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8 Software-Tools für Wissensmanagement und Collaboration
Der Austausch von Wissen und Collaboration sind dank Remote- und Hybridarbeit ein wichtiger Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes. Diese acht Tools unterstützen dabei.
In den Anfängen des Wissensmanagements ging es darum, das Auffinden von Dokumenten und Informationen zu vereinfachen. Spätere Tools vereinfachten die Suche nach Experten innerhalb eines Unternehmens, die bei einer bestimmten Frage, einem Problem oder einem Projekt unterstützen konnten.
Experten für Wissensmanagement fanden in den 1970er Jahren erstmals bessere Möglichkeiten, Informationen zu erfassen und in Wissen zu verwandeln. Seitdem hat sich der Bereich weiterentwickelt, dank verbesserter Integrationen in andere Tools, Cloud-Unterstützung, Zugang zu Echtzeitdaten und neuen Techniken zur Organisation von Wissen.
Darüber hinaus verfügen fast alle modernen Anbieter von Wissensmanagementsoftware über KI-Funktionen, um die Suche der Benutzer zu verbessern und die Ergebnisse zu verfeinern, oder planen deren Einführung. Das Interesse an ChatGPT und generativer KI wird die Möglichkeiten und den Einsatz dieser Tools weiter verändern.
Hunderte von Tools können den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit verbessern. Auf dem Markt für Wissensmanagement hat Forrester vier große Kategorien von Tools identifiziert: Fachwissen, Kundenservice, digitales Engagement und kollaboratives Wissen. Die in dieser Liste aufgeführten Tools wurden als Beispiele für diese Kategorien ausgewählt.
Viele der vorgestellten Tools dienen unterschiedlichen Zwecken, etwa dem traditionellen Wissens- oder Content-Management. Dennoch können sie Wissensmanager bei bestimmten Aspekten des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit unterstützen.
Der Markt für Wissensmanagement
Content-Management-Tools wie Microsoft SharePoint haben sich aus Dokumentenmanagementsystemen entwickelt, um umfassendere Such- und Recherchefunktionen zu unterstützen. Andere Tools entstanden aus der Notwendigkeit, Wissen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement zu kodifizieren, den Kunden-Support zu verbessern oder Wissen zu integrieren, das in Dutzenden von anderen Anwendungen verstreut ist.
Viele Produkte unterstützen auch die Erstellung und den Austausch von Wissen auf der Grundlage von Hypertext und Wissensgraphen. Frühe Versionen dieser Tools zielten darauf ab, die Erstellung und Organisation von Wissen durch Einzelpersonen zu vereinfachen. Angebote wie Notion und Yext zeigen, wie man Wissen im gesamten Unternehmen skalieren kann.
Darüber hinaus können digitale Plattformen wie WalkMe dabei unterstützen, Wissen zu organisieren, um Mitarbeitern und Kunden die Verwendung von Tools und Arbeitsabläufen zu vermitteln. Dieses praktische Wissen wird mit dem Aufkommen neuer Software-Tools und komplexerer Arbeitsabläufe in Unternehmen immer wichtiger.
Die folgende Liste dient als Leitfaden für den modernen Wissensmanagementmarkt, wobei der Schwerpunkt auf Software für Wissensaustausch und Kollaboration liegt.
1. Bloomfire
Bloomfire bietet ein kuratiertes Intranet für Wissensaustausch, Kundeneinblicke und Kundenbetreuung. Es unterstützt dabei, Erkenntnisse aus in verschiedenen Dateiformaten gespeichertes Wissen zu destillieren. Bloomfire bietet außerdem verschiedene Integrationen für den Wissensaustausch zwischen Anwendungen wie Slack, Salesforce, Zendesk und Microsoft Teams.
Das Angebot von Bloomfire kann Unternehmen zugutekommen, die eine kuratierte, zentralisierte Wissensmanagementplattform wünschen. Der Ansatz der kollektiven Intelligenz ermöglicht es Benutzern, Fragen zu stellen und sie von anderen beantworten zu lassen, um die Wiederverwendung und den Austausch zu fördern. Es unterstützt auch die Kuratierung von Dokumenten, um doppelte Inhalte zu identifizieren und zur Überprüfung zu markieren.
2. Atlassian Confluence
Atlassian veröffentlichte Confluence im Jahr 2004 als Tool zur Erstellung von Unternehmens-Wikis. Im Laufe der Jahre entwickelte es sich zu einer Drehscheibe für die Zusammenarbeit an Wissen, Projekten und Plänen in einem einzigen Arbeitsbereich. Kunden nutzen Confluence häufig für Projektplanung, Softwareentwicklung, Produktmanagement und Vertrieb.
Confluence bietet Integrationen in Tausende verschiedener Tools, darunter auch andere Atlassian-Anwendungen wie Jira, Trello und Atlas. Außerdem bietet es Hunderte von Vorlagen für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit. Organisationen, die Wissensmanagement mit Projektmanagement kombinieren möchten, profitieren von Confluence.
