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Microsoft Teams: Videokonferenzen erleichtern Zusammenarbeit

Ob Budgetplanung oder Projektarbeit: Kommunikations-Tools helfen sowohl im Home-Office als auch im Büro. Das Potenzial ist mit Chats und Videokonferenzen längst nicht erschöpft.

Es sind mitunter turbulente Tage, die die Nerven auf die Probe stellen – und eine gute Teamleistung erfordern: Wenn im Unternehmen die Budgetplanung ansteht, ist eine gut koordinierte Zusammenarbeit zwischen Controlling und den Fachabteilungen gefragt. Ein komplexer Prozess, der früher das Postfach strapazierte. Unzählige E-Mails wurden hin- und hergeschickt und ständig waren veraltete Dateien im Umlauf.

Heute erleichtern Collaboration Tools wie Microsoft Teams die Zusammenarbeit, zum Beispiel mit Chats oder Videokonferenzen. Selbst Unternehmen, die ihr Budget noch klassisch mit Excel planen, können mit einer solchen Software die Produktivität steigern. Dokumente wie Excel, Word oder PowerPoint-Präsentationen lassen sich gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten – mit Kollegen genauso wie mit Externen, zum Beispiel mit Freelancern oder Dienstleistern.

Microsoft Teams: Schub durch Homeoffice

Die Vorteile der Kollaborationswerkzeuge sind längst bis zu den Unternehmen durchgedrungen. Nicht zuletzt aufgrund der Coronapandemie, die dazu führte, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken mussten. Aber auch weil sich Lösungen wie Microsoft Teams leicht bedienen lassen. So nutzten Microsoft Teams im Oktober 2020 laut Microsoft bereits 115 Millionen User täglich. Sechs Monate zuvor waren es noch rund 75 Millionen Nutzer. Der Vorteil von Microsoft: Teams ist im Komplettpaket Microsoft 365 bereits integriert – und steht damit zahlreichen Unternehmen praktisch automatisch zur Verfügung.

Abbildung 1: Microsoft Teams im Vergleich mit Cisco Webex und Zoom.
Abbildung 1: Microsoft Teams im Vergleich mit Cisco Webex und Zoom.

Die alternativen Kommunikationswege bewähren sich nicht nur im Home-Office, sondern auch bei der Arbeit im Büro. Hoch im Kurs stehen die Einzel- oder Gruppenchats, in denen sich Mitarbeiter einfach und schnell austauschen können. Eine Nachricht geht hier nicht so leicht unter wie eine E-Mail.

Beliebt sind – vor allem im Home-Office – auch Audio- und Videokonferenzen, zu denen auch Externe eingeladen werden können. Diese müssen die Anwendung nicht einmal selbst nutzen. Praktisch: In einigen Programmen lassen sich Besprechungen aufzeichnen und sogar Live-Untertitel einblenden. In einem Test der Stiftung Warentest hat Teams in puncto Videokonferenzen die Nase vorn.

Die Collaboration-Lösung liegt knapp vor Skype und punktet bei optimaler Verbindung mit sehr guten Ergebnissen in Bild und Ton. Teams gelingt zudem die Unterdrückung von Nebengeräuschen sehr gut. Und im Bereich Ton erreicht das Tool selbst bei schwacher Internetverbindung noch ein gutes Ergebnis.

Regelmäßig neue Funktionen für Collaboration Tools

Neben den nützlichen Features werden Videokonferenzen auch aus ökologischen Gesichtspunkten immer wichtiger: wer auf Dienstreisen verzichtet, schont die Umwelt. Große deutsche Konzerne wie die Deutsche Telekom, Deutsche Bank, Deutsche Post oder Zalando haben bereits angekündigt, dass Geschäftsreisen auch nach dem Ende der Pandemie nicht mehr so stattfinden werden wie zuvor. Videokonferenzen sind zum einen nachhaltiger, doch die Unternehmen profitieren zudem von einem enormen Sparpotenzial.

Die Anbieter der Collaboration Tools entwickeln ihre Software indes ständig weiter und bringen neue Features heraus. Microsoft Teams wird zum Beispiel mit der Funktion Microsoft Whiteboard noch effizienter: Auf einer digitalen Leinwand lassen sich in Brainstorming-Gruppen Ideen sammeln oder Abläufe skizzieren.

Zuletzt kündigte Microsoft an, dass die Funktion Push-to-Talk eingeführt werden soll. Das Mikrofon des Users wird nur aktiviert, wenn dieser eine bestimmte Taste gedrückt hält. Das ist praktisch, weil Teilnehmer sich nicht ständig stumm schalten müssen.

Teams mit Apps zu Budgetplanung erweitern

Noch mehr Potenzial holen Anwender von Teams mit der Einbindung von Apps heraus. Nutzen Unternehmen zur Budgetplanung etwa Dynamics 365 von Microsoft, lässt sich die App in Teams integrieren, um dort direkt auf wichtige Daten zuzugreifen. Daten, die sich von allen berechtigten Mitarbeitern bearbeiten lassen. Mit der Lösung können Unternehmen zum Beispiel Budgetpläne erstellen und diese für verschiedene Szenarien analysieren und aktualisieren. Die Budgetpläne lassen sich auch automatisch zusammen mit Arbeitsblättern, Begründungsdokumenten zur Prüfung und Genehmigung weiterleiten.

Thorsten Grass, Deutsche Telekom

„Die alternativen Kommunikationswege bewähren sich nicht nur im Home-Office, sondern auch bei der Arbeit im Büro. Hoch im Kurs stehen die Einzel- oder Gruppenchats, in denen sich Mitarbeiter einfach und schnell austauschen können.“

Thorsten Graß, Deutsche Telekom

Als praktisch erweisen sich darüber hinaus Umfrage-Tools wie Polly oder Microsoft Forms. In den Teams-Kanälen lassen sich so innerhalb weniger Minuten Umfragen erstellen, die automatisch ausgewertet werden. Außerdem können Mitarbeiter verschiedene Projektmanagement-Apps hinzufügen – zum Beispiel die Organisations-Tools Trello, Microsoft Planner, Asana oder Wrike.

Standardmäßig sind die Outlook-Kalender integriert, was sich im Alltag ebenfalls als nützlich erweist. Und auch auf OneDrive for Business und SharePoint Online greifen Anwender direkt über Microsoft Teams zu.

Über den Autor:
Thorsten Graß arbeitet im Mittelstandsvertrieb der Deutschen Telekom als Head of Cloud Partner Sales Microsoft. Er studierte International Management und verantwortet das Microsoft Cloud Geschäft inklusive Microsoft Teams. Dies beinhaltet die Steuerung der direkten als auch indirekten Kanäle im Direktvertrieb als auch in der Vermarktung über das Telekom Partner Ecosystem. Thorsten Graß verfügt über 10 Jahre Produktmanagement und Sales Erfahrung in verschiedenen Managementpositionen, sowohl im Großkundensegment der T-Systems, in der Innovationssparte der Telekom und seit 3 Jahren im Mittelstandsgeschäft der Telekom.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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