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Microsoft Teams vs. Zoom: Welche Plattform passt zu Ihnen?

Bei der Entscheidung zwischen Teams und Zoom sollte man zuvor alle Funktionen und Features evaluieren. Ein umfassender Vergleich der Collaboration-Plattformen.

2020 hat die Coronapandemie viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken und Strategien hierfür zu entwickeln. Dies hat den Bedarf an Collaboration-Tools für Mitarbeiter an entfernten Standorten stark gesteigert.

Als Unternehmen im Verlauf der COVID-19-Pandemie nach Möglichkeiten suchten, ihre Mitarbeiter virtuell miteinander zu vernetzen, wurden vor allem zwei Collaboration-Optionen immer wieder genannt: Microsoft Teams und Zoom.

Beide Tools unterstützen Mitarbeiter an Remote-Standorten. Allerdings sind beide unterschiedlich ausgestattet. Jede Plattform differenziert sich von der anderen in ihrer Benutzerfreundlichkeit, ihrem Funktionsumfang und ihren Integrationsfähigkeiten.

In diesem Artikel analysieren wir die Unterschiede von Microsoft Teams und Zoom und werfen einen Blick auf Einschränkungen, Sicherheitsvorkehrungen, Preisgestaltung und Anwendungsfälle für eine mögliche Bereitstellung. Die Analyse kann Ihnen helfen herauszufinden, welche Plattform für die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten geeignet ist.

Microsoft Teams – Geschichte und Produktausrichtung

Microsoft startete Teams im Jahr 2017 als Nachfolger für Skype for Business und fügte es als Kernkomponente zu Microsoft 365 Business und Enterprise hinzu. Im Jahr 2018 brachte Microsoft eine kostenlose Version von Teams auf den Markt. Zielgruppe für diese Version sind Anwender, die nur einige der Funktionen benötigten, zum Beispiel Chat, Online-Meetings und Dateispeicherung.

Warum Microsoft das tat: Teams sollte erstens möglichst vielen Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Und IT-Leiter sollten zweitens davon abgehalten werden, sich für alternative Collaboration-Software zu entscheiden. Microsoft hat mit Teams eine Umgebung geschaffen, in der IT-Leiter sagen sollen: Da wir bereits über Microsoft 365 dafür bezahlen, können wir Teams auch als Plattform für die geschäftliche Zusammenarbeit nutzen. Bislang hat diese Taktik funktioniert.

1. Preisgestaltung

Teams ist Teil des Microsoft-365-Business- und Enterprise-Pakets. Die Preise reichen von 4,20 Euro pro Benutzer und Monat für Microsoft 365 Business Basic bis zu 53,70 Euro pro Benutzer und Monat für Microsoft 365 E5.

Die Funktionen und Fähigkeiten der kostenpflichtigen Versionen sind identisch, während die kostenlose Version Einschränkungen aufweist. Zum Beispiel ist die Dateispeicherkapazität der kostenlosen Teams-Version auf zwei GB pro Benutzer des gemeinsam genutzten Speicherplatzes festgelegt. Alle kostenpflichtigen Versionen erlauben hingegen, Daten bis zu ein TB pro User zu speichern.

Darüber hinaus sind nützliche Funktionen, wie die Möglichkeit zur Aufzeichnung von Online-Sitzungen und verschiedene Managementoptionen, in der kostenlosen Version nicht verfügbar. Wenn Unternehmen stark auf Funktionen zur Zusammenarbeit angewiesen sind, sollten sie sich für eine kostenpflichtige Version entscheiden.

Zusätzlich zu den Grundfunktionen der kostenpflichtigen Version können Unternehmen weitere Optionen erwerben. Diese sind besonders nützlich, wenn sie nach einer All-in-One-Plattform suchen, die mit Telefonanlagen, mit dem öffentliche Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) und mit Audiokonferenzen umgehen können. Diese Zusatzlizenzen bestimmen auch die Art des bezahlten Business- oder Enterprise-Plans, für den sich der Kunde entscheiden kann.

Wenn Sie derzeit beispielsweise über einen der drei Microsoft 365 Business-Pläne verfügen, können Sie entweder auf Microsoft 365 Business Voice mit – oder ohne – Anrufplan upgraden. Bei Business Voice ohne Anrufplan können Sie die Lizenz von einem Microsoft-Partner oder -Händler erwerben, der Ihnen beim Einrichten von Business Voice hilft.

