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Was Managed Services für Microsoft Office 365 bieten

Die Office-365-Migration ist für viele Firmen der nächste Schritt in Richtung Collaboration. Das Office-365-Management ist aber nicht einfach.

Die Migration zu Microsoft Office 365 ist für viele Unternehmen der nächste logische Schritt in Richtung Collaboration und mehr Mobilität. Dabei verspricht die Kombination aus Cloud-Services und Desktop-Software von Microsoft viele nützliche Funktionen.

Das Management von Office 365 ist jedoch mit Aufwand verbunden. Unternehmen müssen sich mit den Sicherheits- und Compliance-Funktionen auskennen, Lizenzen im Blick behalten und die Performance der Cloud-Dienste überwachen. All das neben den täglichen Betriebsaufgaben zu bewerkstelligen, ist schwer. Die Lösung bieten Managed Services für Office 365.

Cloud-Services und lokal installierbare Desktop-Software für die Produktivität, Kommunikation und Collaboration – all diese und auch viele weitere Dienste bilden gemeinsam Office 365. Dazu zählen nicht nur die geläufigen Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint, sondern auch zum Beispiel Teams für Chats und Online-Besprechungen oder OneDrive for Business als Cloud-Speicher.

Je nach Leistungspaket umfasst Office 365 noch Dienste wie SharePoint Online für das Content-Management und Exchange Online für professionelle E-Mails. Microsoft bietet Unternehmen zusätzlich viel Freiraum, ihre Cloud-Umstellung im individuellen Tempo zu vollziehen und Workloads dann zu migrieren, wenn es am besten passt.

Das Basis-Programm, das als Desktop-Version und als Cloud-Dienst in Office 365 enthalten ist, macht dies möglich. Knapp die Hälfte der deutschen Unternehmen haben diesen Schritt bereits vollzogen. Laut der SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/2019 nutzen 48 Prozent bereits Office 365 und 74 Prozent sehen die Cloud als Teil ihrer IT-Strategie. Bei der Umsetzung ihrer digitalen Transformation setzen sie vor allem auf Collaboration und Workflow Tools.

Herausforderungen für IT-Administratoren

Zwar sparen Unternehmen mit Office 365 einige Administrationsaufgaben ein, da sie sich bei den Cloud-Services nicht mehr um Hardware, Betrieb und Updates kümmern müssen. Dafür kommen neue Herausforderungen hinzu. Denn kontinuierlich entstehen neue Services und Funktionen, während andere abgekündigt werden.

IT-Verantwortliche müssen die Neuerungen im Auge behalten und evaluieren, wie sie sich auf den Betrieb auswirken können. Nicht jede Innovation ist von Vorteil. So kann es durchaus vorkommen, dass man einen Service künftig anders nutzen muss als gewohnt, oder dass eine Funktion wegfällt, die man für einen Arbeitsablauf braucht. Diese Entwicklungen und Abhängigkeiten in Office 365 zu überwachen, ist für Administratoren im Tagesgeschäft kaum machbar, zumal die IT heute an allen Ecken und Enden gefordert ist, die Digitalisierung voranzutreiben.

Auch die vielen Nutzungsmöglichkeiten der Cloud haben einen Haken: Sie erschweren es, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Services wie einsetzt und wo sich welche Daten befinden. Dadurch wird es aufwendiger als zuvor, für Security und Compliance zu sorgen. Außerdem kann es sein, dass Standard-Einstellungen in Office 365 nicht unbedingt den unternehmenseigenen Richtlinien entsprechen.

Vielleicht möchten Unternehmen zum Beispiel den Speicherplatz in OneDrive pro Nutzer einschränken oder verhindern, dass sensible Daten in den Cloud-Service hochgeladen werden. Entsprechend müssen Administratoren die Konfiguration anpassen und DLP-Richtlinien definieren.

Sicherheit und Compliance

In Office-Anwendungen erstellen und speichern Mitarbeiter oft sensible Daten. Deshalb spielen Security und Compliance eine wichtige Rolle. Microsoft hat die Cloud-Services mit zahlreichen integrierten Sicherheitsfunktionen ausgestattet.

Die verschiedenen Möglichkeiten zu verstehen und richtig einzusetzen, erfordert jedoch Expertenwissen. Zudem müssen Unternehmen die Maßnahmen noch mit ihren eigenen Sicherheitsrichtlinien abstimmen. Hier kann ein spezialisierter Dienstleister helfen, den richtigen Weg und die richtigen Einstellungen zu finden.

Dazu gehört zum Beispiel, dass er die Konfiguration der Apps regelmäßig überprüft. Er berät, wo Fallstricke lauern und welche Vorkehrungen sich nach Best Practices empfehlen. Außerdem kann der Dienstleister zusätzlich zu den Mechanismen, die Microsoft bietet, ergänzende Software und Scripte einbinden, um die Sicherheit zu erhöhen. Er überwacht zudem die Warnmeldungen aus dem Office 365 Security & Compliance Center, bewertet sie und reagiert zeitnah.

Tägliche Administrationsaufgaben

Das Administrationsportal in Office 365 bündelt sämtliche Managementfunktionen unter einer zentralen Oberfläche. Sich hier zurechtzufinden, ist nicht ganz einfach. Sucht man als ungeübter Nutzer eine bestimmte Übersicht oder Einstellung, kostet dies Zeit.

Nils Graef, Axians IT Solutions

„Laut der SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/2019 nutzen 48 Prozent bereits Office 365 und 74 Prozent sehen die Cloud als Teil ihrer IT-Strategie.“

Nils Gräf, Axians IT Solutions

Ein Managed-Service-Provider kann die täglichen Administrationsaufgaben dagegen schnell und versiert ausführen und vieles automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel die Benutzerverwaltung sowie die Lizenzverwaltung und -freischaltung.

Der Dienstleister weist einem neuen Mitarbeiter nach Best-Practice-Ansätzen Lizenzen zu, so dass er Zugriff auf die Dienste bekommt, die er benötigt. Auf der anderen Seite entzieht er einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, die Lizenzen und Berechtigungen. Der Provider erstellt zudem regelmäßig Lizenzübersichten, so dass das Unternehmen sieht, welche Lizenzen es hat und gar nicht nutzt oder wo es vielleicht noch nachlegen muss.

Ein Blick in die Zukunft

Noch bietet Microsoft zwar On-Premises-Versionen seiner Office-Anwendungen an. Nach und nach werden aber Funktionen gekappt und gehen in Cloud-Services auf. Auch Innovationen stehen zuerst in der Cloud zur Verfügung.

Außerdem sind die Collaboration-Möglichkeiten in Office 365 attraktiv. Deshalb migrieren immer mehr Unternehmen in die Cloud. Ein Managed-Services-Provider kann nicht nur bei der Planung und Migration unterstützen, sondern auch laufende Monitoring- und Administrationsaufgaben übernehmen. So entlastet er die IT-Abteilung und sorgt für einen sicheren und kosteneffizienten Betrieb.

Über den Autor:
Nils Gräf ist Leiter Collaboration bei Axians IT Solutions.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de

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