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SAP S/4HANA: Warum Schulungen vor dem Einsatz notwendig sind
Bei der Einführung von SAP S/4HANA spielt auch die optimale Schulung der Mitarbeiter eine wesentliche Rolle. Der Beitrag zeigt, auf was geachtet werden sollte.
Die Umstellung auf SAP S/4HANA erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung. Eine Schlüsselkomponente des Erfolgs liegt dabei in der richtigen Schulung der Mitarbeiter. Verschiedene Formate wie Präsenztrainings, Online-Kurse und Workshops bieten flexibel gestaltete Schulungen, in denen die Anwender lernen, wie sie das neue System einsetzen. In vielen Fällen ist ein Mix dieser Möglichkeiten sinnvoll.
Fachabteilungen sollten ihre Anforderungen im Voraus definieren, damit die Schulungen bedarfsgerecht ausgestaltet werden können und in jeder Abteilung sichergestellt ist, dass die Mitarbeiter die neuen Funktionen in SAP S/4HANA richtig nutzen. Ohne ausreichende und gut geplante Schulungen verschenken Unternehmen viel Potenzial beim Einsatz von SAP-Lösungen.
Ausgewogene Schulungsmethoden sind wesentlich
Ein Mix aus theoretischen und praktischen Lernmodulen sichert ein tiefes Verständnis der neuen Software. Spezialisierte Trainings für verschiedene Rollen im Unternehmen, von Endanwendern bis hin zu Administratoren, stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter das Wissen erlernt, welches für seine jeweilige Position benötigt wird. Das stellt sicher, dass alle Funktionen in der neuen Software so optimal wie möglich eingesetzt werden können.
Umfassende Benutzerdokumentationen und Handbücher unterstützen dabei, dass Anwender bei Fragen oder Problemen schnell Lösungen finden. Ansonsten drohen Fehler bei der Auftragserfassung oder -Umsetzung. Das wiederum resultiert zwangsläufig in höheren Kosten, bis hin zum Verlust von Aufträgen oder sogar Kunden. Die Verfügbarkeit von 24/7-Support und eine interne FAQ-Datenbank erleichtern den Übergang und reduzieren Unsicherheiten. Nicht in jedem Unternehmen ist ein 24/7-Support notwendig. Wenn aber Anwender rund um die Uhr mit dem System arbeiten, zum Beispiel in verschiedenen Zeitzonen, kann ein einheitlicher Support die richtige Lösung sein.
Wichtige Punkte nach dem Umstieg auf SAP S/4HANA
Nach der Implementierung von S/4HANA ist eine kontinuierliche Überwachung der Systemleistung sowie eine regelmäßige Erfassung von Mitarbeiter-Feedback unerlässlich. Nur so lassen sich eventuelle Probleme frühzeitig identifizieren und beheben. Das sollte wiederum in Schulungen einfließen – sowohl bei Anwendern als auch Administratoren.
Mit der Zeit werden zusätzliche Funktionen und Updates im System integriert. Eine fortlaufende Schulung und Anpassung der Systeme sind daher notwendig. Es ist durchaus sinnvoll, regelmäßig und dauerhaft Schulungen einzuplanen, zum Beispiel für neue Mitarbeiter.
KPIs (Key Performance Indicators) unterstützen dabei, den Erfolg der Implementierung zu messen. Durch die Analyse dieser Daten können Unternehmen feststellen, wo weitere Optimierungen notwendig sind. Hier sind Schulungen für SAP-Admins notwendig, in denen sie lernen die SAP-Umgebung zu überwachen und Fehler schnell und in der richtigen Weise zu beben.
Von diesem Punkt aus lassen sich mögliche Problembereiche identifizieren, die durch weitere Schulungen oder Systemanpassungen adressiert werden können. Darüber hinaus sollten Unternehmen stets die neuesten Updates und Funktionen von SAP S/4HANA im Auge behalten, um die Software kontinuierlich zu optimieren. Hier sind ebenfalls Schulungen notwendig, zum Beispiel bei Umgang der Anwender und Administratoren mit neuen Updates. Beim Betrieb in der Cloud, zum Beispiel in Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) oder Google Cloud übernimmt der Anbieter die Aktualisierungen. Aber auch hier gilt es zu beachten, dass neue Funktionen und Updates angepasste Schulungen erfordern.
Was sollte geschult werden?
In der Implementierungsphase von SAP S/4HANA sollten unbedingt Schlüsselkomponenten in den Schulungsplan integriert werden, um einen größtmöglichen Nutzen zu gewährleisten. Dazu gehört insbesondere Finance, die Komponente von S/4HANA, welche für die Abbildung der Finanzprozesse und die Integration mit anderen Geschäftsbereichen zentral ist. Eine eingehende Schulung in der Verwaltung von Hauptbuch, Debitoren und Kreditoren ist hier meistens notwendig. Außerdem sollte das Modul für Human Resources (SuccessFactors) nicht vernachlässigt werden, da Personalprozesse und -daten von hoher Sensibilität sind. Für das Supply Chain Management sind Schulungen im Bereich Advanced Planning und Optimizer (APO) sowie im Warehouse Management von entscheidender Bedeutung.
