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Definition

Digital Workspace (digitaler Arbeitsplatz)

Kate Brush
von

Ein digitaler Arbeitsplatz ist ein integriertes technologisches Framework, das die Verwaltung der Anwendungen, Daten und Endgeräte eines Unternehmens zentralisiert und Mitarbeitern die Zusammenarbeit und das Arbeiten aus der Ferne ermöglicht. Er bietet den Nutzern sofort einsatzbereite Self-Service-Erlebnisse, die über Plattformen, Standorte und Gerätebesitzmodelle hinweg skalierbar sind und ihnen die Arbeit an einem digitalen Arbeitsplatz ermöglichen. Digitale Arbeitsplätze werden auch als virtuelle Arbeitsplätze bezeichnet und bringen alle Ressourcen eines Benutzers – wie Betriebssysteme, Dateien und Anwendungen - an einen Ort und stellen eine Cloud-basierte Konsole bereit, die es IT-Experten ermöglicht, all diese Ressourcen unter einem Dach zu verwalten.

Digitale Arbeitsplätze wurden entwickelt, um IT-Experten und Endbenutzern ein einheitliches und sicheres Erlebnis zu bieten, und vereinfachen und zentralisieren die gesamte Verwaltung von Tools, Anwendungen und Geräten. Digitale Arbeitsplätze bieten auch einen sicheren Fernzugriff für den Endbenutzer, da die Daten entweder im Rechenzentrum, in der Cloud oder auf den Endgeräten geschützt sind.

Darüber hinaus bedeutet das Bereitstellen von Ressourcen über eine Workspace-Umgebung, dass die Endgeräte, die Mitarbeiter für den Zugriff auf Ressourcen verwenden, weniger wichtig sind, was zu einer konsistenteren Benutzererfahrung führt. Darüber hinaus unterstützt die digitale-Workspace-Plattform IT-Teams bei der Bereitstellung von Funktionen wie Single Sign-On (SSO) zur Identitätsauthentifizierung und sicheren Dateifreigabe über die Endgeräte eines Unternehmens hinweg.

Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Zu den Vorteilen der Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes gehören:

  • Flexibilität – Virtuelle Desktops und andere Technologien für den digitalen Arbeitsplatz ermöglichen es den Mitarbeitern, zu arbeiten, wo und wann sie wollen und mit dem Gerät ihrer Wahl. Dies gibt den Arbeitnehmern ein besseres Gefühl der Kontrolle über ihr Leben, da ihr Arbeitsleben und ihr Privatleben nicht ständig miteinander in Konflikt geraten. Außerdem erleichtert es Ihnen die Mitarbeitersuche, weil inzwischen viele Arbeitnehmer gezielt nach Fern- und Heimarbeitsstellen suchen.
  • Produktivität – Mehr Flexibilität führt zu mehr Produktivität der Mitarbeiter. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sich Arbeitnehmer krank melden, da sie nicht in ein Büro kommen müssen und stattdessen von zu Hause aus arbeiten können.
  • Bessere Zusammenarbeit – Ein digitaler Arbeitsplatz fördert die einfache, optimierte Interaktion zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Links, Daten, Dokumente und Bilder lassen sich problemlos teilen, und die Mitarbeiter können unabhängig von ihrem physischen Standort gemeinsam an Projekten arbeiten.
  • Höhere Mitarbeiterbindung – Ein digitaler Arbeitsplatz hat das Potenzial, die Erfahrung der Mitarbeiter eines Unternehmens zu verbessern. Die aus der größeren Flexibilität resultierende Eigenverantwortung trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten vertrauen und sie respektieren und sich im Gegenzug ebenfalls vertraut und respektiert fühlen. Dies erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und macht es wahrscheinlicher, dass sich die Mitarbeiter an das Unternehmen binden und über einen längeren Zeitraum dortbleiben.
  • Besserer Kundenservice – Der digitale Arbeitsplatz umfasst häufig Technologien, die Selbstbedienungsschulungen und Analysen anbieten. Diese beiden Angebote – zusätzlich zu einer starken Mitarbeitererfahrung – können das Niveau des von den Mitarbeitern geleisteten Kundendienstes erhöhen.
  • Geringere Kosten – Da ein digitaler Arbeitsplatz die Notwendigkeit einer physischen Arbeitsumgebung überflüssig macht, können Unternehmen davon profitieren, indem sie frühere Ausgaben wie Versorgungsleistungen und kommerzielle Flächen einsparen.

