SAP S/4HANA-Lizenzmodell: worauf Unternehmen achten müssen

Erster Schritt: Analyse des Lizenzbestands

Eine detaillierte Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für eine kosteneffiziente SAP-Lizenzstrategie. Unternehmen sollten prüfen, welche Lizenzen aktuell im Einsatz sind, ob sie dem tatsächlichen Bedarf entsprechen und welche Anpassungen erforderlich sind. Oft fehlt eine klare Übersicht über die vorhandenen Lizenzen, da Unternehmenswachstum und personelle Veränderungen zu einer unstrukturierten Lizenzlandschaft geführt haben. Ein strukturierter Inventarcheck ermöglicht die Identifikation von Optimierungspotenzialen. Tools wie SAMQ oder VisoryQ können dabei unterstützen, eine transparente Datengrundlage zu schaffen und Szenarien für die zukünftige Lizenzierung zu entwickeln.

Berechtigungsbasierte versus nutzungsbasierte Lizenzvergabe

Mit SAP S/4HANA erfolgt die Lizenzvergabe nicht mehr ausschließlich auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung, sondern anhand der zugewiesenen Berechtigungen. Das bedeutet, dass Unternehmen potenziell mehr für Lizenzen zahlen müssen, wenn den Nutzern umfangreiche Berechtigungen zugewiesen sind, die sie in der Praxis nicht verwenden. Diese Umstellung führt zu Herausforderungen bei der Lizenzklassifizierung, da eine großzügige Vergabe von Berechtigungen schnell zu hohen Kosten führen kann. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Nutzer nur die für ihre Aufgaben notwendigen Berechtigungen erhalten, um überflüssige Kosten zu vermeiden und gleichzeitig Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Auswirkungen auf Sicherheit und Compliance

Die Umstellung auf ein berechtigungsbasiertes Lizenzmodell bedeutet, dass Unternehmen nicht nur finanzielle, sondern auch sicherheitsrelevante Aspekte beachten müssen. Überdimensionierte Berechtigungen erhöhen das Risiko für unbefugte Zugriffe auf sensible Daten und erschweren die Einhaltung von Datenschutzvorgaben und Compliance-Anforderungen. Zudem besteht die Gefahr der Überlizenzierung, wenn Nutzer Berechtigungen besitzen, die über ihre eigentlichen Aufgaben hinausgehen. Dies kann zu erheblichen Mehrausgaben führen und im Falle eines Audits zu Nachforderungen durch SAP.

Lizenztypen in SAP S/4HANA

In SAP S/4HANA gibt es unterschiedliche Lizenztypen, die je nach Anforderungen und Nutzungsszenarien Anwendung finden:

• Professional Use / Advanced Use: Diese Lizenz bietet umfassenden Zugriff auf alle relevanten Module und Funktionen, einschließlich Systemadministration und Managementaufgaben. Der hohe Funktionsumfang bedeutet jedoch auch, dass diese Lizenz teurer ist und daher nur an Benutzer vergeben werden sollte, die tatsächlich alle Funktionen benötigen.
• Functional Use / Core Use: Diese Lizenz ermöglicht den Zugriff auf wesentliche Geschäftsprozesse und zentrale Module. Sie ist günstiger als die Professional-Use-Lizenz.
• Productivity Use / Self Service Use: Diese Lizenz ist für Benutzer vorgesehen, die einfache Aufgaben erledigen, wie zum Beispiel die Bearbeitung persönlicher Daten oder die Zeiterfassung. Sie stellt die kosteneffizienteste Lösung dar, wenn nur grundlegende Funktionen benötigt werden.
• Developer Use: Entwickler benötigen spezielle Lizenzen, die ihnen Zugriff auf Entwicklungs- und Testumgebungen gewähren. Eine fehlerhafte Zuordnung kann zu Sicherheitslücken oder hohen Kosten führen.

Indirekte Nutzung und Digital Access

Ein besonders sensibler Bereich in der SAP-Lizenzierung ist der indirekte Zugriff auf das System, beispielsweise durch Drittanwendungen oder Schnittstellen. SAP bietet hierfür das Digital-Access-Modell an, welches die Lizenzierung indirekter Nutzungen transparent gestaltet. Unternehmen sollten genau prüfen, welche externen Systeme auf SAP zugreifen und sicherstellen, dass diese Zugriffe korrekt lizenziert sind, um unerwartete Nachforderungen zu vermeiden.

Mitnahme von ECC-Lizenzen in S/4HANA

Unternehmen können ihre bestehenden ECC-Lizenzen mit in die neue S/4HANA-Umgebung übernehmen. Diese Möglichkeit bietet einige Vorteile, da die Unternehmen ihre bestehende Lizenzstruktur beibehalten können. Das kann zu Einsparungen führen, indem unnötige Neulizenzierungen vermieden werden. Unternehmen sollten diese Option prüfen, bevor sie sich für ein neues Lizenzmodell entscheiden. Unternehmen stehen verschiedene Migrationspfade zur Verfügung, darunter:

• Contract Conversion: Hierbei werden bestehende Verträge abgelöst und neue Lizenzverträge abgeschlossen. Dies kann kostspielig sein, bietet jedoch die Möglichkeit, die Lizenzlandschaft zu bereinigen und besser an aktuelle Anforderungen anzupassen.
• Product Conversion: Dieses Modell erlaubt die Umstellung bestehender ECC-Lizenzen auf die neue S/4HANA-Plattform, wodurch Kosten gesenkt werden können.
• RISE with SAP: Ein Abonnementmodell, bei dem SAP die Verantwortung für Hosting und Wartung übernimmt. Dies bietet Vorteile hinsichtlich Flexibilität und Skalierbarkeit, kann aber langfristig zu höheren Gesamtkosten führen.

Lizenzvermessung und regelmäßige Optimierung

SAP verlangt von seinen Kunden eine jährliche Lizenzvermessung, um sicherzustellen, dass die erworbenen Lizenzen den tatsächlichen Anforderungen entsprechen. Tools wie LAW (License Administration Workbench) ermöglichen eine detaillierte Analyse und unterstützen dabei, Lizenzengpässe oder Überlizenzierungen frühzeitig zu identifizieren. Unternehmen sollten ihre Lizenzstrategie regelmäßig überprüfen und an neue Geschäftsanforderungen anpassen, um Kosten zu senken und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Erhöhte Kosten durch neue Metriken

Die neuen Metriken in SAP S/4HANA können zu höheren Lizenzkosten führen, insbesondere wenn Unternehmen nicht genau wissen, welche Lizenzmodelle am besten zu ihren Anforderungen passen. Die berechtigungsbasierte Lizenzvergabe bedeutet, dass jede erteilte Berechtigung zu höheren Kosten führen kann, wenn sie nicht genau auf die geschäftlichen Anforderungen abgestimmt ist. Unternehmen sollten daher ihre Lizenzstrategie kontinuierlich überprüfen und anpassen, um Kosten zu minimieren und die Compliance sicherzustellen.