Der Plan ist vor allem für Unternehmen gedacht, die Ihren eigenen Anrufplan mitnehmen beziehungsweise konfigurieren. Business Voice mit Anrufplan können Sie direkt bei Microsoft kaufen, die dann die Einrichtung und die Abwicklung der Anrufe übernehmen. Eine Übersicht über die Verfügbarkeit und Funktionen bietet Microsoft auf seiner Website.

2. Implementierung und Benutzerfreundlichkeit

Der Vorteil von Teams ist, dass die Software wie alle anderen Microsoft-Anwendungen und -Dienste innerhalb von Microsoft 365 bereitgestellt und verwaltet wird. Da es sich bei 365 um Software as a Service (SaaS) handelt, sind vor Ort weder Server noch Software erforderlich. Die gesamte Verwaltung erfolgt über das Online-Management-Portal von Microsoft 365. Administratoren können es somit über eine bekannte Oberfläche verwalten und bereitstellen.

3. Funktionen und Einschränkungen für Videokonferenzen

Teams verfügt über eine Reihe von Funktionen für Videokonferenzen. Dazu gehören beispielsweise Desktopfreigabe/Bildschirmfreigabe, Whiteboards und Chat während eines Meetings. Teams ermöglicht Online-Sitzungen mit bis zu 10.000 gleichzeitigen Teilnehmern. Darüber hinaus unterstützt Teams eigene Geräte für Videokonferenz-Besprechungsräume und kooperiert mit Drittherstellern von Sprach- und Videohardware, die Teams-kompatible Produkte verkaufen.

Diese speziellen Produkte unterstützen den One-Touch-Betrieb und sind vollständig in das Microsoft-365-Ökosystem integriert. Davon profitieren insbesondere Organisationen, die Teams in Active Directory und Outlook integrieren möchten.

Abbildung 1: Vergleich der Funktionen und Eigenschaften von Microsoft Teams und Zoom.
Abbildung 1: Vergleich der Funktionen und Eigenschaften von Microsoft Teams und Zoom.

Teams verfügt mit seinen Funktionen für Videokonferenzen über Features, die den Angeboten vieler Mitbewerber entsprechen. Die Plattform wird allerdings am häufigsten für unternehmensinterne – und nicht unternehmensübergreifende – Videokonferenzen eingesetzt. Für Videokonferenzen zwischen verschiedenen Unternehmen tendieren Benutzer zu Cisco Webex oder Zoom – was zum Teil auf deren schlankeren Ansatz bei der Veranstaltung von Online-Meetings zurückzuführen ist.

4. Telefoniefunktionen und -einschränkungen

Die Telefoniefähigkeiten von Teams lassen sich grob in drei Kategorien unterteilen. Erstens ist für Unternehmen, die ihr derzeitiges Business-Telefoniesystem durch Teams ersetzen möchten, der 365 Business Voice Plan verfügbar. Damit können Teams die internen Nebenstellen eines Unternehmens, die interne Anrufweiterleitung, Voicemail, Sammelanschlüsse und andere Unified-Communications-Funktionen (UC) verwalten.

Zweitens können Teams-Anwender für externe Anrufe über das öffentliche Telefonnetz einen PSTN-Service eines Drittanbieters nutzen und Teams einfach auf den Session Border Controller (SBC) des Drittanbieters verweisen. Dieser wickelt dann alle externen Anrufe ab. Alternativ kann Teams Business Voice – abhängig von der gekauften Lizenz für den Anrufplan – für interne Sprachanrufe sowie für Inlands- und Auslandsgespräche eingesetzt werden.

Drittens bietet Teams eine Audiokonferenzoption an, die reine Audiokonferenzen umfasst oder ein Paket, das Video- und PSTN-Audiokonferenzen kombiniert.

5. Integrationsfähigkeiten und Funktionen

Einer der größten Vorteile von Teams ist die nahtlose Integration in andere Microsoft-365-Produkte. Hinzu kommt die Unterstützung von Drittanbietern für beliebte Unternehmensanwendungen wie ServiceNow, Salesforce und Trello. Durch diese Integration von Drittanbietern können Unternehmen viele Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren.

6. Sicherheit und Compliance

Teams ist mit demselben Security Framework ausgestattet, das die gesamte Microsoft-365-Infrastruktur schützt. Der Zugriffsschutz umfasst Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-On (SSO) und Datenverschlüsselung. Teams wird auch mit Advanced Threat Protection (ATP) von Microsoft bereitgestellt, um sicherzustellen, dass sich in den Dateien der Benutzer nichts Bösartiges verbirgt. Zu den Compliance-Funktionen gehören Aufbewahrungsrichtlinien, eDiscovery, Legal Hold, Inhaltssuche und eine Vielzahl von Prüf- und Berichtsfunktionen.

