Technologien zur Prozessautomatisierung: RPA, BPA und DPA

Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA)?

Die RPA-Technologie ahmt die Art und Weise nach, wie Menschen über eine Benutzeroberfläche mit Software interagieren, um umfangreiche, wiederholbare Aufgaben auszuführen.

Mit der RPA-Technologie werden Softwareprogramme oder Bots erstellt, die sich bei Anwendungen anmelden, Daten eingeben, Aufgaben berechnen und abschließen und bei Bedarf Daten zwischen Anwendungen oder Workflows kopieren können.

„Bots kommunizieren mit Geschäftssystemen, um Prozesse zu rationalisieren und Menschen zu entlasten“, erklärt Anurag Saxena, Partner für Automatisierung und Kognition bei der Technologieberatung ISG. RPA verfüge jedoch nicht von Natur aus über Intelligenz oder Entscheidungsfähigkeit, es sei denn, es wird mit künstlicher Intelligenz undmaschinellem Lernen kombiniert.

Die Arbeit, die sich am besten für RPA eignet, ist regelbasiert. Dabei handelt es sich um diskrete Aufgaben, die immer wieder auf die gleiche Weise ausgeführt werden, ohne Abweichungen, die menschliche Entscheidungen erfordern.

Die wichtigsten Vorteile von RPA sind höhere Effizienz, niedrigere Kosten und weniger Fehler. RPA-Bots können Aufgaben schnell und mit gleichbleibender Genauigkeit und Zuverlässigkeit ausführen. Sie können rund um die Uhr arbeiten, ohne Pausen zu machen.

Ein weiterer Grund für die wachsende Beliebtheit von RPA ist die relative Benutzerfreundlichkeit. RPA arbeitet mit der bestehenden Infrastruktur und den Anwendungen eines Unternehmens. Da viele Anbieter Low-Code/No-Code-RPA-Plattformen bereitstellen, die wenig bis gar keine Programmierkenntnisse erfordern, können Geschäftsanwender RPA nutzen und ihre eigenen Bots mit minimaler Unterstützung ihrer IT-Abteilungen erstellen. Somit sind es die Geschäftsanwender, die einen Großteil der RPA-Einführung vorantreiben.

Im Gegensatz zu anderen hier besprochenen Automatisierungstechnologien ist RPA auch in der Anzahl der Aufgaben begrenzt, die es zuverlässig ausführen kann. Craig Le Clair, Vice President und Principal Analyst bei Forrester Research und Autor des Buches Invisible Robots in the Quiet of the Night: How AI and Automation Will Restructure the Workforce, hat Unternehmen davor gewarnt, bei der Entwicklung von RPA-Anwendungen die Fünfer-Regel zu übersehen. RPA-Tools neigen dazu, nicht mehr zu funktionieren, wenn ein Bot mehr als fünf Entscheidungen treffen, mehr als fünf Anwendungen manipulieren oder mehr als 500 Klicks ausführen muss.

Was ist digitale Prozessautomatisierung (Digital Process Automation, DPA)?

DPA ist eine Softwaretechnologie, die sowohl zur Automatisierung eines Prozesses als auch zur Optimierung des Arbeitsablaufs innerhalb eines automatisierten Prozesses eingesetzt wird.

Ein wichtiger Schwerpunkt von DPA ist die Verbesserung der Erfahrungen von Mitarbeitern und Kunden, indem Reibungsverluste im Arbeitsablauf beseitigt werden. Die Software wird eingesetzt, um die Effizienz zu steigern und die Benutzerfreundlichkeit in verschiedenen Unternehmensbereichen zu verbessern, von IT-Serviceanfragen über das Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zur Kundenaufnahme.

Unternehmen nutzen DPA, um einen Prozess von Anfang bis Ende zu automatisieren. Typischerweise wird DPA für Prozesse eingesetzt, die länger und komplexer sind als die Aufgaben, die effektiv durch RPA erledigt werden können. Diese Prozesse können eine Vielzahl von Entscheidungen enthalten, die bei der Verwendung von RPA komplexe und schwer zu pflegende Bots erzeugen würden.

