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Auswahlkriterien für Robotic Process Automation (RPA)
Eine erfolgreiche RPA-Implementierung hängt von der Auswahl des richtigen Tools ab. Doch nach welchen Kriterien sollte die Unternehmens-IT dabei vorgehen?
Robotic Process Automation (RPA) ist noch neu und relativ unbekannt. Trotzdem beginnen bereits viele Unternehmen, sich zu überlegen, wie sie RPA-Tools einsetzen können. Spätestens bei der Auswahl von RPA-Anwendungen stellt sich dann die Frage, wonach sie suchen müssen, um die besten Programme für ihre Umgebung zu finden.
Um Robotic Process Automation (RPA) erfolgreich zu implementieren, ist es ratsam, die Funktionen dieser Automatisierungssysteme genau zu kennen. Um sich von anderen abzuheben oder auf bestimmte Kundenbedürfnisse einzugehen, verfügen die verschiedenen Produkte auf dem Markt möglicherweise über Alleinstellungsmerkmale. Doch jede RPA-Software sollte einige grundlegende Funktionen unterstützen.
Beispielsweise müssen RPA-Systeme Benutzern die Konfiguration von Bots ermöglichen. Nur so können bestehende Anwendungen für die Verarbeitung von Transaktionen, die Manipulation von Daten, das Auslösen von Antworten und die Kommunikation mit anderen Systemen erfasst und interpretiert werden.
Ein gutes RPA-Tool sollte deshalb in der Lage sein, Bots in einer Vielzahl von Anwendungen von Drittanbietern einzusetzen. Die Technologie wurde schließlich entwickelt, um mehrere Arten von IT- und Geschäftsprozessen zu automatisieren. Ein Tool sollte deswegen mit einer Vielzahl von Unternehmensprogrammen zusammenarbeiten können.
Zu diesen Anwendungen gehören viele Backoffice- und Frontoffice-Applikationen, die einen reibungslosen Geschäftsablauf gewährleisten: Zum Beispiel Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen, Beschaffung, Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) und Supply Chain Management (SCM).
Eine weitere Standardfunktion ist die Aufgabenautomatisierung für Mitarbeiter – mit und ohne menschliches Eingreifen.
Punkte, die man beachten sollte
Die besten RPA-Tools auf dem Markt umfassen eine Vielzahl von Funktionen und Fähigkeiten. Einige dieser Funktionen und Fähigkeiten können für Unternehmen wichtiger sein als andere. Hier sind die wichtigsten Punkte:
Plattformunabhängigkeit. Viele Unternehmen fordern in ihrem IT-Betrieb ein hohes Maß an Flexibilität und Vielseitigkeit. Ein RPA-System, das unabhängig von bestimmten Computer-Plattformen arbeitet, ist daher von entscheidender Bedeutung. Die Plattformunabhängigkeit ermöglicht eine bequemere Bereitstellung und Erweiterung der Software.
Wie das Beratungsunternehmen Capgemini betont, können Unternehmen mit plattformunabhängigem RPA viele Geschäftsprozesse automatisieren, die mehrere Technologien umfassen, darunter Webbrowser, mobile Anwendungen und Mainframe-basierte Anwendungen.
Benutzerfreundlichkeit. Ein Schlüssel zum Erfolg jeder Technologiebereitstellung, einschließlich RPA, ist die einfache Verwendung und Verwaltung des Produkts. Wenn das Tool zu komplex ist und ein hohes Maß an Fachkenntnis oder Erfahrung erfordert, werden es viele Unternehmen – und sogar IT-Benutzer nicht – anwenden.
Einige RPA-Produkte wie Blue Prism Robotic Process Automation bieten Features wie ein benutzerfreundliches Design und einfachen Zugriff auf Funktionen wie zum Beispiel künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning und Process Mining. Es ermöglicht auch die Erstellung kundenspezifischer Automatisierungen ohne Programmierung oder Entwicklung.
Kosten. Kosten spielen bei der Auswahl eines Technologie-Tools immer eine gravierende Rolle. Wie HFS Research – einem Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Erkenntnissen über Automatisierung und andere Bereiche spezialisiert hat – festgestellt hat, kann die RPA-Preisgestaltung sehr verwirrend sein.
Zu den Punkten, die Entscheidungsträger berücksichtigen müssen, gehört das Software-Preismodell. RPA-Preismodelle basieren zum Beispiel auf der Anzahl der bereitgestellten Bots oder der eingehenden Daten. Verantwortliche sollten daher überprüfen, ob das Preismodell flexibel genug für sie ist.
Skalierbarkeit. Wenn Unternehmen die Automatisierungsfunktionen über Prozesse, Abteilungen, Plattformen und Anwendungen hinweg erweitern möchten, spielt die Skalierbarkeit einer RPA-Plattform eine wichtige Rolle. Die Skalierbarkeit betrifft zum Beispiel die Anzahl der unterstützten Prozesse, die Anzahl der automatisierten Anwendungen und die Zahl der Benutzer, die die Software aufnehmen kann.
