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Migration zu SAP S/4HANA: Product versus Contract Conversion

Bei der Migration zu SAP S/4 HANA gibt es einiges zu beachten, was die Lizenzierung betrifft. Der Beitrag zeigt mögliche Lizenzprobleme und Lösungen auf.

Unternehmen, die von älteren Produkten zu SAP S/4HANA migrieren, können entweder den aktuellen Lizenzvertrag beibehalten (Product Conversion) oder einen neuen Lizenzvertrag abschließen (Contract Conversion).

Generell ist es sinnvoll, sich vorrechnen zu lassen, welche Kostenunterschiede es dabei gibt, und welche Produkte abgedeckt sind. Es gibt hier keinen Königsweg, doch durch Product Conversion werden teilweise Altlasten bei der Lizenzierung übernommen. Bei der Contract Conversion lizenzieren Unternehmen die Produkte und Verbindungen, die im Einsatz sind.

Vertragsgrundlagen überprüfen

Allerdings haben Unternehmen nicht einfach die Auswahlmöglichkeit. SAP erlaubt Contract Conversion generell erst, wenn der Lizenzwert entsprechend ansteigt. Hier gilt es zu verhandeln, wieviel Prozent der Wert ansteigen muss, und wie sich die Lizenzkosten auswirken.

Auch bei der Planung zukünftiger SAP-Investitionen spielt es eine Rolle, ob Contract Conversion oder Product Conversion besser geeignet sind. Bei der Planung sollten Unternehmen also nicht nur den aktuellen Bedarf berücksichtigen, sondern auch zukünftige Investitionen beachten.

Der Wechsel zu einem neuen Vertrag im Rahmen einer Contract Conversion hängt aber nicht nur von den Preisen ab. Es gilt außerdem zu prüfen, ob sich die Vertragsgrundlagen bei einer Contract Conversion verschlechtern. Wurden spezielle Vereinbarungen mit SAP in der Vergangenheit getroffen, lassen sich diese nicht immer in die neuen Verträge übernehmen. Teilweise ermöglicht es SAP, einzelne Grundlagen in neue Verträge zu übertragen. Das hängt aber von den jeweiligen Vertragsverhandlungen ab.

Bei der Umstellung zu S/4HANA wird auch die In-Memory-Datenbank HANA eingeführt. Hierbei muss man beachten, wie die Lizenzierung erfolgen soll. Berechnet wird normalerweise die Größe der Datenbank. SAP bietet verschiedene Lizenzmodelle an, die unterschiedliche Grundlagen haben. Neben der Größe der Datenbanken spielen Wartungsgebühren und die Anwendungen eine Rolle, die sich mit HANA verbinden.

Datenbank und Anbindung von Drittherstellern

Unternehmen, die auf SAP setzen und zu HANA migrieren, müssen beachten, dass die Kosten nicht durch Datenbanknutzung und vor allem durch die Anbindung von Drittherstellersoftware ansteigen. Durch Konsolidierung lassen sich einige Kosten sparen, vor allem, wenn die Umstellung zur Contract Conversion gleichzeitig vorgenommen wird.

Dadurch werden Altlasten aus der Lizenzierung entfernt und gleichzeitig wird dafür gesorgt, dass mit dem Wachstum des Unternehmens nicht die Kosten von SAP zu stark steigen. Auch bei der Product Conversion können Altlasten aus dem Vertrag entfernt werden. Hier gilt es zu prüfen, welche Produkte nicht mehr genutzt werden.

Abbildung 1: Bereitstellungsoptionen für SAP S/4HANA.
Abbildung 1: Bereitstellungsoptionen für SAP S/4HANA.

SAP ermöglicht ebenfalls verschiedene Architekturen, die unterschiedlich Daten verarbeiten. Wenn nicht alle Daten im Hauptspeicher abgelegt werden sollen, sondern auch HDD, SSD oder andere Speichersysteme zum Einsatz kommen, lassen sich Lizenzgebühren sparen. So können zum Beispiel die wichtigsten Analysedaten in SAP HANA gespeichert werden, der Rest wird außerhalb des Systems bearbeitet. Das spart Lizenzkosten, vor allem bei der Verwendung der volumenbasierten Lizenzierung. Ob das sinnvoll ist, muss im Unternehmen getestet werden.

Benutzertypen bei der Migration beachten

Bei der Entscheidung, ob man auf Product Conversion oder Contract Conversion bei der Lizenzierung von SAP S/4HANA setzt, spielen auch die eingesetzten Benutzertypen eine wichtige Rolle. In aktuellen Verträgen gibt es weniger Benutzertypen (Professional, Functional, Productivity).

Das spielt bei der Lizenzierung eine wichtige Rolle, denn die alten Typen und deren flexiblen Möglichkeiten, gibt es bei der aktuellen HANA-Lizenzierung nicht. Bei der richtigen Aufteilung der Benutzerrollen lassen sich einige Kosten sparen, da nicht alle Benutzer Professional Use benötigen. Häufig reichen die wesentlich günstigeren Productivity Use aus. Im SAP Trust Center sind hierzu und zu den Benutzerrechte einige Informationen zu finden.

Gerade in diesem Bereich lassen sich Lizenzkosten einsparen. Es sollte genau geprüft werden, welche Benutzerrechte für die einzelnen Anwender notwendig sind, um die Lizenzierung der Benutzertypen zu planen.

SAP Digital Access beachten

Im Rahmen der Lizenzierung muss auch auf SAP Digital Access geachtet werden. SAP hat angekündigt, die Vergabe von Name-User-Lizenzen zu ändern und als Basis die Berechtigungen von Benutzerkonten heranzuziehen. In vielen Fällen haben Anwender mehr Rechte, als sie tatsächlich in SAP benötigen. Ein Wechsel des Aufgabengebietes ändert wiederum die Anforderungen an Rechte und Lizenzen.

Generell müssen jedem Benutzer, der bestimmte Rechte nicht nutzt, diese Rechte wieder entzogen werden. Es spielt in Zukunft eine wichtige Rolle, welche Berechtigungen Anwender haben. Hier sollten Unternehmen genau darauf achten, die Berechtigungskonzepte zu optimieren, um Lizenzkosten zu minimieren.

SAP will schließlich auch Lizenzkosten für die indirekte Nutzung von SAP-Produkten und damit SAP S/4HANA. Derzeit wird die Umsetzung nicht erzwungen, dennoch sollten Unternehmen mit SAP das Thema ansprechen. Derzeit können indirekte Zugriffe mit den HANA-Lizenzen abgedeckt werden. Wie dies in Zukunft aussieht, muss mit SAP geklärt werden. Bei einer Contract Conversion kann durch die Umstellung auf Digital Access auch eine Abwertung der Benutzerrechte einhergehen, was wiederum die Lizenzierung verteuert.

Fazit

Bei der Lizenzierung von SAP sollten Unternehmen zunächst überprüfen, ob eine Product Conversion oder eine Contract Conversion günstiger ist. In diesem Zusammenhang muss auch überprüft werden, welche Benutzertypen in Zukunft eingesetzt werden sollen.

Zwei weitere, wichtige Punkte bei der Lizenzplanung sind: nicht mehr benötigte SAP-Produkte und zukünftige Anschaffungen weiterer Produkte des Anbieters. Durch diese Planung lassen sich einige Lizenzkosten sparen und vor allem unnötigen Steigerungen der Lizenzkosten vermeiden.

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