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SharePoint als Werkzeug für einen digitalen Arbeitsplatz
Neue Arbeitsstrukturen, Vorschriften und Regionen haben Microsoft SharePoint immer wichtiger gemacht, denn auf der Plattform kann jeder überall arbeiten.
Die zunehmende Nutzung von SaaS-basierten Anwendungen und Online-Diensten, die über Web- und Mobile Apps bereitgestellt werden, hat neue digitale Arbeitsplätze geschaffen, bei denen die Mitarbeiter die meisten Tools, die sie für ihre Arbeit benötigen, von überall aus abrufen können. Um den Zugriff auf diese Tools zu zentralisieren, verwenden viele Unternehmen SharePoint. Das hat den Vorteil, dass sie damit nicht nur die Verknüpfungen zu den verschiedenen Services bereitstellen, sondern den Mitarbeitern auch weitere Funktionen anbieten.
Die meisten IT-Führungskräfte in Großunternehmen verstehen unter dem Begriff moderner oder digitaler Arbeitsplatz neue Aufgaben, für die den Benutzern neue und moderne Apps bereitgestellt werden müssen. Mit diesen Apps können die Mitarbeiter mehr Online-Services und -Technologien nutzen, was Effizienz, User Experience und Produktivität steigert.
Um den Mitarbeitern bei diesem Weg in die Digitalisierung zu helfen, setzen viele IT-Führungskräfte auf SharePoint als die bevorzugte Plattform. Damit lässt sich nicht nur aktueller Content ausgeben, sondern es ist auch ein Gateway zu allen anderen relevanten und erforderlichen Apps und Diensten innerhalb des Unternehmens. Heute wird von SharePoint-Administratoren erwartet, dass sie die Collaboration-Anwendung so einrichten, dass diese Plattform die neuen digitalen Arbeitsplätze entsprechend unterstützt.
SharePoint ist eine Intranet-Plattform, auf der Unternehmensanwender mit allen digitalen Assets kollaborieren und interagieren können. Die Möglichkeit, dass die Nutzer über diese Plattform auf ihre modernen Apps und Inhalte zugreifen können, hat SharePoint schnell in eine kritische Plattform verwandelt.
Nachfolgend fünf Gründe, warum SharePoint die erste Wahl ist, wenn es darum geht, eine Strategie für einen digitalen Arbeitsplatz zu unterstützen:
1. Das SharePoint-Intranet bietet allen digitalen Arbeitsplätzen einen zentralen Zugang
Der größte Bedarf bei Endanwendern besteht gegenwärtig darin, einen zentralen Zugang zu allen Branchenanwendungen und anderen Online-Diensten auf einer Plattform zu erhalten. Die Nutzer arbeiten heute mit mehr Anwendungen als jemals zuvor. Das hat zur Folge, dass SharePoint immer beliebter wird, da es viele unterschiedliche Applikations-Shortcuts erlaubt. Der Nutzer muss sich also nur einmal bei der Plattform anmelden und kann unmittelbar auf viele Anwendungen und Services zugreifen. Dies gilt vor allem für webbasierte Anwendungen wie die Services von Microsoft Office 365.
SharePoint kann auch verschiedene Anwendungen entsprechend ihrer Rolle oder Abteilung organisieren. Zum Beispiel können Mitarbeiter in einem HR-Portal auf alle Apps zugreifen, die zum Bereich der Mitarbeiterabrechnung gehören.
2. Die SharePoint-Konnektivität bietet eine nahtlose Integration mit Office-365-Services
Die fortdauernde kontinuierliche Migration zu Office 365 hat SharePoint für potenzielle Benutzer noch attraktiver gemacht. SharePoint Online lässt sich mit OneDrive for Business, Office 365 Gruppen, Power BI, PowerApps und Flow integrieren. So entsteht ein umfassendes Content-Management-System, über das die User auf weitere Inhalte von Office 365 zugreifen können.
Da auch alle anderen Office-365-Komponenten über Business Intelligence (BI), Automatisierung und Collaboration verfügen, ist diese Plattform ein ideales Werkzeug für den Start einer digitalen Arbeitsplatzinitiative.
3. Das neue Apps-Modell von Office 365 macht SharePoint noch attraktiver
Apps sind ein neues Feature in Office 365. In SharePoint können neue Business-Apps für jede Nutzung und Bereitstellung mithilfe von PowerApps schnell entworfen und implementiert werden.
Diese Apps können nicht nur im SharePoint-Browser, sondern auch über die nativen PowerApps genutzt werden. Unternehmen nutzen diese Apps für alles, vom Sammeln und Erfassen von Bildern bei der Befragung verschiedener Standorte bis hin zur Erfassung der Kosten für die Mitarbeiter.
4. End User Engagement durch Markenidentität und ein zentralisiertes App-Modell
Immer mehr Unternehmen sehen, dass die Zahl der Apps, die die Mitarbeiter nutzen, immens groß geworden ist. Um dem entgegenzuwirken, fokussiert sich IT auf SharePoint. Hiermit lassen sich Apps kategorisieren und erlauben einen zentralen Zugriff auf die verschiedenen Business-Tools, die die Endanwender benötigen.
Das hat außerdem den Vorteil, dass SharePoint so implementiert werden kann, dass es den Markenauftritt eines Unternehmens unterstützt und für jede App auch zusätzliche Bedienungshilfen eingerichtet werden können.
5. Apps in SharePoint helfen beim Anlegen einer digitalen Arbeitsplatzstrategie
Microsoft und einige seiner unabhängigen Softwareanbieterpartner im SharePoint-Bereich konnten bereits sinnvolle SharePoint-Produkte erfolgreich in Vorlagen verpacken, die sich schnell implementieren und übernehmen lassen. Apps für Mitarbeiter-Self-Service-Portale, die fertige Formulare, Bibliotheken für Richtlinien und andere HR-bezogene Dokumente sowie eine Handvoll anderer Produkte wie IT-Portale und Vertriebs- und Marketinganwendungen enthalten, werden ebenfalls gebündelt, damit Unternehmen sie schnell und mit geringem Aufwand einsetzen können.
Anbieter wie 365Appz und SP Marketplace sind zwei Beispiele für Unternehmen, die erfolgreich SharePoint-Vorlagen eingesetzt haben.
Auf dem Weg zur Unterstützung eines modernen und digitalen Arbeitsbereichs erkennen SharePoint-Administratoren die Möglichkeiten, die SharePoint den Mitarbeitern bietet, in einer mit webbasierten Anwendungen gefüllten Umgebung produktiver zu werden.
Allerdings gibt es immer noch Risiken im Zusammenhang mit der SharePoint-Implementierung sowie Verzögerungen bei der Geschäftsausrichtung und der ordnungsgemäßen Unternehmensführung. SharePoint-Administratoren müssen bei der Einführung von SharePoint und dem Change Management sorgfältig vorgehen, um den Erfolg der Initiative für den digitalen Arbeitsbereich sicherzustellen.
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