Business Process Management Software (BPMS)
Business Process Management Software (BPMS), zu Deutsch Software für das Geschäftsprozessmanagement, unterstützt Unternehmen bei der Konzeption, Modellierung, Ausführung, Automatisierung und Verbesserung einer Reihe von Aktivitäten und Aufgaben, die, wenn sie abgeschlossen sind, ein Organisationsziel erreichen.
Zusammengenommen bilden diese Aktivitäten und Aufgaben, die von Menschen und Geräten ausgeführt werden können und sich in der Regel über Geschäftsabteilungen erstrecken, einen so genannten Geschäftsprozess. BPMS ist das Technologieprodukt, welches das Business Process Management (BPM) unterstützt, eine Disziplin, die auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen von Anfang bis Ende abzielt.
BPMS, manchmal auch als Geschäftsprozessmanagement-Suite bezeichnet, ist eine Sammlung von Technologien, die folgendes umfasst:
- Process Mining Tools für die Entdeckung, Darstellung und Analyse der Aufgaben, die Geschäftsprozesse antreiben;
- Workflow Engines zur Automatisierung des Aufgabenflusses, die einen Geschäftsprozess abschließen;
- Business Rules Engines (BREs), um Endbenutzer in die Lage zu versetzen, Geschäftsregeln zu ändern, ohne einen Programmierer um Hilfe bitten zu müssen; und
- Simulations- und Testwerkzeuge, mit denen man beobachten kann, wie sich Prozesse verhalten, ohne vorher zu codieren.
In den letzten Jahren ist auf dem Markt die so genannte Intelligent BPM-Suite (IBPMS) entstanden, ein Begriff, der von dem Beratungsunternehmen Gartner eingeführt wurde, um die Einführung anspruchsvoller Technologien wie Echtzeitanalyse, komplexe Ereignisverarbeitung (Complex Event Processing, CEP), Business Activity Monitoring (BAM) und künstliche Intelligenz (KI) zu bezeichnen, mit denen die Prozessautomatisierung dynamischer und datengetriebener gestaltet werden soll. IBPMS umfassen in der Regel auch erweiterte mobile, soziale und Collaboration-Funktionen.
Die zunehmende Verwendung der LCNC-Technologie (Low-Code/No-Code) in modernen BPMS bedeutet, dass Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse nicht mehr nur von professionellen Programmierern abhängig sind. Geschäftsanalysten und sogar Geschäftsanwender können gemeinsam mit Prozessentwicklern und der IT-Abteilung an der Verbesserung und Umwandlung von Geschäftsprozessen mit Unterstützung von BPMS arbeiten.
Warum BPM verwenden?
Befürworter von BPM gehen davon aus, dass Unternehmen von Prozessen geleitet werden und dass ein effektiver Prozess mehr ist als die Summe seiner Teile – das heißt, einzelne Aufgaben, die auf die Ziele eines bestimmten Geschäftsbereichs oder einer Organisation optimiert sind, könnten dennoch das Ziel des Gesamtgeschäftsprozesses untergraben.
Eines der Ziele des Business Process Managements ist es, die Führungskräfte der Organisation bei ihren Bemühungen zu unterstützen, durch Workflow-Management und andere taktische Entscheidungen operative Effizienz zu erreichen und gleichzeitig den Gesamtprozess bei der Erreichung seines Ziels effektiver zu gestalten.
BPM ist kein 1-zu-1-Projekt. Stattdessen bietet es einen Rahmen für die kontinuierliche Erstellung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen, einschließlich der laufenden Klärung der Aufgabenrollen und Verantwortlichkeiten der am Prozess beteiligten Personen.
Wenn BPM richtig durchgeführt wird, verbessert es die Fähigkeit eines Unternehmens, auf Markttrends, Bedrohungen und Chancen zu reagieren. BPMInstitute.org, die weltweit größte von Anwendern geführte Community von BPM-Fachanwendern, erklärt auf ihrer Website, dass BPM sich auf Ende-zu-Ende-Geschäftsprozesse konzentriert, um drei Ergebnisse zu erzielen: 1) Klarheit über die strategische Ausrichtung, 2) Ausrichtung der Unternehmensressourcen und 3) erhöhte Disziplin im täglichen Betrieb.
Vorteile von BPMS
Business Process Management Software hilft Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Geschäftsstrategien, indem sie die Änderung und Verbesserung von Geschäftsprozessen abteilungsübergreifend und sogar mit externen Partnern koordinieren. BPMS ermöglicht die Integration zwischen Unternehmenssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM).
BPMS-Tools sammeln Daten und unterstützen Unternehmen mit Analysen dabei, festzustellen, welche Teile des Geschäftsprozesses automatisiert und/oder geändert werden können. Der datengesteuerte Ansatz befähigt Unternehmensleiter, Geschäftsprozessentscheidungen zu treffen, die strategische Ziele unterstützen. Richtig eingesetzt, steigern BPMS-Tools auch die Produktivität und Moral der Mitarbeiter, indem sie manuelle Aufgaben automatisieren, Engpässe beseitigen und ihnen einen besseren Überblick darüber verschaffen, wie sich ihre Arbeit in einen größeren Prozess einfügt.
