Die versteckten Kosten technischer Schulden in der IT

Was sind die Ursachen für technische Schulden in der Infrastruktur?

Technische Schulden sind in der Regel das Ergebnis rationaler kurzfristiger Entscheidungen, die langfristig zu Kosten oder Ineffizienzen führen. Diese Entscheidungen werden oft als Reaktion auf Notlösungen, unvorhergesehene Hindernisse oder unerwartete Budgetbeschränkungen getroffen. Beispiele hierfür sind:

• Legacy-Systeme und veraltete Technologie. Systeme, die über ihre geplante Lebensdauer hinaus im Einsatz bleiben oder deren Kompatibilitätsbeschränkungen eine Modernisierung verhindern. Beispiel: Geschäftskritische Workloads, die auf nicht mehr unterstützten Betriebssystemversionen laufen und für die entweder spezielle Patches erforderlich sind oder die ungepatcht bleiben.
• Kurzfristige Lösungen, die dauerhaft werden. Taktische Notlösungen werden unter Termindruck mit der Einstellung Das regeln wir später umgesetzt, oder vorübergehende Integrationen werden zu Kernkomponenten. Ein Beispiel hierfür ist eine in der Pandemie schnell eingerichtete Infrastruktur für die Remote-Arbeit, die ohne Neugestaltung bestehen bleibt.
• Schlecht konzipierte oder fragmentierte Architektur. Isolierte Infrastrukturumgebungen, denen es an Skalierbarkeit oder Interoperabilität mangelt. Beispiel: Getrennte Umgebungen für Geschäftsbereiche, die zu Datenfragmentierung oder Formatproblemen führen.
• Übermäßige Abhängigkeit von manuellen Prozessen. Von Menschen abhängige Bereitstellung, Überwachung oder Fehlerbehebung, was zu erhöhten Fehlerquoten und einem höheren Betriebsaufwand führt. Beispiel: Manuelle Softwaretestverfahren.
• Fehlende Dokumentation und Weitergabe von Wissen. Verlust von institutionellem Wissen, wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, was zu einer verlangsamten Reaktion auf Vorfälle und zu Verzögerungen bei Modernisierungsbemühungen führt. Beispiel: Ein leitender Entwickler verlässt das Unternehmen und nimmt undokumentierte Verfahren zur Fehlerbehebung und Workarounds mit.
• Anbieterabhängigkeit (Vendor Lock-in). Proprietäre Plattformen schränken die Flexibilität und Kostenkontrolle ein und schaffen zusätzliche, kostspielige Hindernisse bei der Migration. Beispiel: Geschäftsbereiche, die unterschiedliche Cloud-Dienstleister nutzen, was bei einer Konsolidierung auf einen einzigen Anbieter mit hohen Kosten verbunden ist.
• Unzureichende Governance und Standards. Fehlen eines Konzepts für das Lebenszyklusmanagement sowie uneinheitliche Beschaffungs- und Konfigurationspraktiken. Beispiel: Es gibt keinen Plan für den Lebenszyklus der Hardware im Hinblick auf den planmäßigen Austausch von Notebooks des Unternehmens.
• Qualifikationslücken und begrenzte Ressourcen. Den Teams fehlt es an Fachwissen oder Zeit für die Modernisierung, da Wartungsaufgaben Transformationsinitiativen verdrängen. Beispiel: Die Betriebsteams können keine automatisierten Arbeitsabläufe einführen, da sie ständig mit der Bewältigung von Notfällen beschäftigt sind.

Diese Probleme häufen sich unbemerkt an, bis ihre Auswirkungen auf das Geschäft inakzeptabel werden und oft zu kostspieligen, aber unvermeidbaren Modernisierungsmaßnahmen führen.

Welche wirtschaftlichen Auswirkungen hat technische Schuld in Legacy-Umgebungen?

Die wirtschaftlichen Auswirkungen von Altkomponenten sind klar: Sie hemmen das Wachstum, treiben die Kosten in die Höhe, gefährden die Sicherheit und blockieren Innovationen. Werden diese Probleme nicht angegangen, setzen sich Unternehmen Sicherheitsrisiken aus. Darüber hinaus wird die geschäftliche Agilität beeinträchtigt und die täglichen Aufgaben des IT-Teams werden die täglichen Aufgaben der IT-Betriebsteams unnötig erschwert.

Berücksichtigen Sie die folgenden Hindernisse und Problembereiche.

Wartungsarbeiten gehen zulasten von Innovationen und beanspruchen wertvolle Entwicklungszeit für die Betreuung und Wartung veralteter Systeme. Und diese älteren Systeme können automatisierte Abläufe meist weder nutzen, noch lassen sie sich in diese integrieren. Die führt zu längeren Produktzyklen und einer geringeren Reaktionsfähigkeit auf dem Markt. Die Kosten der entgangenen Chancen sind zwar nicht sichtbar, aber erheblich.

Ein Aspekt verpasster Chancen ist die Integration moderner Technologien wie KI und Datenmanagement. Die Modernisierung ist eine Voraussetzung für die Umsetzung einer KI-Strategie. Wird die Modernisierung nicht in Angriff genommen, verzögert sich die Integration wichtiger KI-Komponenten. Der alten Infrastruktur fehlt die Architektur, um mit neueren Technologien zusammenzuarbeiten, wodurch Daten in Silos gefangen bleiben.