Wie skalierbar die Software bezüglich dieser Punkte ist, ist ein wichtiges Kriterium, wenn der Bedarf an RPA innerhalb des Unternehmens steigt. Viele der auf dem Markt befindlichen Plattformen, wie zum Beispiel die UiPath Enterprise RPA Platform, sind auf Skalierbarkeit ausgelegt.
Branchenausrichtung. Unternehmen in unterschiedlichen Branchen haben oft unterschiedliche Anforderungen an die Art der Prozesse, die sie automatisieren wollen. Je nach Branche können dies zum Beispiel unterschiedliche Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen oder verschiedene Support-Dienste sein.
Einige Anbieter wie UiPath bieten Plattformen und Support für Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Telekommunikation und Einzelhandel an.
Wartungs- und Support-Services. RPA ist eine neue Technologie, und obwohl diese Systeme zur Automatisierung von Prozessen entwickelt wurden, bedeutet dies nicht, dass keine Probleme mit der Leistung, der Integration, der Sicherheit und anderen Bereichen auftreten. Es ist deshalb wichtig zu wissen, welche Art von Wartungs- und Support-Leistungen der Anbieter bereitstellt.
Laut dem Beratungsunternehmen Information Services Group können Unternehmen bei der Verwendung von RPA auf eine Reihe von Herausforderungen stoßen. Eine davon ist die „technische Ambiguität“. Technische Mitarbeiter müssen sich möglicherweise mit Problemen wie dem Schutz von Infrastrukturressourcen, dem Netzwerk- und Anwendungszugriff und dem IT-Change-Management befassen.
KI und Machine Learning. RPA-Tools sollen menschliche Arbeit ergänzen oder ersetzen. Daher ist eine wichtige Überlegung, ob diese Produkte über die dafür notwendige Intelligenz verfügen. Schließlich sollen sie Aufgaben ausführen, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden.
Einige Produkte wie Kofax RPA verfügen über intelligente Funktionen. Dazu gehören zum Beispiel kognitive Erfassung, Prozessorchestrierung und Advanced Analytics. Diese Funktionen stellen dann eine sogenannte „intelligente Automatisierung“ bereit.
Die neuesten Funktionen für KI und maschinelles Lernen ermöglichen es Automatisierungssoftware nicht nur eine bessere Leistung zu erzielen. Sie können im Zuge der Bewältigung von immer mehr Aufgaben auch lernen. Für eine bessere Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse lassen sich einige Produkte auch in KI-Technologien wie optische Zeichenerkennung, Chatbots und Machine Learning integrieren.
Sicherheit. Da RPA-Systeme Prozesse automatisieren, die möglicherweise hochsensible Daten beinhalten, sind die in der Software enthaltenen Sicherheitsfunktionen ein wichtiger Faktor. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungen. Mögliche Sicherheitsmerkmale sind Authentifizierung, Single-Sign-On-Tools, wie sie zum Beispiel von Softomotive ProcessRobot zur Verfügung gestellt werden, Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen.
Key Performance Indikatoren
Wie können Unternehmen den Erfolg ihres RPA-Tools messen? Als gute Kennzahlen dienen mehrere Key Performance Indicators (KPIs).
Zuverlässigkeit. RPA kann Prozesse automatisieren, die für den täglichen Geschäftsbetrieb in vielen Fällen von entscheidender Bedeutung sind. Die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Automatisierungswerkzeuge ist daher für die Messung der Wirksamkeit von entscheidender Bedeutung.
Intelligenz. Unternehmen wollen nicht nur Automatisierung, sie wollen intelligente Automatisierung. Die Fähigkeit, grundlegende Aufgaben auszuführen und fortgeschrittene Lernfähigkeiten zu nutzen, um sich an Veränderungen anzupassen, ist wichtig.
Servicequalität. Die Servicequalität misst, wie gut das System automatisierte Aufgaben ausführt. Die Automatisierung sollte aufgrund verbesserter Geschäftsprozesse zu einer höheren Servicequalität führen.
Geschwindigkeit. Die schnellere Erledigung von Aufgaben ist einer der wichtigsten Vorteile, der von RPA-Automatisierung erwartet wird. Da die Aufgaben von Bots ausgeführt werden, sollten Unternehmen nach der Implementierung eine deutliche Beschleunigung feststellen.
Arbeitszufriedenheit. Ein weiterer erwarteter Nutzen der Technologie ist, dass sie die Mitarbeiter von alltäglichen und öden Aufgaben befreit, so dass sie sinnvollere Aufgaben übernehmen können. Sie sollten deshalb messen, inwieweit sich die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter durch die Freistellung von langweiligen Aufgaben verbessert hat.
