Hauptbuch (General Ledger)
Ein Hauptbuch (General Ledger) ist ein Satz von Nummernkonten, die ein Unternehmen verwendet, um seine Finanztransaktionen zu verfolgen und Finanzberichte zu erstellen. Jedes Konto ist ein eindeutiger Datensatz, der alle Arten von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträgen und Aufwendungen zusammenfasst. Ein Kontenplan listet alle Konten im Hauptbuch auf, die bei einem großen Unternehmen in die Tausende gehen können.
Während des Buchhaltungsprozesses werden andere Sätze außerhalb des Hauptbuchs, sogenannte Journale oder Tagesbücher, für die tägliche Erfassung von Vorgängen, wie zum Beispiel Barzahlungen für eine Rechnung, verwendet und deren Summen auf entsprechende Konten im Hauptbuch gebucht. In der Buchhaltungssoftware werden die Transaktionen stattdessen typischerweise in Nebenbüchern oder Modulen erfasst.
Die im Hauptbuch berechneten Summen werden dann in anderen zentralen Finanzberichten erfasst, insbesondere in der Bilanz, die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten erfasst, und in der Gewinn- und Verlustrechnung, die Erträge und Aufwendungen ausweist.
Die Gewinn- und Verlustrechnungen werden als temporäre Konten betrachtet und am Ende des Rechnungsjahres abgeschlossen. Ihre positiven oder negativen Nettoguthaben werden dem Eigenkapitalanteil der Bilanz hinzugerechnet, insbesondere dem Eigenkapital eines privaten Unternehmens oder den Gewinnrücklagen eines gemeinnützigen Unternehmens, und Zahlen, die durch Abzug von Verbindlichkeiten vom Vermögen abgeleitet werden. Im Gegensatz dazu sind die Konten, die in die Bilanz einfließen, permanente Konten, die zur Verfolgung der laufenden finanziellen Situation des Unternehmens verwendet werden.
Hauptbuchkonten sind keine Budgetkonten. Stattdessen zeigen sie die tatsächlichen Ausgaben oder Einnahmen und nicht nur die in einem Budget projizierten Beträge.
Arten von Hauptbuchkonten
Im Allgemeinen enthält das Hauptbuch Konten, die der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz entsprechen, für die sie bestimmt sind.
Der Einnahmenteil der Gewinn- und Verlustrechnung kann Summen aus den Hauptbuchkonten für Barmittel, Vorräte und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen beinhalten - Gelder, die dem Unternehmen geschuldet sind -, die manchmal in Abteilungen wie Vertrieb und Service und damit verbundene Aufwendungen unterteilt sind. Die Aufwandsseite der Gewinn- und Verlustrechnung kann auf Hauptbuchkonten für Zinsaufwendungen und Werbeaufwendungen basieren.
Andere Hauptbuchkonten fassen Transaktionen für Anlagenkategorien wie Maschinen sowie Anlagen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder Darlehen zusammen.
Andere Arten von Hauptbuchkonten
Während die oben genannten Konten in jedem Hauptbuch erscheinen, können andere Konten verwendet werden, um spezielle Kategorien zu verfolgen, nützliche Berechnungen durchzuführen oder Gruppen von Konten zusammenzufassen. Letzterer Typ wird als Abstimmkonto bezeichnet.
Ein Buchhalter kann beispielsweise ein T-Konto - so genannt wegen seiner T-Form - verwenden, um nur die Be- und Entlastungen in einem bestimmten Hauptbuchkonto zu verfolgen.
Abrechnungszyklus
Nach den Regeln der doppelten Buchführung muss jede Buchung im Hauptbuch an zwei Stellen erscheinen: einmal als Belastung und einmal als entsprechende Entlastung. Und die beiden zusammengenommen müssen gleich Null sein.
Die Begriffe Soll und Haben haben keine alltägliche Bedeutung, und ob jeder von ihnen zur Summe eines Kontos addiert oder subtrahiert werden, hängt von der Art des Kontos ab. Beispielsweise führt die Belastung eines Ertragskontos zu einer Erhöhung, während die gleiche Aktion auf einem Aufwandskonto zu einer Verringerung führt.
Hauptbuchabstimmung
Am Ende jeder Abrechnungsperiode wird eine Bilanzsumme berechnet, indem alle Soll- und Habenkonten und deren Summen aufgelistet und die Soll- von den Habenkonten getrennt werden. Die Soll- und Habenkonten werden dann summiert, um sicherzustellen, dass beide gleich sind. Wenn dies nicht der Fall ist, kann der Buchhalter nach Fehlern in den Konten und Journalen suchen.
Die Summenbilanz kann jedoch nicht als Nachweis dafür dienen, dass die anderen Aufzeichnungen fehlerfrei sind. Wenn beispielsweise Journalbuchungen für eine Belastung und die entsprechende Entlastung nie erfasst wurden, würden die Summen in der Summenbilanz trotzdem übereinstimmen.
Unternehmen verwenden einen Hauptbuchabstimmungsprozess, um solche Fehler in den Buchhaltungsunterlagen zu finden und zu beheben.
Software für die Hauptbuchhaltung
Über Jahrhunderte hinweg wurden die Hauptbücher auf Papier geführt, aber in den letzten Jahrzehnten wurden sie typischerweise in der Unternehmensbuchhaltung und in ERP automatisiert, das zentrale Buchhaltungsfunktionen mit Modulen zur Verwaltung verwandter Geschäftsprozesse wie Auftragsmanagement und Personalwesen integriert. Ein Hauptbuch ist auch Komponente des Enterprise Asset Managements (EAM).
