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RPA: Prozesse automatisieren bedeutet auch kommunizieren
Das Automatisieren von Geschäftsprozessen und IT-Abläufen dient Unternehmen und entlastet Mitarbeiter gleichermaßen. Zunehmend gewinnt dabei KI und die Cloud-Nutzung an Bedeutung.
Dies sind Ergebnisse der Studie „Intelligente Prozessautomatisierung in Deutschland 2022“ von IDC. Demnach würden zwei Drittel der deutschen Unternehmen künftig auf intelligente Prozessautomatisierung setzen. Für die Studie wurden im März 2022 in Deutschland 201 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen befragt.
Demnach kommt Prozessautomatisierung in vielen Unternehmen bereits zum Einsatz, aber sowohl bei der Abdeckung unterschiedlicher Geschäftsbereiche wie auch bei der Nutzung der Werkzeuge und Lösungen würde noch viel Potenzial brach liegen. So haben 68 Prozent der befragten Unternehmen angegeben, Prozessautomatisierung bereits einzusetzen, weitere 19 Prozent führen diese gerade ein. Und zwölf Prozent der Befragten geben an, dies in den nächsten 12 Monaten tun zu wollen. Zu den Top-Anwendungsbereichen in denen Prozessautomatisierung stattfindet gehören Kundendienst und Support, Betrugs-/Risikomanagement, IT-Betrieb, Personalwesen und Rechnungswesen.
Dabei nennen die Unternehmen sehr nachvollziehbare Gründe, die sie zur Automatisierung von Prozessen bewegen. So geben 33 Prozent der Befragten an, die Effizienz des Betriebes steigern zu wollen. Zu den Top-5-Nennungen gehört selbstredend das Thema Kosten senken, mit 29 Prozent der Befragten, die dies auch nennen. Ein spannender Bereich ist zweifelsohne die Steigerung der Effizienz der Mitarbeiter, die von 27 Prozent der Unternehmen als Grund genannt werden. Gerade wenn es um die Automatisierung von IT-Abläufen geht, beispielsweise in der IT-Sicherheit, gilt es hier auch immer, um das Freischaufeln von Ressourcen zu berücksichtigen, sprich die Entlastung der Mitarbeiter. Immer im Hinblick darauf, dass diese sich sinnvolleren Aufgaben zuwenden können, denn der Mangel an verfügbaren Fachkräften ändert sich nicht absehbar, und hemmt so manches Unternehmen bei der Umsetzung wichtiger Vorhaben. Und auch Prozesse selbst, etwa ihre Modernisierung oder die Beseitigung von Fehlern, sind augenscheinlich Gründe sich mit deren Automatisierung auseinander zu setzen.
Herausforderungen bei der Automatisierung
Sollen Prozesse in Unternehmen in automatisiert werden, dann ist dies selbstredend mit Herausforderungen verbunden. Die sind zum einen technischer Natur, wie so oft spielt die Datenqualität und die Datenverwaltung eine Rolle. Wenn das Ausgangsmaterial nicht in Ordnung ist, wird es schwierig, etwas sauber umzusetzen. Gleichzeitig sind häufig Anpassungen an IT-Lösungen und -Services vonnöten. Und auch Änderungen im Hinblick auf Compliance-Lösungen können erforderlich sein. Nicht zuletzt sieht man die Komplexität der Automatisierungswerkzeuge und Plattformen.
Und spätestens da kommt der Faktor Mensch bei den Herausforderungen ins Spiel. Denn häufig gebe es keine Mitarbeiterbeteiligung an Automatisierungsentscheidungen. Dabei könne es durchaus sinnvoll sein, einfach mal Beteiligte einen Bot erstellen zu lassen, so Annette Maier von UiPath bei der Vorstellung der IDC-Studie. Und keiner kenne den Prozess besser, als der Betroffene, so Nikolaos Kalivianakis von Workato. Insgesamt ist das Thema Transparenz und Kommunikation bei der Automatisierung von Prozessen augenscheinlich ein entscheidender Faktor. Denn auch Bedenken hinsichtlich der Sicherheit des Arbeitsplatzes können bei Vorhaben in Sachen Automatisierung auf Seiten der Mitarbeiter eine Rolle spielen.
Vielfältige Bereiche der Automatisierung
Die Technologien die Unternehmen zur Automatisierung von Prozessen einsetzen, sind so vielfältig, wie die Themen, die dieses Segment umfasst. So würden Lösungen und Technologien wie Process Mining (bei 35 Prozent der Befragten im Einsatz), Workflow Automation (34 Prozent), Workflow Orchestration (29 Prozent) und Case Management (29 Prozent) neben der klassischen RPA (Robotic Process Automation) das Potenzial der Automatisierung erweitern. Es sei ein Trend in Richtung Ökosysteme und Plattformen zu beobachten, so IDC. Gemäß der Studie würden 67 Prozent der Befragten Plattformen und Orchestrierung der Tools als Mehrwert für Automatisierung betrachten.
Intelligente Prozessautomatisierung
Neben der klassischen RPA würde sich zunehmend die intelligente Prozessautomatisierung (IPA, Intelligent Process Automation) etablieren. So würden mehr als 30 Prozent der befragten Unternehmen derlei Lösungen bereits einsetzen und 70 Prozent wollen dies in den nächsten 24 Monaten tun. Diese Ansätze würden es zudem erlauben, bisherige Automatisierungslücken zu schließen oder zumindest zu verkleinern. Zu den Zielen der intelligenten Prozessautomatisierung würden unter anderem die Senkung der Betriebs- und Produktionskosten (32 Prozent der Befragten), die Gewinnung und Entwicklung von Talenten (31 Prozent), die Verbesserung der Nachhaltigkeit (30 Prozent) sowie die Modernisierung der Prozesse (29 Prozent) gehören. „An den Ergebnissen können wir ganz deutlich den Wertbeitrag der Automatisierung ablesen, vor dem die Organisationen im aktuellen herausfordernden Jahr 2022 stehen“, sagt Matthias Zacher, Senior Consulting Manager bei IDC und Projektleiter der Studie.
Trend zur Cloud-Nutzung und KI
Derzeit würden nur 29 Prozent der Befragten entsprechende Lösungen aus der Public Cloud einsetzen. 36 Prozent der Befragten nutzen Produkte zur Optimierung von Geschäftsprozesses On-Premises und weitere 35 Prozent aus der Private Cloud. Der Trend für die Zukunft sei jedoch eindeutig, so geben 59 Prozent der Befragten an, die Public-Cloud-Nutzung künftig zu erhöhen. Dafür seien laut IDC zwei Gründe verantwortlich: Zum einen steige das Angebot an entsprechenden SaaS-Lösungen. Zum Zweiten profitiere die Cloud-basierte Prozessoptimierung vom allgemeinen Trend zur Public Cloud bei den Geschäftsanwendungen, da RPA und IPA stark damit vernetzt seien.
In immer mehr RPA-Lösungen spielt künstliche Intelligenz (KI) in irgendeiner Form der Funktionalität eine Rolle. Das kann beispielsweise bei der Dokumentenverarbeitung oder Conversational AI sein. Durch den zunehmenden Einsatz von KI-Funktionalitäten werden sich auch neue Anwendungsfälle erschließen lassen. Nach Ansicht von IDC erhöhe die Verknüpfung von RPA, BPM (Business Process Management), den Integrationstools sowie der technische Fortschritt bei der KI den Nutzen und die Wertschöpfung der Prozessautomatisierung erheblich.