3. Guru
Guru ist eine Plattform zur Wissensorchestrierung, das heißt sie nutzt KI, um Wissen zu Antworten zu kuratieren und Lücken zu identifizieren, die durch vorhandene Inhalte nicht abgedeckt werden. Sie bietet Tools zum Aufbau von Intranets mit kuratierten Inhalten, eine Wissensdatenbank zur Lösung von Kundenanfragen und ein Wiki zur Organisation wichtigen internen Wissens.
Mit dieser Plattform können Benutzer innerhalb bestehender Anwendungen arbeiten, so dass sie kein weiteres Browserfenster öffnen müssen, um eine Frage zu stellen oder dem System Inhalte hinzuzufügen. Die Plattform unterstützt auch Bearbeitungs-Tools zur Formatierung neuer Inhalte entsprechend den Unternehmensstandards.
4. Notion
Notion ist ein Beispiel dafür, wie persönliche Wissensmanagement-Tools auf ein Unternehmensumfeld ausgeweitet werden können. Der Anbieter startete 2013, um Notizen in Textblöcken, Bildern, Tabellen und Seiten zu organisieren. Er bietet auch Integrationen für Datenbanken direkt in das Notizsystem an. Später kamen Funktionen für Unternehmensmanagement, Zusammenarbeit und Sicherheit hinzu, um Teams die Zusammenarbeit an Projekten, Dokumenten und Wikis zu ermöglichen.
Diese Plattform bietet Anpassungsmöglichkeiten und Benutzerfreundlichkeit. Sie ermöglicht es auch unerfahrenen Benutzern, Produktpläne und Unternehmensrichtlinien zu organisieren, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Außerdem wurde ein KI-Assistent eingeführt, der neue Inhalte verfassen oder bestehende zusammenfassen kann.
5. Microsoft SharePoint
SharePoint ist ein altes Content-Management-System, das nach und nach neuere Ideen und Workflows für das Wissensmanagement übernommen hat. Es bietet eine starke Integration in das Windows- und Microsoft 365-Ökosystem von Tools, Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen. Es umfasst auch verschiedene Tools zur Verwaltung von Inhalten und Wissen sowie zur Förderung der Zusammenarbeit über Computer und mobile Anwendungen hinweg.
Microsoft wirbt damit, dass über 190 Millionen Menschen SharePoint für Intranets und Content-Management verwenden.
6. WalkMe
WalkMe stellt eine geführte Tour durch die Anwendungen, die Befolgung von Unternehmensprozessen und die Behebung von Problemen direkt in der Software zur Verfügung, mit der der Benutzer arbeitet. Darüber hinaus erfasst es das Wissen über Stellen, mit denen die Benutzer möglicherweise Schwierigkeiten haben, und teilt es mit den Entwicklern, um die Dokumentation oder die App zu verbessern.
Mit WalkMe können Benutzer neue Inhalte und Anleitungen innerhalb der Anwendungen erstellen, um sie mit anderen zu teilen, die möglicherweise Probleme haben. So kann ein Nutzer beispielsweise den genauen Ablauf und die Tastenkombinationen mitteilen, mit denen er Aufgaben in der Hälfte der durchschnittlichen Zeit erledigt.
7. Yext
Yext zielt darauf ab, die Zusammenarbeit und Verwaltung von Inhalten für Unternehmen mit Hunderten von Schaufenstern zu vereinfachen. Die Software kann automatisch Informationen in Wissenskarten übertragen, die bei einer Google-Suche gefunden werden. Wenn jemand zum Beispiel nach Kinobesuchzeiten sucht, können auf der rechten Seite lokale Kinos, deren Öffnungszeiten und aktuelle Stellenangebote angezeigt werden.
Yext kann Informationen zu Produktangeboten, Lebensmittelzutaten, Filialstandorten, aktuellen Stellenangeboten oder laufenden Sonderangeboten darstellen. Yext kann auch dabei unterstützen, häufige Fragen oder Beschwerden in sozialen Medien zu identifizieren, um neue Antworten zu priorisieren, die Nutzer auf allen Plattformen teilen können.
8. Zoomin
Zoomin kann vorhandene Produktinhalte, Dokumentationen, Tutorials und Foren in einer Wissensdatenbank zusammenfassen. Es unterstützt Unternehmen dabei, sich auf die Erstellung von Inhalten mit den ihnen zur Verfügung stehenden Tools zu konzentrieren.
Zoomin kann Versionen von Inhalten für jeden Benutzer oder Kanal personalisieren. Die Benutzer können auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten, indem sie verschiedene Content Authoring Tools verwenden, und Zoomin kann diese automatisch über relevante Touchpoints verbreiten. Zoomin kann zudem kleinere Änderungen an Inhalten an allen Stellen berücksichtigen, an denen Kunden oder Support-Mitarbeiter suchen. Es unterstützt die direkte Integration in Salesforce, ServiceNow und verschiedene SaaS-Produkte.