„In der DPA-Welt geht es darum, einen Prozess umzugestalten; es geht darum, einen neuen Prozess zu schaffen“, sagt Le Clair. „Es geht um eine umfassendere End-to-End-Betrachtung eines Prozesses, und man geht davon aus, dass man ihn im Laufe der Zeit weiter verbessern wird.“

In dem Bericht RPA, DPA, BPM, And DCM Platforms: The Differences You Need To Know verwendet Forrester den Begriff Digital Process Automation als Ersatzbegriff für Business Process Management, die seit langem etablierte Disziplin, die eine Vielzahl von Methoden verwendet, um Geschäftsprozesse zu entdecken, zu analysieren, zu ändern und zu optimieren.

Im Forrester-Schema wird DPA in zwei Typen unterteilt: DPA-deep, ähnlich dem oben beschriebenen BPM-Ansatz, und DPA-wide, das eng mit RPA verwandt ist:

• Bei DPA-deep handelt es sich um eine Automatisierung, die einen Geschäftsprozess umgestaltet und verbessert und aufgrund der Komplexität qualifizierte Technologen für die Implementierung und die kontinuierliche Verbesserung erfordert.
• DPA-wide zielt darauf ab, die Prozessgestaltung über kleine, hochqualifizierte Entwicklungsgruppen hinaus auf Geschäftsanwender auszudehnen. Diese Form kann vom Unternehmen verwaltet und unter Verwendung von Low-Code-Plattformen und agilen Methoden bereitgestellt werden.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA)?

BPA automatisiert die Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens. Wenn ein Schritt im Geschäftsprozess abgeschlossen ist, löst die BPA-Software automatisch den nächsten Schritt aus.

BPA-Software wird eingesetzt, um komplexe, mehrstufige Geschäftsprozesse zu automatisieren, die in der Regel einzigartig für ein Unternehmen sind und zu den Kerngeschäftsfunktionen des Unternehmens gehören.

Der ganzheitliche Ansatz von BPA ergibt sich aus der Fähigkeit der Technologie, über mehrere Unternehmensanwendungen und -systeme hinweg zu arbeiten, die für die Durchführung eines typischen Geschäftsprozesses erforderlich sind. Gartner beschreibt BPA als Automatisierung der Prozesse, die das Geschäft antreiben.

Bei einem BPA-Ansatz analysieren und verbessern Unternehmen häufig zuerst einen Geschäftsprozess, bevor sie ihn automatisieren. Überarbeitete, optimierte Prozesse, die BPA nutzen, nehmen den Menschen aus dem Workflow heraus. Da die Mitarbeiter nicht mehr in den automatisierten Prozess involviert sind, führen sie keine individuellen Umgehungslösungen oder nicht autorisierte Änderungen in den Arbeitsablauf ein.

Folglich wird BPA von Unternehmen im Rahmen ihrer Bemühungen um die digitale Transformation aufgrund der Genauigkeit, Effizienz und Zuverlässigkeit eingesetzt, die sie für jeden automatisierten Prozess mit sich bringt.

RPA versus BPA: Unterschiede, Gemeinsamkeiten und mögliche Kombination

RPA und BPA sind beides Automatisierungstechnologien, die darauf abzielen, Arbeit von Menschen auf Computer zu verlagern. Doch es gibt einige Unterschiede.

RPA automatisiert Aufgaben, während BPA mehrstufige Prozesse automatisiert. Ein Unterschied, der sich in den Kosten niederschlägt. Der begrenztere Automatisierungsumfang von RPA kostet in der Regel deutlich weniger als ein BPA-Einsatz.

RPA kann wiederum schnell eingesetzt werden, um Aufgaben zu automatisieren, ohne dass die Prozesse überarbeitet werden müssen, um einen ROI zu erzielen. BPA erfordert in der Regel Analysen und Verbesserungen innerhalb der Geschäftsprozesse, um optimale Ergebnisse zu erreichen.

RPA ist leichter zu handhaben, da RPA-Anbieter Low-Code/No-Code-Plattformen anbieten, mit denen Geschäftsanwender Bots erstellen können, um Teile ihrer Arbeit zu automatisieren. BPA hingegen erfordert Kodierung und eine komplexere Entwicklung, so dass die IT-Abteilung für die Bereitstellung und Verwaltung zuständig ist.

