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Welche Best Practices gibt es zur SAP-Lizenzoptimierung?

Die Optimierung von SAP-Lizenzen ist in der Geschäftslandschaft von entscheidender Bedeutung. Hier sind drei Best Practices, um Kosten zu senken und den Überblick zu behalten.

Die SAP-Lizenzierung kann schwierig zu verstehen und zu verwalten sein. Organisationen, die Lizenzprivilegien zu großzügig vergeben, müssen am Ende für übermäßige Nutzung bezahlen. Auf der anderen Seite riskieren diejenigen, die es versäumen, die Benutzeraktivität innerhalb der Beschränkungen bestehender Lizenzen zu begrenzen, ernsthafte finanzielle und rechtliche Konsequenzen.

Um den Nutzen von SAP-Systemen zu maximieren, sollten Organisationen folgende Best Practices zur Optimierung der SAP-Lizenzen befolgen.

Den Überblick über Nutzertypen und Named-User-Lizenzen behalten

Innerhalb von SAP gibt es eine Unzahl verschiedener Nutzertypen, von denen jeder Rechte für einen anderen Satz von Aktivitäten innerhalb des Systems gewährt. Es besteht ein beträchtlicher Preisunterschied zwischen einem professionellen Benutzer – mit praktisch unbegrenzten Rechten – und einer einfachen ESS-Benutzerlizenz (Employee Self-Service).

Durch die Überwachung der Aktivitäten, die jeder Mitarbeiter ausführt, und die anschließende Zuordnung dieser Aktivitäten zu dem entsprechenden Nutzerlizenztyp können SAP-Kunden sicherstellen, dass sie die Vorschriften einhalten, ohne zu viel für ungenutzten Zugriff zu zahlen.

Lizenzen für indirekten Zugriff in den Griff bekommen

Eine Lizenz für indirekten Zugriff ist immer dann erforderlich, wenn eine benutzerdefinierte oder Drittanbieteranwendung programmatisch auf SAP zugreift. Wenn Unternehmen beispielsweise Salesforce CRM mit SAP integrieren, ist eine Lizenz für indirekten Zugriff erforderlich. Eine benutzerdefinierte Anwendung, die zur Automatisierung von Prozessen oder zur Integration externer Daten entwickelt wurde, erfordert ebenfalls diese Art von Lizenz.

In vielen Unternehmen kann es Integrationen ohne Wissen des Systemadministrators geben. Wenn diese Situation jedoch während der Lizenzprüfung entdeckt wird, kann dies finanzielle Strafen und sogar rechtliche Schritte nach sich ziehen. Organisationen sollten über ein proaktives System verfügen, um potenzielle Situationen des indirekten Zugriffs zu entdecken und ihre Lizenzierung in Übereinstimmung mit den Vorschriften zu bringen.

Engines verstehen

Engines, auch Packages genannt, sind zusätzliche SAP-Produkte, die Unternehmen separat von Named-User-Lizenzen erwerben müssen. Die Preisgestaltung von Engines basiert in der Regel auf einer bestimmten Kennzahl, zum Beispiel der Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen oder der Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Bei SAP-Produkten dieser Kategorie ist es wichtig, sich im Voraus über mögliche Fallstricke zu informieren. Wenn SAP beispielsweise die Lizenzkonformität der HANA-Datenbank prüft, wird die Spitzenauslastung über einen Zeitraum von zwölf Monaten betrachtet. Unternehmen, die diese Lizenzschwelle auch nur einmal in diesem Zeitraum überschreiten, können von SAP Korrekturmaßnahmen erwarten.

Jedes Unternehmen, das die ERP-Software von SAP einsetzt, sollte der Lizenzkonformität Zeit und Aufmerksamkeit widmen. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie zusätzliche Lizenzkosten vermeiden können, indem sie die Benutzeraktivitäten proaktiv verwalten. Andere Organisationen entdecken möglicherweise potenzielle Fallstricke und können Lizenzlücken schließen, bevor sich die Lücken in viel größere Probleme verwandeln.

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