Auf technischer Seite sind Schulungen im Bereich der Fiori-Benutzeroberfläche und der HANA-Datenbankarchitektur wichtig, um eine effiziente Nutzung und eventuelle Anpassungen zu gewährleisten. Zusätzlich sollten spezielle Trainings für die Integration von Business Intelligence Tools und Berichtsfunktionalitäten durchgeführt werden, da diese für datengesteuerte Entscheidungsfindung zentral sind. Jedes dieser Module und technischen Komponenten stellt spezifische Anforderungen an die Schulung der Mitarbeiter und sollte daher im Schulungsplan gesondert geplant werden.
Wahl des Schulungsformats und Methodik
Je nach Unternehmensgröße, Standortverteilung und Budget kann das Schulungsformat variieren. Dabei ist nicht nur die Wahl zwischen Präsenztraining und E-Learning zu treffen, sondern auch die Methodik der Schulung sollte definiert werden. Ob simuliertes Arbeiten an Testsystemen oder der Einsatz von Gamification-Elementen muss im Einzelfall geplant werden, unter Umständen mit einem Dienstleister, der in diesen Bereichen erfahren ist.
Der Einsatz von Gamification-Elementen in der Schulung für SAP S/4HANA kann die Lernmotivation und -effizienz steigern. Durch die Integration von spielbasierten Elementen wie Punktesystemen, Bestenlisten oder virtuellen Auszeichnungen wird der Schulungsprozess nicht nur interaktiver, sondern auch engagierter. Gamification fördert den Wettbewerb unter den Mitarbeitern und kann so den Anreiz erhöhen, sich intensiver mit den Schulungsinhalten auseinanderzusetzen. Die unmittelbare Rückmeldung durch Punkte oder Auszeichnungen ermöglicht den Mitarbeitern, ihren Lernfortschritt direkt zu messen und sich mit Kollegen zu vergleichen.
Zusätzlich können komplexe Themen wie die Bedienung spezieller Module oder die Datenanalyse durch spielerische Elemente veranschaulicht werden, wodurch die Inhalte leichter verständlich und greifbarer werden. Besonders bei langwierigen und komplexen Schulungsprogrammen kann Gamification dazu beitragen, die Aufmerksamkeit und das Engagement der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten. In der Praxis hat sich gezeigt, dass durch Gamification der Transfer des erworbenen Wissens in den Arbeitsalltag verbessert wird, da die Mitarbeiter aktiver und motivierter an der Schulung teilnehmen.
Eine SAP S/4HANA-Umgebung ist komplex und bietet für diverse Unternehmensrollen spezialisierte Funktionen. Daher sollten auch spezielle Schulungsprogramme für die verschiedenen Rollen im Unternehmen entwickelt werden, vom Endbenutzer in der Buchhaltung bis zum IT-Administrator. Begleitmaterialien wie Handbücher, Quickstart-Guides oder Video-Tutorials sollten generell immer erstellt und zugänglich gemacht werden.
Beispiel für die Umsetzung von Schulungen zu SAP S/4HANA
In einem mittelständischen Unternehmen mit Fertigungsorientierung steht die Implementierung von SAP S/4HANA auf der Agenda. Nach einer sorgfältigen Bedarfsanalyse entscheidet sich die IT-Abteilung, eine modulare Schulungsstrategie zu entwickeln. Für die Mitarbeiter der Produktion liegt der Fokus auf der Schulung für das Produktionsplanungs- und Steuerungsmodul von SAP S/4HANA (PP). Nach einer allgemeinen Einführung in die Benutzeroberfläche und die Grundfunktionalitäten erhalten die Teilnehmer eine spezifische Schulung zu Themen wie Materialbedarfsplanung, Fertigungsauftragsmanagement und Kapazitätsabgleich.
Parallel dazu werden spezielle Workshops für die IT-Administratoren angeboten, die tiefer in die Systemarchitektur und das Customizing eintauchen. Ergänzend werden Handbücher und Video-Tutorials bereitgestellt, die konkrete Anleitungen für alltägliche Aufgaben bieten, etwa das Anlegen neuer Fertigungsaufträge oder die Durchführung einer ABC-Analyse. Ein internes Forum dient dem Erfahrungsaustausch, und ein Ticketsystem ist für technische Fragen und Probleme eingerichtet. Über ein Feedback-System werden die Schulungsergebnisse kontinuierlich evaluiert, um den Schulungsplan dynamisch anzupassen und stetig zu verbessern.