RPA kann in BPA-Plattformen integriert werden, um die Automatisierung in Bereichen wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) zu steigern. RPA-Bots können beispielsweise eingesetzt werden, um Lieferantenformulare auszufüllen, die für die Beschaffung im Rahmen des ERP-Prozesses verwendet werden, wobei die BPA-Software mit dem gesamten Ressourcenplanungsprozess verbunden ist und diesen rationalisiert und automatisiert.

Kurz gesagt, RPA und BPA arbeiten zusammen, um die digitale Transformation eines Unternehmens zu unterstützen.

RPA versus DPA: Unterschiede, Gemeinsamkeiten und mögliche Kombination

Einer der Hauptunterschiede zwischen RPA und DPA ist das Ausmaß der durch die Technologie ermöglichten Automatisierung: RPA automatisiert Aufgaben, wohingegen DPA mit ganzen Workflows und Prozessen arbeitet.

Ein weiterer Unterschied: Während RPA und BPA dem Menschen eine Aufgabe abnehmen, sorgt DPA für eine Automatisierung, die dem Menschen hilft, besser mit den Systemen zu interagieren, so dass die Nutzer ihre Arbeit besser und schneller erledigen können.

RPA kann auch in Verbindung mit DPA-Implementierungen eingesetzt werden, wobei Bots die sich wiederholenden, zeitaufwendigen Aufgaben innerhalb der größeren Prozesse übernehmen, die durch die DPA-Lösung optimiert werden.

RPA versus BPA versus DPA

Ein Wort der Vorsicht zu den eindeutigen Definitionen dieser Ansätze. Die Terminologie im Bereich der Automatisierung ist bestenfalls undurchsichtig und kann marketinggetrieben sein. BPA zum Beispiel wird von einigen Experten als Oberbegriff für die gesamte Bandbreite der Prozessautomatisierungstechnologien verwendet. Es gibt jedoch unterschiedliche Meinungen zu diesem und anderen Begriffen im Bereich der Automatisierung.

Einige verwenden die Begriffe DPA und RPA fast synonym und meinen damit den Einsatz von Automatisierungssoftware mit Skripten zur Nachahmung menschlicher Handlungen bei der Ausführung regelbasierter Aufgaben, bei denen eine Person auf Daten aus mehreren Anwendungen zugreift und diese verarbeitet.

In der Zwischenzeit definieren andere Unternehmen DPA ähnlich wie Forrester, fügen aber ihre eigenen Unterscheidungen hinzu. Pegasystems beispielsweise schreibt auf seiner Website, dass DPA keine andere Bezeichnung für BPM ist, und es RPA ähnelt. DPA sei eine End-to-End-Strategie für die digitale Transformation.

Andere definieren das D in DPA auch als Desktop-Prozessautomatisierung. Um die Sache noch komplizierter zu machen, verwenden einige Anbieter den Begriff Desktop-Automatisierung speziell für Softwareroboter, die sich auf dem Computer eines Mitarbeiters befinden, wo sie bestimmte Aufgaben ausführen. Andere Anbieter verwenden Robotic Desktop Automation (RDA), um RPA in kleinem Maßstab für Desktop-Anwendungen zu beschreiben.

Ergänzende und weitere Technologien

Technologien zur Prozessautomatisierung stützen sich häufig auf andere Technologien, einschließlich der Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP), um die Arbeit voranzutreiben. Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und intelligente Zeichenerkennung erkennen geschriebenen und gedruckten Text und wandeln ihn in standardisierte Daten um, die von Automatisierungssystemen zum Durchlaufen von Prozessen verwendet werden können.

Neue Technologien erweitern die Liste der Prozessautomatisierungstechnologien und der entsprechenden Akronyme, die CIOs sortieren und analysieren müssen. Eine solche Technologie ist die intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Process Automation, IPA).

IPA ist eine Weiterentwicklung von RPA, bei der die Automatisierung mit Intelligenz wie Computer Vision, maschinellem Lernen und KI kombiniert wird, um den automatisierten Prozess intelligent zu machen.

McKinsey & Co. beschreibt IPA in einem Online-Artikel über IPA als „einen aufkommenden Satz neuer Technologien, die eine grundlegende Prozessumgestaltung mit [RPA] und maschinellem Lernen kombiniert.“ Die Unternehmensberatung stellte fest, dass IPA-Implementierungen „in den IT-Organisationen der Unternehmen immer mehr zum Mainstream werden“, wobei die meisten IT-Transformationen heute eine Form von IPA beinhalten.