Zoom – Geschichte und Produktausrichtung

Der Start von Zoom erfolgte 2011, nachdem Gründer Eric Yuan Cisco verlassen hat, um das neue Unternehmen Saasbee auf die Beine zu stellen. Im Jahr 2012 änderte Yuan den Namen des Unternehmens in Zoom. Damals wie heute war es das vorrangige Ziel von Zoom, Unternehmen und Kunden ein funktionsreiches und benutzerfreundliches Videokonferenz- und Collaboration-Werkzeug anzubieten.

In den ersten Jahren war Zoom darum bemüht, auf dem Markt für Video- und Web-Meetings Fuß zu fassen. Zu der Zeit wurde dieses Segment von Akteuren wie Adobe, Cisco, LogMeIn (GoToMeeting) und Microsoft dominiert.

Bis 2017 hatte Zoom mehrere Startkapitalrunden durchlaufen, Partnerschaften mit kritischen Drittanbietern aufgebaut und mehr als 40 Millionen Benutzer angezogen. Anfang 2019 ging Zoom an die Börse. Während das Unternehmen weiter florierte, kam mit der COVID-19-Pandemie dann eine echte Popularitätsexplosion.

Was ist bei Zoom anders als bei Microsoft Teams? Teams strebt danach, eine All-in-One-Plattform für die geschäftliche Zusammenarbeit zu sein, die Videokonferenzen, Audiokonferenzen, Telefondienste, Chat und Dateifreigabe umfasst. Zoom hingegen konzentriert sich – zumindest ursprünglich – ausschließlich auf Video- und Online-Meeting-Funktionen. Zwar sahen einige Anwender dies in der Vergangenheit als limitierenden Faktor an, doch andere waren überzeugt, dass Zoom genau die Funktionen bot, die sie benötigten – ohne zusätzlichen Overhead oder komplizierte Schnittstellen.

Mittlerweile hat Zoom diese Philosophie aufgeweicht und damit begonnen, sowohl Chat- als auch Business-PBX-Funktionen in seine Produktpalette aufzunehmen. Der Grund ist, dass das Unternehmen nun ebenfalls versucht, einen One-Stop-Shop – also eine Lösung aus einer Hand – für die meisten Anforderungen der geschäftlichen Zusammenarbeit anzubieten.

1. Preisgestaltung

Wie Teams bietet auch Zoom eine eingeschränkte, kostenlose Version seines Produkts an. Diese Version beschränkt die Anzahl der Benutzer auf 100 und die Dauer jeder Sitzung auf 40 Minuten. Eine Cloud-Aufzeichnung ist nicht verfügbar.

In der Bezahlvariante werden drei kostenpflichtige Pläne angeboten: Pro, Business und Zoom United Business. Die Preise beginnen bei 139,90 Euro pro Jahr und Lizenz für die Pro-Variante. Für Business-Lizenzen mit mehr als 100 Host-Lizenzen sinken die Preise pro Benutzer. Die maximale Anzahl von Meeting-Teilnehmern hängt vom gewählten Plan ab. Die weiteren Optionen innerhalb jedes Plans sind Support- und Enterprise-Funktionen, wie zum Beispiel Vanity-URLs, SSO-Unterstützung und der Umfang des verfügbaren Cloud-Speicherplatzes.

2. Implementierung und Benutzerfreundlichkeit

Wie Teams ist Zoom ein SaaS-Angebot. Daher wird vom Standpunkt der Implementierung und Bereitstellung nur die Clientsoftware benötigt. Alle Konfigurations- und Verwaltungsaufgaben werden über ein Online-Portal durchgeführt, das auf die Public Cloud von Zoom zugreift.

Das Markenzeichen von Zoom ist die einfache Bedienung. Die Benutzeroberfläche ist simpel und intuitiv. Sie sieht auf mehreren Geräten und Plattformen ähnlich aus und funktioniert auch ähnlich.

