Unternehmensressourcen kann jedoch eingeschränkt sein.
• Stufe 2: Diese Stufe wird auch als kontrollierter Zugang bezeichnet. Auf dieser Ebene können Mitarbeiter mit ihren privaten Geräten auf eine größere Auswahl an Unternehmensressourcen zugreifen, zum Beispiel auf Daten und Anwendungen. Vertrauliche Daten werden jedoch in der Regel durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Dazu gehören beispielsweise die Verschlüsselung der Geräte, eine sichere Authentifizierung und Techniken zum Schutz vor Datenverlust.
• Stufe 3: Dies ist die Stufe mit uneingeschränktem Zugriff, bei der die Mitarbeiter mit ihren eigenen Geräten vollen Zugriff auf alle Unternehmensressourcen haben, einschließlich vertraulicher Daten und Anwendungen. Allerdings sind die Sicherheitsvorkehrungen auf dieser Stufe möglicherweise nicht sehr ausgeprägt, so dass Unternehmen die Vorteile von BYOD sorgfältig gegen die Notwendigkeit abwägen müssen, ihre Daten und Ressourcen zu schützen.

Welche Vorteile bietet BYOD?

Eine gut kontrollierte BYOD-Umgebung kann einem Unternehmen viele Vorteile bringen. Zu den allgemeinen Vorteilen von BYOD gehören

• Bequemlichkeit: BYOD bietet sowohl Unternehmen als auch ihren Mitarbeitern einen wichtigen Vorteil. Für die Mitarbeiter ergeben sich erhebliche Vorteile, da sie nicht mehr mehrere Geräte mit sich herumtragen müssen. Außerdem können sie das Gerät wählen, mit dem sie am besten vertraut sind und das sie am liebsten benutzen. BYOD-Richtlinien ermöglichen es den Mitarbeitern auch, von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten.
• Kosteneinsparungen: Für Unternehmen bedeutet BYOD, dass die IT-Abteilung keine zusätzlichen Mobiltelefone für die Mitarbeiter anschaffen muss. Diese Konfiguration senkt die Kosten erheblich und reduziert den Aufwand für die Unterstützung dieser mobilen Geräte.
• Höhere Produktivität: Die Produktivität der Mitarbeiter kann potenziell steigen, wenn sie die Möglichkeit haben, vertraute Geräte zu verwenden, die an ihre Präferenzen angepasst sind. Diese Vertrautheit und Anpassung von BYOD-Geräten kann zu einer schnelleren Erledigung von Aufgaben und einer verbesserten Gesamtleistung führen.
• Neueste Technologie: Beschäftigte aktualisieren ihre privaten Geräte häufig häufiger als Unternehmen die unternehmenseigene Hardware. Durch die Nutzung privater Geräte können Unternehmen auf die neueste Technologie zugreifen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.
• Geringerer Schulungsaufwand: Mitarbeiter, die ihre eigenen Geräte mitbringen, sind bereits mit deren Bedienung vertraut. Eine BYOD-Politik kann daher die Produktivität steigern, da die mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Betriebssystemen verbundene Einarbeitungszeit entfällt, die ansonsten die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verzögern kann.
• Befähigung der Mitarbeiter: BYOD kann die Mitarbeiter befähigen, indem sie ihnen die Wahl der für sie am besten geeigneten Geräte und Anwendungen überlassen. Dies kann zu mehr Kreativität, Innovation und Arbeitszufriedenheit führen.
• Einfachere Updates: Die Verwaltung und Aktualisierung von Notebooks und Diensthandys für alle Mitarbeiter ist zeitaufwändig und teuer. Wenn die Mitarbeiter jedoch ihre eigenen Smartphones und Notebooks verwenden, sind sie eher bereit, Software-Updates auf dem neuesten Stand zu halten und Hardware bei Bedarf zu ersetzen, was die Belastung für das Unternehmen verringert.

Welche Risiken und Herausforderungen birgt BYOD?

BYOD kann für Unternehmen viele Vorteile bringen, ist aber auch mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Zu den allgemeinen Herausforderungen und Risikofaktoren von BYOD zählen unter anderem