Schließlich ist die Technologie des digitalen Arbeitsplatzes mit den meisten anderen von Unternehmen verwendeten Technologien kompatibel. Dadurch können Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit der integrierten Software verbessern und gleichzeitig die Anzahl der Logins, die sich die Mitarbeiter merken müssen, verringern sowie die Systemverwaltung und -wartung vereinfachen.

Herausforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes

Ein digitaler Arbeitsplatz bringt zwar zahlreiche Vorteile mit sich, stellt die Nutzer aber auch vor verschiedene Herausforderungen. So fehlt es dem digitalen Arbeitsplatz beispielsweise an der Möglichkeit, zentralisierte Benachrichtigungen bereitzustellen. Im Gegensatz zu einem Smartphone, bei dem die Benachrichtigungen von jeder Anwendung an einer Stelle – dem Sperrbildschirm – angezeigt werden, sind die Benachrichtigungen des digitalen Arbeitsplatzes über die verschiedenen Systeme und Anwendungen verteilt. Infolgedessen verlassen sich die Benutzer digitaler Arbeitsumgebungen stark auf ihren E-Mail-Posteingang als primäre Benachrichtigungszentrale. Dies beeinträchtigt die Effizienz der gesamten Belegschaft, da es mehr Zeit und Energie kostet, zu verfolgen, was vor sich geht, und sicherzustellen, dass nichts verpasst wird.

Eine weitere Herausforderung ist die Sicherheit. Der digitale Arbeitsplatz erhöht die Anzahl der genutzten Anwendungen und Systeme sowie den Umfang der gemeinsamen Nutzung. Dies macht eine stärkere und skalierbarere Sicherheit erforderlich, die es den Benutzern ermöglicht, sicher mit externen Partnern zusammenzuarbeiten. Leider ist die Sicherung und Verwaltung von Daten, die bei dieser externen Zusammenarbeit entstehen, eine der größten Herausforderungen im digitalen Arbeitsplatz.

Weitere Herausforderungen für Unternehmen sind die Schulung und die Akzeptanz des digitalen Arbeitsplatzes

Benutzer beklagen sich häufig darüber, dass sie bei der Einführung neuer Systeme nicht angemessen geschult werden und daher nicht wissen, wie sie die Technologie zur Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe nutzen können. Auf der anderen Seite haben Mitarbeiter und Manager oft nicht genug Zeit, um diese Schulungen anzubieten oder daran teilzunehmen, während sie weiterhin ihre täglichen Aufgaben erledigen. Infolgedessen geben die Nutzer häufig ein negatives Feedback, wenn sie zu den Schulungsprozessen befragt werden.

Schließlich ist die in digitalen Arbeitsplätzen verwendete Suchschnittstelle oft unzureichend und unvollständig. Die Informationen innerhalb der digitalen Arbeitsplattform sind oft über mehrere Systeme verteilt, ohne dass ein zentraler Index vorhanden ist. Folglich werden bei Suchanfragen möglicherweise nicht alle verwandten oder relevanten Materialien angezeigt.

So werden beispielsweise Kundengespräche möglicherweise nicht in den Suchergebnissen angezeigt, da sie häufig in einem separaten CRM-System (Customer Relationship Management) gespeichert sind. Auch wichtige Schulungs- und Einführungsmaterialien können verloren gehen oder vergessen werden, weil sie in einem separaten Lern- und Entwicklungssystem isoliert sind.

Die Tatsache, dass die Suchergebnisse nicht alle relevanten Daten, Dateien und Informationen enthalten, erhöht das Risiko innerhalb des Unternehmens. Entscheidungen können auf der Grundlage unvollständiger Datensätze oder veralteter Daten getroffen werden, wenn sich die Benutzer ausschließlich auf die Ergebnisse ihrer Suchabfragen im digitalen Arbeitsplatz verlassen.

Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz

Ein entscheidender Teil der zugrunde liegenden Architektur für einen digitalen Arbeitsplatz ist Unified Endpoint Management (UEM), ein zentraler Ansatz zur Sicherung und Kontrolle von Desktop-Computern, Laptops, Smartphones und Tablets in einer verbundenen, zusammenhängenden Weise von einer einzigen Konsole aus. Eine umfassende Lösung für den digitalen Arbeitsplatz kann Folgendes umfassen:

Workspace-Software-Optionen wie VMware Workspace One und Citrix Cloud ermöglichen es IT-Experten, flexible Arbeitsplätze bereitzustellen und zu verwalten, die unabhängig davon, ob der Anwender lokal oder remote arbeitet, auf jedem Gerät funktionieren. Diese Optionen versprechen eine vollständige Bereitstellung virtueller Desktops, nahtlos abstrahierte Anwendungen und aggregierte Cloud-Ressourcen von Drittanbietern und sind so konzipiert, dass sie einen einzigen Rahmen bieten, in dem Anwender und IT-Administratoren auf all diese Ressourcen zugreifen können. Dadurch wird die Verwaltung zentralisiert und das Leben der Benutzer vereinfacht.

