Führungskräfte müssen in Backup-Richtlinien einbezogen werden

Warum sind Backup-Richtlinien wichtig?

Bei Backups wird eine Kopie von Daten erstellt und an einem anderen Ort gespeichert, damit sie im Fall von Verlust, Beschädigung oder Angriff wiederhergestellt werden können. Eine Backup-Richtlinie legt fest, welche Daten gesichert werden, wie oft Sicherungen erfolgen, wo sie gespeichert werden und wer dafür verantwortlich ist. Sie ist damit ein zentraler Baustein für Datenresilienz, Geschäftskontinuität und Disaster Recovery.

Im Folgenden sind einige Bereiche aufgeführt, in denen Backup-Richtlinien einen besonders großen Einfluss haben können.

Sicherheitsvorfälle

Daten zählen zu den wertvollsten Vermögenswerten eines Unternehmens. Entsprechend wichtig ist es, sie vor allen relevanten Risiken zu schützen. Dazu gehören ungepatchte Schwachstellen, Fehlkonfigurationen, fehlende Zugriffskontrollen und Phishing-Angriffe, die gezielt auf Mitarbeitende abzielen.

Wenn ein Sicherheitsvorfall auftritt, müssen Daten schnell und zuverlässig wiederhergestellt werden können. Ohne klare Backup-Richtlinie und getestete Wiederherstellungsverfahren steigen Kosten, Ausfallzeiten und operatives Risiko deutlich. Gerade im Zusammenhang mit Ransomware ist es entscheidend, nicht nur zu sichern, sondern auch regelmäßig die Wiederherstellung zu testen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Unternehmen müssen regulatorische und vertragliche Anforderungen einhalten, die oft auch die Aufbewahrung, Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Daten betreffen. Dazu gehören je nach Branche und Region etwa Datenschutz- und Informationssicherheitsvorgaben sowie interne Audit-Anforderungen.

Backup-Richtlinien helfen dabei, Daten systematisch zu organisieren, Aufbewahrungsfristen festzulegen und Nachweise für Audits bereitzustellen. Das kann Compliance-Prozesse vereinfachen und das Risiko von Verstößen reduzieren. Führungskräfte sollten diese Anforderungen nicht dem Betrieb überlassen, sondern als Teil der Unternehmenssteuerung verstehen.

Schutz von Kundendaten

Kunden erwarten, dass Unternehmen ihre Daten nicht nur verfügbar halten, sondern auch angemessen schützen. Dazu gehören klare Regeln für Zugriff, Verschlüsselung, Aufbewahrung und Wiederherstellung. Eine gute Backup-Strategie ist deshalb immer auch ein Beitrag zum Datenschutz und zur Vertrauensbildung.

Führungskräfte sollten darauf achten, dass sensible Daten in Backups ausreichend geschützt werden und dass die Richtlinie mit den geltenden Datenschutzanforderungen übereinstimmt. Transparenz bedeutet dabei nicht, jede technische Einzelheit offenzulegen, sondern nachvollziehbar zu machen, welche Schutzmaßnahmen das Unternehmen einsetzt und warum.

Datenspeicher und IT-Budgets

Unstrukturierte oder schlecht gesteuerte Backups können zu wachsenden Datenbeständen führen, die Speicher, Verwaltung und Betrieb unnötig verteuern. Wenn Aufbewahrungsregeln fehlen, werden Daten häufig länger als nötig behalten, was die Storage-Kosten und den administrativen Aufwand erhöht. Laut einer Studie von Gartner kostet ein schlechtes Datenqualitätsmanagement Unternehmen beispielsweise durchschnittlich 12,9 Millionen US-Dollar pro Jahr.

Führungskräfte können Datensicherungsrichtlinien nutzen, um diese Komplexität zu bewältigen und die IT-Budgets schlank zu halten. So können Backup-Richtlinien beispielsweise festlegen, welche Daten aufbewahrt werden sollen, wie lange sie aufbewahrt werden sollen, wo sie gespeichert werden sollen und wie sie organisiert werden sollen. Dies kann das Auffinden von Daten erleichtern, wenn Sie diese wiederherstellen müssen, und dazu beitragen, die Speicherung irrelevanter Daten zu vermeiden. Diese Effizienz kann zu einem besseren Datenmanagement, besserer Storage-Kapazitätsverwaltung und IT-Budgets führen, die in vorhersehbareren (und akzeptableren) Grenzen bleiben.

