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Fünf Fehler im Lizenzmanagement – und wie man sie vermeidet

Lizenzmanagement hat sich durch Cloud Computing verändert. Ein funktionierendes Management der Softwarelizenzen ist in Hybrid-Umgebungen wichtiger denn je.

Die Welt des Lizenzmanagements hat sich durch Cloud-Anwendungen grundlegend verändert. In Zeiten, in denen keine On-Premises-Installation mehr notwendig ist, benötigen Anwender weder Administratorenrechte noch den Support, um eine Cloud-Lösung laufen zu lassen.

Eigeninstallationen und mehrfach abonnierte Software sind die Folge. Zudem werden die Lizenzmetriken der Hersteller immer komplexer und ändern sich ständig. Den Überblick zu behalten fällt schwer.

Ein funktionierendes Lizenzmanagement in Organisationen zu implementieren ist wichtig. Es kommt aber immer wieder zu denselben fünf typischen Fehlern, die Unternehmen machen.

Fehler 1: Zu wenig Awareness in den Chefetagen

Unternehmen, die ihre Lizenzen nicht im Griff haben und damit oft gegen Lizenzvereinbarungen verstoßen (Compliance), gehen das Risiko ein, vor einem Software-Audit nicht zu bestehen und hohe Nachzahlungen leisten zu müssen.

Zudem ist vielen Unternehmen nicht bewusst, wieviel Sparpotenzial in einem strukturierten Software Asset Management liegt. Das Bewusstsein und die Unterstützung muss bei den C-Levels anfangen und sich in den Abteilungen fortsetzen. Effektives Lizenzmanagement geht alle an.

Fehler 2: Zu wenig Ressourcen für das Lizenzmanagement

Für ein effektives Lizenzmanagement ist es nötig, genügend Ressourcen aufzubauen, die sich um dieses komplexe Thema kümmern und die Kontrolle über den Einkauf und Nutzung der Lizenzen übernehmen.

In Zeiten hybrider IT-Infrastrukturen reicht es nicht, eine Lizenz für eine bestimmte Softwarelösung zu kaufen und diese zu implementieren. Es gilt, die detaillierten Lizenzbestimmungen der Hersteller zu verstehen und nach deren Vorgaben die Software in die Systeme einzugliedern und für den Einsatz zu optimieren.

Zumindest ein Lizenzspezialist im Unternehmen ist also unumgänglich. In einem kleinen Unternehmen reicht es bereits, IT-Spezialisten pro Softwarehersteller zu schulen. Deren Koordination übernimmt ein dedizierter Lizenzmanager. Je größer das Unternehmen ist, umso höher sollte die Anzahl der Lizenzmanager werden.

Fehler 3: Das Lizenzmanagement-Tool löst alle Probleme

Die Vorstellung, dass der Kauf eines Lizenzmanagement-Tools ausreicht, um alle Lizenzfragen in den Griff zu bekommen, ist ein großer Irrtum. Die Realität ist eine andere: Bevor man in ein Lizenzmanagement-Tool investiert, muss man sich um die Prozesse und die Organisation kümmern.

SAM-Projekte sind sehr komplex, da sie verschiedene Abteilungen wie Einkauf und IT sowie die Fachabteilungen involvieren. Bevor man sich für ein Tool entscheidet, müssen alle Daten und Features, die das Tool können soll, zusammengetragen werden.

Fehler 4: Keine gute Datenqualität in der Inventarisierung

Eine der größten Herausforderungen im Lizenzmanagement ist die richtige Inventarisierung der Assets und die Datenqualität bei deren Erhebung. Bei der sogenannten Lizenzbilanz ist die Gegenüberstellung zwischen dem, was installiert wurde, und dem, was gekauft wurde, immer nur so gut wie die dazu vorliegende Datenbasis.

Tobias Lander, Relicense AG

„Für ein effektives Lizenzmanagement ist es nötig, genügend Ressourcen aufzubauen, die sich um dieses komplexe Thema kümmern und die Kontrolle über den Einkauf und Nutzung der Lizenzen übernehmen.“

Tobias Lander, Relicense AG

Das Tool zeigt, wo brachliegende Lizenzen eingespart werden können und wo im Bedarfsfall nachgekauft werden muss. Gescannt werden können dabei allerdings nur die aktiven Geräte im Netzwerk. Rechner, die gerade offline sind, dürfen also nicht vergessen werden. Ist die IT-Landschaft im Rechenzentrum nicht standardisiert, wird eine lückenlose Lizenzbilanz komplex.

Fehler 5: Zu wenig Lizenzwissen bei den Administratoren und Anwendern         

Nicht nur das Bewusstsein der Chefetage für das Lizenzmanagement ist wichtig, auch die Anwender sollten grundsätzlich wissen, was Lizenzanschaffungen das Unternehmen kosten. Dasselbe gilt für die IT-Administratoren, die zum Beispiel auf Wunsch eines Anwenders eine neue teure Lizenz installieren, ohne zu hinterfragen, ob diese nur projektbezogen benötigt wird oder bereits im Unternehmen lizenziert ist. Oft wird erst bei einem Audit sichtbar, wie viele Lizenzen im Unternehmen schlummern, deren Gebühren nun fällig werden.

Über den Autor:
Tobias Lander ist Director Sales Germany der Relicense AG.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de.

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