Technisch orientierte Mitarbeitende bevorzugen moderne Arbeitsumgebungen, die ihre Arbeitsbelastung reduzieren und interessante Projekte bieten, anstatt reaktive Wartungsarbeiten, die sie eher zurückwerfen als voranbringen. Die Gewinnung moderner Talente bringt aktuelle Ideen und Wissen in das Arbeitsumfeld ein.

Nicht mehr unterstützte und nicht gepatchte Systeme verursachen Sicherheitslücken, erhöhen das Risiko von Sicherheitsverletzungen und treiben die Kosten für die Behebung in die Höhe. Zudem erschweren sie die Prüfung und die Einhaltung von Vorschriften. Schließlich zeugen sie von einem Mangel an verantwortungsvoller Unternehmensführung, was zu Reputationsschäden führen kann.

Unternehmen, die andere Firmen übernehmen oder selbst übernommen werden möchten, sehen sich möglicherweise mit größeren Herausforderungen konfrontiert. So können versteckte Sanierungs- und Integrationskosten den Wert der Übernahme aufgrund von Modernisierungsrückständen, Betriebskosten und Sicherheitsrisiken mindern.

Die Betriebskosten steigen, darunter höhere Ausgaben für Wartung, Lizenzen und Energie, was häufig auf eine ineffiziente Nutzung der Infrastruktur zurückzuführen ist. Diese Ineffizienzen wirken sich unmittelbar auf Initiativen für umweltfreundliche IT und energieeffiziente Infrastruktur aus.

IT-Führungskräfte können jedoch erkennbare und messbare technische Schulden strategisch bewältigen, wenn sie die damit verbundenen Bedenken verstehen und das Unternehmen darauf vorbereiten, diese anzugehen.

Wie können Führungskräfte technische Schulden in der Infrastruktur erkennen und beziffern?

IT-Führungskräfte können einen dreigliedrigen Ansatz verfolgen, um technische Schulden zu quantifizieren und das Unternehmen darauf vorzubereiten, diese anzugehen.

Schritt 1. Indikatoren überwachen

• Anteil nicht mehr unterstützter oder am Ende ihrer Lebensdauer angelangter Systeme.
• Verhältnis zwischen Wartungs- und Innovationsausgaben.
• Häufigkeit von Vorfällen und durchschnittliche Zeit bis zur Behebung.
• Manuelle vs. automatisierte Abläufe.
• Kennzahlen zur Komplexität der Integration.

Schritt 2. Festlegung unternehmensbezogener Kennzahlen

• Risikobereinigte Kosten von Produktverzögerungen.
• Vergleich der Gesamtbetriebskosten zwischen Altsystemen und modernen Lösungen.
• Bewertung des Modernisierungsrückstands.

Schritt 3. Governance-Maßnahmen umsetzen

Diese Vorgehensweisen müssen Verantwortlichkeiten zuweisen und Maßnahmen festlegen, um technische Schulden abzubauen.

• Verzeichnisse für technische Schulden.
• Richtlinien zum Lebenszyklusmanagement.
• Scorecards zum Zustand der Infrastruktur.

Die Erfassung der technischen Schulden ist eine Voraussetzung für die Priorisierung und die Bereitstellung von Mitteln. Dies ist notwendig, um das Unternehmen auf ein planvolles Vorgehen vorzubereiten, um die technischen Schulden in den Griff zu bekommen.

Welche strategischen Ansätze gibt es für den Umgang mit technischer Verschuldung in der Infrastruktur?

Nachdem die technischen Schulden nun identifiziert und quantifiziert wurden, besteht der nächste Schritt darin, einen Entscheidungsrahmen für deren Bewältigung zu schaffen. Wenden Sie bei der Überarbeitung von Altsystemen und -praktiken die folgenden fünf Ansätze an:

• Verfolgen Sie eine portfoliobasierte Modernisierungsstrategie. Betrachten Sie die Infrastruktur als Finanzportfolio und legen Sie den Schwerpunkt auf Risiko, Kosten und strategischen Wert.
• Führen Sie eine strukturierte Lebenszyklus-Governance für die Infrastruktur ein. Legen Sie Aktualisierungszyklen und Richtlinien für die Außerbetriebnahme fest, um eine auf die Geschäftsstrategie abgestimmte Infrastruktur-Roadmap zu erstellen.
• Investieren Sie in die Standardisierung und Automatisierung von Plattformen. Einheitliche, automatisierte Verfahren zur Infrastrukturverwaltung verringern die Komplexität des Betriebs, verbessern die Skalierbarkeit und erhöhen die Ausfallsicherheit.
• Schaffen Sie funktionsübergreifende Verantwortlichkeiten. Verantwortlichkeiten, die sich über IT, Sicherheit, Finanzen und Geschäftsbereiche erstrecken, sorgen für gemeinsame Rechenschaftspflichten und Erwartungen und verknüpfen die Modernisierung mit messbaren Geschäftsergebnissen.
• Modernisierung als Wertschöpfung. Verändern Sie die Denkweise von einer Kostenstelle hin zu einem Wachstumsmotor, indem Sie Modernisierung als positive strategische Investition und nicht als Wartungskosten betrachten.

Die Erstellung eines Aktionsplans zum Umgang mit technischer Schuld schafft die Voraussetzungen für das künftige Wachstum und einen kosteneffizienten Betrieb des Unternehmens.