Wie Führungskräfte eine Backup-Richtlinie gestalten und durchsetzen können

Unabhängig davon, ob Sie gerade erst damit beginnen, eine Backup-Richtlinie oder -Pläne zu erstellen, oder Ihre aktuelle Richtlinie und Pläne verfeinern möchten, finden Sie im Folgenden einige Best Practices für Führungskräfte im Bereich Datensicherung:

• Definieren Sie die Ziele der Backup-Richtlinie. Das primäre Ziel einer Backup-Richtlinie ist in der Regel die Erstellung einer umfassenden Kopie kritischer Daten, auf die im Notfall leicht zugegriffen werden kann, um beschädigte oder verlorene Dateien wiederherzustellen. Führungskräfte können jedoch auch andere Prioritäten für ihre Backup-Richtlinie festlegen, darunter dedizierte Prozesse für den Datenschutz und die Transparenz sowie die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Die Unternehmensleitung sollte diese Ziele zu Beginn der Richtlinienerstellung definieren, um eine unternehmensweite Abstimmung sicherzustellen.
• Treffen Sie sich mit Führungskräften aus dem gesamten Unternehmen. Jede Abteilung nutzt Daten, daher sollten Führungskräfte aus dem gesamten Unternehmen in die Diskussionen über die Backup-Richtlinie einbezogen werden. Bringen Sie alle Führungskräfte der Organisation zusammen, um die Bedeutung der Backup-Richtlinie zu erörtern, und arbeiten Sie mit den Führungskräften zusammen, um die Wichtigkeit der Daten abteilungsübergreifend zu priorisieren und zu verstehen, was gesichert werden muss und warum.
• Wählen Sie eine Backup-Strategie und erstellen Sie eine Aufgabenliste sowie einen Zeitplan. An dieser Stelle kann die Führungsebene gemeinsam mit dem IT-Team die spezifischeren Komponenten des Backup-Plans festlegen. Legen Sie beispielsweise fest, welche Backup-Strategie Sie anwenden, welche Arten von Backups erstellt werden müssen, wie oft Backups durchgeführt werden müssen, wo die Daten gespeichert werden, wer und/oder welche Hardware- und Softwaresysteme für die Durchführung der Backups eingesetzt werden, wie auf die Backup-Daten zugegriffen wird, welcher Struktur und Formatierung die Daten folgen sollen und andere Parameter.
• Bestimmen Sie die Verantwortlichen für die Aufgaben und legen Sie Rollen und Zuständigkeiten fest. Nun kann die Führungsebene festlegen, wer für was verantwortlich ist. Beispielsweise mag das IT-Team die praktische Umsetzung übernehmen, aber Abteilungsleiter können individuelle Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Datenerfassung oder -speicherung haben. Die Festlegung von Aufgabenverantwortlichen ist wichtig, damit die Führungsebene die Initiative ergreifen kann, was dazu beiträgt, Verantwortlichkeit zu schaffen und die Durchsetzung der Richtlinien sicherzustellen.
• Dokumentieren Sie alles und schulen Sie die Mitarbeiter. Wenn Führungskräfte betonen, wie wichtig es ist, jeden Aspekt der Diskussionen, Standards und Regeln zur Backup-Richtlinie zu dokumentieren, kann dies dazu beitragen, dass bei der Entwicklung und Umsetzung nichts übersehen wird. Eine gute Dokumentation kann auch dazu beitragen, umfassendere Schulungsunterlagen zu erstellen. Führungskräfte sollten zudem darauf achten, an unternehmensweiten Schulungsprogrammen teilzunehmen. Wenn Mitarbeiter auf den unteren Ebenen sehen, dass sogar ihre Vorgesetzten an obligatorischen Sicherheitsschulungen teilnehmen müssen, werden sie deren Bedeutung besser verstehen und anerkennen, dass jeder eine Rolle bei der Data Protection spielt.
• Fokussieren Sie Sicherheit, Datenschutz, Compliance und Transparenz. Es ist die Aufgabe der Führungsebene, zu vermitteln, warum eine Backup-Richtlinie wichtig ist, und die Kernprinzipien festzulegen, die ihrer Erstellung zugrunde liegen. Beispielsweise können Führungskräfte die Bedeutung der Backups durch Methoden wie Verschlüsselung hervorheben, die Wahrung der Privatsphäre durch Anonymisierung, die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen durch Compliance-Checklisten sowie die Demonstration von Transparenz durch die Veröffentlichung der Kundendatennutzung auf der Unternehmenswebseite, damit alle sie einsehen können. Wenn die Führungsebene diese Bereiche hervorhebt, verstehen die Mitarbeiter, worauf sie sich konzentrieren müssen und warum, was zu einer stärkeren und effektiveren Backup-Richtlinie führen kann.
• Testen Sie Backups regelmäßig und verbessern Sie die Richtlinie fortlaufend. Eine Backup-Strategie ist nur dann belastbar, wenn Wiederherstellungen im Ernstfall funktionieren. Deshalb sollten Unternehmen Test-Restores, Protokollprüfungen und regelmäßige Reviews einplanen, um Schwachstellen früh zu erkennen und den Plan an neue Bedrohungen oder Geschäftsanforderungen anzupassen.

Dieser Artikel ist im Original in englischer Sprache auf Search Data Backup erschienen.