Wie man einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz implementiert

Auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz eines Unternehmens sollten die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

  • Vision – Überlegen Sie, wie sich der digitale Arbeitsplatz mit dem bestehenden Geschäft und der digitalen Transformation vereinbaren lässt. Gibt es einen klaren Grund, warum die gesamte Arbeitsumgebung überarbeitet und neu geschaffen werden sollte? Der digitale Arbeitsplatz sollte erst dann implementiert werden, wenn sich das Unternehmen – einschließlich der Stakeholder und der Geschäfts-, Personal- und Einrichtungsleiter – über den Zweck und das Ziel der Plattform einig geworden ist.
  • Strategie – Sie sollten eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz erarbeiten, um Initiativen und Änderungen in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Fertigung, Marketing, Vertrieb, Kundensupport, IT und Personalwesen (HR) zu steuern. Dazu muss ein Unternehmen verstehen, wie seine Mitarbeiter derzeit arbeiten und wie sie diese Prozesse mit einem digitalen Arbeitsplatz verbessern können.
  • Mitarbeitererfahrung – Überlegen Sie, was ein digitaler Arbeitsplatz beitragen kann, um die Mitarbeitererfahrung des Unternehmens zu verbessern, was wiederum zu einem besseren Kundenservice führt.
  • Mitarbeiterrollen – Machen Sie sich mit den verschiedenen Technologien vertraut, die von den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen verwendet werden. Die von der Personalabteilung verwendeten Systeme unterscheiden sich wahrscheinlich stark von der Technologie, die Ihre DevOps-Teams nutzen. Zu diesem Schritt gehören auch Faktoren wie die mobile Nutzung der Mitarbeiter während der Arbeit, der Technologiekonsum, das Wissen über die Organisation, die Anforderungen an die Zusammenarbeit und die Verantwortung für die Erstellung von Inhalten.

Zu den Schlüsselelementen eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes gehören:

  • Digitale Sicherheit – Die Kombination von sozialen Medien, Cloud Computing und mobilen Computertechnologien gefährdet die Datensicherheit. Digitale Arbeitsplätze müssen Technologien und Verfahren implementieren, um den Schutz von Daten in der Cloud zu gewährleisten und sie gleichzeitig auf mehreren Geräten verfügbar zu machen.
  • Geschäftsanwendungen – Der digitale Arbeitsplatz sollte ein breites Spektrum an skalierbaren Geschäftsanwendungen enthalten. Jede Anwendung sollte die Geschäftsprozesse in irgendeiner Weise unterstützen. Wissensmanagement (KM) und Plattformen für die Zusammenarbeit sind zwei wesentliche Anwendungen. Sie ermöglichen es den Benutzern, Projektdokumente an einem zentralen Ort zu speichern und in Echtzeit
  • Kompatibilität – Ein erfolgreicher digitaler Arbeitsplatz ermöglicht es den Mitarbeitern, mit jedem Gerät mit Internetanschluss auf Geschäftsanwendungen zuzugreifen.
  • Mobilität – Benutzer können von jedem beliebigen Ort und zu jeder beliebigen Tageszeit auf die Geschäftsanwendungen zugreifen.
  • Kommunikationsinfrastruktur – Ein digitaler Arbeitsplatz muss die gleichzeitige Daten-, Video- und Sprachkommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmensnetzes unterstützen.
  • Telekommunikationstools – Dazu gehören Videokonferenz- und Sprachanrufdienste, die es den Benutzern ermöglichen, in Echtzeit zu kommunizieren.

Die Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes

Das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes ist nicht neu. Im Zuge des digitalen Wandels in den Unternehmen verschwindet die Vorstellung von einer Arbeitsplatzgrenze immer mehr. Während die IT-Abteilungen im Zuge der modernen Desktop-Transformation die Benutzerdaten und -anwendungen vom Betriebssystem und dem jeweiligen Gerät entkoppeln, wollen die Benutzer diese Arbeitsplatzkomponenten überall und jederzeit zur Verfügung haben. Die Loslösung der Daten von der zugrundeliegenden Softwareplattform bietet den Mitarbeitern die nötige Flexibilität, um produktiver zu sein und effektiver zusammenzuarbeiten.

Diese Definition wurde zuletzt im November 2022 aktualisiert

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