BPMS gilt als eine der Technologien, die Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Initiativen zur digitalen Transformation unterstützen. Der Gartner Magic Quadrant 2019 zu iBPMSes besagt, dass BPMS-Systeme in der Lage sein sollten, Unternehmen dabei zu helfen, die Neuerfindung bestehender Prozesse und die Schaffung neuer Geschäftsprozesse zu managen; die Neugestaltung ihrer Geschäftsprozesse von oben nach unten und von unten nach oben zu unterstützen; und die Geschäftsergebnisse aller Arten von Arbeit zu verbessern, nicht nur strukturierte und wiederholbare Geschäftsprozesse.
Merkmale von BPMS
Zu den Standardfunktionen der BPMS-Suites gehören eine Engine für die Modellierung von Prozessen und Webanwendungen, Datenerfassung und Geschäftsanalysen zur Ermöglichung intelligenter Prozessänderungen, ein Content-Management-System (CMS) für die sichere Speicherung von Dateien, Tools für die Zusammenarbeit, einschließlich Software für die soziale Zusammenarbeit, sowie Cloud- oder On-Premises-Bereitstellung.
Die Funktionalitäten der BPMS-Produkte entwickeln sich jedoch ständig weiter, da die Anbieter sich darum bemühen, auf das Bedürfnis ihrer Kunden zu reagieren, sowohl komplexe als auch einfache Prozesse schnell zu automatisieren, Änderungen in Echtzeit vorzunehmen und neue Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) und künstliche Intelligenz (KI) zu nutzen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
Der BPM-Experte Dan Morris beschreibt die ideale BPMS-Architektur als eine zusammengesetzte Umgebung, die sehr schnelle Änderungen unterstützen kann, technologieunabhängig ist, die automatisierte Anwendungserzeugung unterstützt und die nahtlose Integration von Anwendungen, die auf einer beliebigen Plattform erstellt wurden, in die Lösung ermöglicht.
Forrester Research nennt in seinem Bericht Forrester Wave 2019 die einzelnen BPMS-Anbieter und beschreibt den Markt als „im Wandel begriffen“ und stellt fest, dass „die meisten Anbieter den Begriff BPM fallen gelassen haben“, da er mit „teuren, komplexen Projekten in Verbindung gebracht wurde, die viele Monate, wenn nicht Jahre dauerten, um ihren Wert zu demonstrieren“.
Das Beratungsunternehmen hat BPM daher in Digital Process Automation (DPA) umbenannt und teilt es in zwei Typen ein: DPA-deep, um den traditionellen Fokus von BPMS auf die Automatisierung komplexer Prozesse zu beschreiben, und DPA-wide, um sich auf eine einfachere, umfassendere und kostengünstigere Prozessautomatisierung zu beziehen.
Laut Forrester sollten Unternehmen auf dem Markt für DPA-deep nach BPMS-Anbietern suchen, die:
- komplexe, lange laufende Prozesse über mehrere Variablen hinweg, wie zum Beispiel lokale Regelmäßigkeitsanforderungen und Sicherheit, sowie Unterstützung für hochvolumige Transaktionen handhaben können;
- Unterstützung für neu aufkommende Technologien wie RPA und KI bieten, welche den Aufbau, Erwerb oder Partnerschaften erfordern können; und
- eine moderne Anwendungsarchitektur bieten, die Cloud-first-Kunden entgegenkommt und Unterstützung für die von Prozessentwicklern zunehmend genutzten Microservices und das Serverless Computing umfasst.
Moderne BPMS-Produkte sind nicht nur in der Lage, komplexe, langlaufende Geschäftsprozesse zu handhaben und neue Technologien zu integrieren, sondern verfügen auch über Low-Code-/No-Code-Entwicklungsplattformen, die von professionellen Entwicklern und Geschäftsanwendern gleichermaßen zur Optimierung von Geschäftsprozessen genutzt werden können.
Zu den Anbietern in diesem sich entwickelnden BPM-Markt gehören Appian, Bizagi, IBM, K2, OpenText, Oracle, Pegasystems und Tibco Software. Zwei Beispiele für Open Source BPM-Produkte sind die Red Hat JBoss BPM Suite und Bonitasoft. Eine umfangreiche Liste von BPM-Anbietern wird von Capterra zur Verfügung gestellt.
Beispiele für BPMS-Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse überspannen Abteilungsgrenzen, basieren auf mehreren Technologien, sind an Compliance-Anforderungen und Vorschriften gebunden, sind langlebig und werden durch häufige Änderungen geprägt. Beispiele für Geschäftsprozesse, die durch BPMS-Systeme verbessert werden, sind:
- Kontenverwaltung
- Budgetverfolgung und -verwaltung
- Forderungsmanagement
- Compliance-Management
- Kundenaufträge
- Mitarbeiter-Onboarding
- Bestandsverwaltung
- Rechnungsverarbeitung
- Leistungsüberwachung
- Projektverfolgung
- Workflow-Verfolgung
