Benutzerdefinierte Ansicht: Die persönliche Sicht auf Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist nicht nur mit mehreren anpassbaren Ansichten ausgestattet, Sie können auch Ihre eigenen Ansichten erstellen und verwalten.

Per Voreinstellung werden Microsoft-Outlook-Nachrichten in einem Standardformat angezeigt. Das muss aber nicht sein. Die Outlook-Bedienoberfläche lässt sich jederzeit ändern. Microsofts E-Mail Client ist nicht nur mit mehreren anpassbaren Ansichten ausgestattet, Sie können auch Ihre eigenen erstellen.

Einige nützliche Ansichtsoptionen, die bereits seit Outlook 2007 integriert sind, sind die Filter- und die Sortier-Option.

Mit der Filter-Option können Sie sich nur die Nachrichten anzeigen lassen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beispielsweise können Sie einen Filter anlegen, der nur Nachrichten von bestimmten Personen auflistet oder Mails, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen. Eine häufige Anwendung der Filter-Option ist, nur Nachrichten mit Attachments anzeigen zu lassen.

Die Sortier-Option erlaubt Ihnen die Kontrolle darüber, wie Nachrichten von Outlook angeordnet werden. Standardmäßig sortiert Outlook die Nachrichten chronologisch. Sie können aber Nachrichten auch nach Kriterien wie Größe, Datum oder Empfänger sortieren lassen.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Outlook-Ansicht individuell zu gestalten, besteht darin, nur neu eingehende E-Mails anzeigen zu lassen. Dazu navigieren Sie zum Ansicht-Menü und wählen Aktuelle Ansicht → Ungelesene Nachrichten aus. Sie können auch einstellen, dass Sie nur Nachrichten angezeigt bekommen, die in den letzten sieben Tagen eingegangen sind.

Solche integrierten Ansichten sind praktisch, aber noch lange nicht alles. Es gibt noch weitere Möglichkeiten. So können Sie in Microsoft Outlook jede dieser integrierten Ansichten anpassen oder Ihre ganz eigenen Ansicht erstellen und definieren. Um eine neue Ansicht zu definieren, gehen Sie zur Menü Ansicht und wählen Sie Aktuelle Ansicht → Ansicht definieren.

Das sich öffnende Dialogfeld zeigt alle verfügbaren Ansichten an. Um eine dieser integrierten Ansichten zu ändern, wählen Sie diesen aus und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Sie können auch Ihre eigene, benutzerdefinierte Ansicht generieren, indem Sie rechts auf Neu klicken. Wenn Sie das tun, öffnet Outlook das Dialogfeld Erstellen einer neuen Ansicht.

Anschließend müssen Sie der neuen Ansicht einen Namen geben und seinen Typ spezifizieren. Nach der Auswahl der Option, die Sie verwenden möchten, legen Sie fest, auf welche Ordner die neue Ansicht angewendet werden soll und klicken auf OK.

Microsoft Outlook zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie Ihre neue Ansicht erzeugen können. Ich empfehle, mit der Feld-Option zu starten. Mit dieser können Sie festlegen, welche Spalten in Ihrem Posteingang angezeigt werden sollen. Sie können auch jederzeit die Reihenfolge der Spalten nach Ihren Bedürfnissen ändern.

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