• Komplizierter Support: Der IT-Support ist einfach, wenn alle Mitarbeiter die gleichen, vom Unternehmen bereitgestellten Geräte verwenden. Die Verwaltung von Upgrades und Wartung kann für die IT-Abteilung jedoch komplexer werden, wenn sie mit verschiedenen individuellen Geräten und Betriebssystemen zu tun hat.
• Eingeschränkte IT-Kontrolle: Die IT-Abteilung kann ein BYOD-Gerät in der Regel nicht vollständig verwalten, da viele Beschäftigte nicht möchten, dass die IT-Abteilung die Kontrolle über ihre persönlichen Daten hat. Infolgedessen können Unternehmen vor der Herausforderung stehen, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen, Software zu aktualisieren und einheitliche Sicherheitsmaßnahmen für alle Geräte zu gewährleisten. Dieses Problem erschwert es der IT-Abteilung sicherzustellen, dass Hacker nicht auf diese Geräte zugreifen und zum Beispiel Tools zum Aufzeichnen von Bildschirminhalten oder Keylogger einsetzen können.
• Erhöhte Sicherheitsrisiken: Mit der Zunahme von Sicherheitsverletzungen werden private Geräte zu einem bevorzugten Ziel von Cyberkriminellen. Darüber hinaus sind private Computer möglicherweise nicht so gut gesichert wie Unternehmenscomputer, was sie zu potenziellen Zielen für Bedrohungen wie Datenschutzverletzungen, Malware-Infektionen, illegalen Zugang zu sensiblen Informationen und Verlust oder Diebstahl des Geräts macht.
• Rechtliche und Compliance-Probleme: BYOD-Richtlinien können zu rechtlichen und Compliance-Problemen führen, insbesondere in Branchen mit strengen Datenschutzbestimmungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre BYOD-Richtlinien den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.
• Datenschutz für Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Geräte für Arbeitszwecke verwenden, haben sie möglicherweise Bedenken, dass die IT-Abteilung auf ihre persönlichen Daten und Aktivitäten zugreifen kann. Sie könnten auch Vorbehalte haben, von der IT vorgeschriebene Software auf ihren privaten Geräten zu installieren.

BYOD versus firmeneigene Richtlinien

Zu den alternativen Modellen zu BYOD gehören Modelle mit rein geschäftlicher (company-owned, business-only, COBO) Nutzung von Geräten oder mit Geräten, die dem Unternehmen gehören, aber in begrenztem Maße privat genutzt werden können (company-owned, personally-enabled COPE). Diese beiden Optionen bedeuten, dass das Unternehmen die Geräte kauft und besitzt und die Mitarbeiter auf relevante Inhalte und Daten im Unternehmensnetzwerk zugreifen können. In diesem Fall kann die IT mehr Steuerelemente wie MDM und Tools zur Erkennung mobiler Bedrohungen implementieren und die Mitarbeier wissen, dass der Arbeitgeber weitreichenden Zugriff auf Informationen zu ihrer Gerätenutzung hat.

Bewährte Verfahren für BYOD

Um BYOD erfolgreich zu implementieren, sollte die IT-Abteilung die folgenden Best Practices berücksichtigen:

• Erstellen Sie eine schriftliche Richtlinie für die Mitarbeiter, die klare Anweisungen und Erwartungen bezüglich der Nutzung privater Geräte für berufliche Zwecke enthält.
• Verlangen Sie einen Passwortschutz für alle Geräte und Anwendungen, die für den Zugriff auf Unternehmensdaten verwendet werden, um das Risiko eines unbefugten Zugriffs bei Verlust oder Diebstahl zu minimieren.
• Passen Sie die Richtlinie an, wenn sich die Technologie und die Bedrohungslage ändern.
• Legen Sie detailliert fest, was eine akzeptable Nutzung von BYOD-Geräten ist und was nicht.
• Führen Sie ein Zero-Trust-Sicherheitsmodell ein, das den Zugriff der Benutzer auf das für ihre Arbeit erforderliche Maß beschränkt, eine Authentifizierung für alle externen Verbindungen erfordert und dem Prinzip der geringsten Rechte (Principle of least Privilege, POLP) folgt. Dadurch wird der potenzielle Schaden minimiert, wenn ein Angreifer in das Gerät eines Benutzers eindringt.
• Verwenden Sie Gerätemanagement-Tools wie MAM, um den Schutz von Unternehmensdaten zu gewährleisten. Diese Tools können auch zur Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien eingesetzt werden, beispielsweise zur Fernlöschung von Daten auf verloren gegangenen oder gestohlenen Geräten.
• Halten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu an, ihre Geräte mit den neuesten Betriebssystem- und Softwareversionen zu aktualisieren, um Sicherheitslücken zu minimieren.
• Legen Sie eine Strategie für das Änderungsmanagement und die Überwachung fest, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Richtlinie einhalten.

Umsetzung einer BYOD- Richtlinie

Für Organisationen, die BYOD zum ersten Mal implementieren, ist es einer der wichtigen Aspekte, klare Verhältnisse zu schaffen und die Mitarbeiter zu schulen. Dies sollte vorzugsweise während des Registrierungsprozesses für das BYOD-Gerät oder während des HR- und IT-Onboarding neuer Mitarbeiter erfolgen.

BYOD hat sich als attraktive Strategie für Unternehmen erwiesen. Es kann den Mitarbeitern mehr Nutzungskomfort und Kosteneinsparungen für das Unternehmen bringen. Einige IT-Mitarbeiter befürchten, dass persönliche Geräte ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen, und ohne eine weitreichende Kontrolle mobiler Geräte ist ihr Schutzniveau begrenzt. Dies hat einige Unternehmen dazu erwogen, den umgekehrten Weg zu gehen, und von BYOD wieder zu Unternehmensgeräten zu wechseln.