3. Videokonferenzfunktionen und -einschränkungen

Zoom bietet eine Vielzahl von Videokonferenz-Features. Dazu gehören die Unterstützung von Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmern – oder bis zu 1.000 mit einer großen Meeting-Lizenz –, simultane Bildschirmfreigabe, virtuelle Hintergründe, Terminplanung und Kalenderintegration, Whiteboards, private Besprechungen und Gruppen-Messaging sowie die Möglichkeit, bis zu 49 gleichzeitige Videokonferenz-Streams zu unterstützen. Zoom verkauft auch Lizenzen für Zoom Rooms und Zoom Conference Room Connector. Mit diesen können Anwender Session-Initiation-Protocol- oder H.323-fähige Videokonferenzprodukte für Konferenzräume von Drittanbietern wie Polycom, Cisco und Lifesize anschließen.

Zoom hatte seit Anfang 2020 Mühe, sich auf das massive Wachstum des Unternehmens einzustellen. In der Folge beschwerten sich einige Anwender über die Zuverlässigkeit und Leistung des Systems. Zu den funktionalen Einschränkungen gehören das Fehlen von Echtzeit-Transkription und einige Outlook- und Google-Kalender-Funktionen, die andere Wettbewerber anbieten.

4. Telefoniefunktionen und -einschränkungen

Für Sprachverbindungen können Zoom-Teilnehmer entweder Voice over IP (VoIP) oder PSTN-Einwahlnummern verwenden. Diese Funktionalität ist seit Jahren in Zoom integriert. Neu ist Zooms Einstieg in die Cloud-basierte Enterprise Unified Communications (UC) – bekannt als Zoom Phone.

Dieses Feature ist in drei verschiedenen Plänen ab 89 Euro pro Jahr und Benutzer erhältlich. Es beinhaltet interne und PSTN-Sprachübertragung, Voicemail, Anrufweiterleitung, Sammelanschlüsse und automatische Telefonzentralen. Eine eigene Telefonhardware bietet Zoom nicht an. Stattdessen arbeitet das Unternehmen mit einer Reihe von Drittanbietern von Telefon-, Pager- und Intercom-Hardware zusammen, darunter Algo, Cisco, Polycom und Yealink.

Im Gegensatz zu anderen verfügbaren SaaS-basierten UC-Optionen – einschließlich Microsoft Teams – benötigt Zoom einen PSTN-Drittanbieter. Zoom bietet keine Option zur Verwaltung von DID- oder Orts- und Ferngesprächen direkt über den Dienst. Stattdessen müssen die Benutzer Anrufe an einen externen Session Border Controller (SBC) weiterleiten.

5. Integrationsfähigkeiten und -features

Nicht zuletzt dank seiner überwältigenden Beliebtheit während der Coronapandemie verweist Zoom auf eine Vielzahl von Drittanbieterintegrationen – darunter Microsoft, Google, Salesforce und Okta. Allerdings hat Teams durch die Integration in Outlook für die Kalendererstellung und OneDrive für das File Sharing einen leichten Vorsprung.

6. Sicherheit und Compliance

Kunden bewerten die Fähigkeit von Zoom, Webkonferenzen zu sichern und Daten zu schützen, die innerhalb der Cloud-Plattform ausgetauscht werden, ambivalent. Negativ machten sich die bekannt gewordenen Sicherheits- und Datenschutzvorfälle bemerkbar, die das Unternehmen Anfang 2020 plagten. Nicht zuletzt aufgrund dieser Vorfälle hat die Sicherheit bei Zoom im Moment oberste Priorität. Inzwischen hat das Unternehmen daran gearbeitet, Fehler zu beheben und das Vertrauen in die Plattform sowohl für den persönlichen als auch für den beruflichen Gebrauch wiederherzustellen.

Welche Plattform passt zu Ihrem Unternehmen?

Bei der Entscheidung zwischen Microsoft Teams und Zoom müssen zwei Anforderungen an die Zusammenarbeit berücksichtigt werden.

Die erste ist, ob Ihr Unternehmen eine vollständige Suite von Collaboration-Diensten benötigt, die nicht nur Audio- und Videokonferenzen, sondern auch Chat, Dateifreigabe und unternehmensweite PBX- und PSTN-Dienste umfasst. Wenn Ihre Benutzer alle dies benötigen, dann ist Microsoft Teams wahrscheinlich die bessere Wahl.

Die zweite Frage ist, ob Ihre Benutzer nur Videokonferenzen benötigen, und ob auch externe Unternehmen an der Konferenz teilnehmen. Ist dies der Fall, ist Zoom eine wesentlich elegantere und benutzerfreundlichere Online-Konferenz-Plattform.

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