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Wie Microsoft die Collaboration App Teams weiterentwickelt

Microsoft Teams bietet seit kurzem neue Funktionen und steht zum Teil kostenlos zur Verfügung. Ein Blick auf die jüngsten Erweiterungen, aber auch Datenschutzprobleme.

Microsoft Teams gehört zu den bekanntesten Collaboration-Lösungen in der Cloud. Da immer mehr Anwender auf Teams setzen – laut Microsoft mittlerweile über 115 Millionen Anwender – , stellte das Softwareunternehmen in jüngster Zeit regelmäßig neue Funktionen bereit. Viele dieser Funktionen sind in anderen Lösungen wie Zoom oder Slack bereits im Einsatz, zum Beispiel die neuen Breakout Rooms.

Daneben wird die Zusammenarbeit mit anderen Cloud-Lösungen weiter ausgebaut. Es ist zum Beispiel möglich, Microsoft Teams in NextCloud zu integrieren. Dadurch können in einer Private Cloud hybride Funktionen in einer einheitlichen Oberfläche verwendet werden.

Da NextCloud ebenso Slack unterstützt, lassen sich in Unternehmen, in denen beide Lösungen zum Einsatz kommen, zentral alle Dienste zur Verfügung stellen, ohne sich nur von einem Anbieter abhängig zu machen.

Slack ist einer der größten Mitbewerber von Microsoft Teams. Die Collaboration-Plattform hat den Vorteil, schneller einsatzbereit zu sein und mehr externe Anwendungen anbinden zu können. Slack hat hier die Nase vorne, da der Dienst ein Mehrfaches an zusätzlichen Apps anbinden kann als Teams. In Microsoft Teams lassen sich externe Anwendungen über Schnittstellen integrieren. Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die Teams selbst nicht kennt, die aber über diesen Weg zur Verfügung stehen.

Datenschutz und Security in Microsoft Teams

Mit Blick auf den Datenschutz bieten beide Plattformen mittlerweile Standorte in Deutschland an. Darauf sollten Anwender und IT-Verantwortliche beim Abonnieren achten.

Ein Problem in Teams sind die teilweise schwachen Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen. Je mehr Funktionen in Teams eingebunden werden, umso mehr Sicherheitsprobleme und Datenschutzherausforderungen gibt es. Administratoren sollten sich frühzeitig mit neuen Funktionen beschäftigen und die zugehörigen Sicherheitsoptionen korrekt setzen.

Die Sicherheitseinstellungen werden im Teams Admin Center gesteuert. Im Teams Admin Center stehen die Optionen unter Team-Apps\Apps verwalten zur Verfügung. Hier können Administratoren für jede externe App festlegen, ob sie erlaubt oder blockiert werden soll.

Kritisch sind die Zugriffe für externe Anwender. Über Organisationsweite Einstellungen\Gastzugriff wird festgelegt, ob Anwender externe Gäste in Besprechungen einladen dürfen. Hier kann darüber hinaus gesteuert werden, ob die externen Anwender Zugriff auf Ressourcen innerhalb der Besprechungen erhalten. Diese Einstellungen spielen eine wichtige Rolle, wenn es um Sicherheit und Datenschutz geht.

Microsoft ist zwar bemüht den Datenschutz in Teams zu verbessern, allerdings sind sich Datenschutzbeauftragte einig, dass es im Grunde genommen nicht DSGVO-konform eingesetzt werden kann. Der Berliner Datenschutzbeauftragte hat hierzu ein Dokument veröffentlicht.

Microsoft hat eine Gegendarstellung veröffentlicht, die aufzeigen soll, warum Teams dennoch weiter eingesetzt werden kann. Im Internet gibt es außerdem weitere Quellen, in denen Datenschutzprobleme in Microsoft Teams behandelt werden.

Breakout Rooms in Microsoft Teams verfügbar

Neben Fehlerbehebungen und kleineren Anpassungen an der Oberfläche (Fluent Design) entwickelte Microsoft neue Funktionen für große Teams. Es ist nun möglich, aus einer großen Besprechung heraus kleinere Gruppen zu bilden, zum Beispiel für bestimmte Teilbereiche eines Projektes oder zum Brainstorming und Diskutieren. Diese Funktion mit der Bezeichnung Breakout Rooms sind auch von anderen Videokonferenz- und Gruppenlösungen wie zum Beispiel Zoom bekannt. Die Technik ist nicht neu, sondern wurde von Microsoft lediglich übernommen.

In größeren Teams und Meetings lassen sich mit den Breakout Rooms bis zu 50 Untergruppen bilden, um ein Projekt besser und flexibler verwalten zu können. Microsoft optimiert aktuell vor allem Details zur Bedienung und ermöglicht Anwendern ihr Dashboard flexibler zu gestalten. Das soll die Produktivität erhöhen und Administratoren sowie Support-Mitarbeiter entlasten.

Push-to-Talk einsetzen

Push-to-Talk ist seit Jahren aus anderen Kommunikationslösungen bekannt. Dabei muss eine Taste gedrückt werden, damit man in einem Meeting reden kann. Wird die Taste losgelassen, ist das Mikrofon wieder stumm. Wie bei WhatsApp und anderen Messengern kann in Teams außerdem auf einzelne Chat-Sätze geantwortet werden. Der entsprechende Satz wird als Zitat der Antwort beigefügt.

Am Ende eines Meetings ist es nun möglich, Zusammenfassungen für Anwender zur Verfügung zu stellen. Diese können Dateien und Dokumente erhalten. Zusätzlich will Microsoft die Suche erweitern, damit sich die einzelnen Daten und Informationen in Microsoft Teams schneller durchsuchen lassen.

Teams kann auf Smartphones verwendet werden, um unterwegs an Meetings teilzunehmen. Microsoft will Teams aber auch Apple CarPlay-fähig machen. Das bedeutet, dass die App in Autos verfügbar sein wird und Anwender unterwegs am Meeting teilnehmen und sprechen können. Hier sollen auch Freisprecheinrichtungen unterstützt werden.

Optimierungen für Microsoft Teams im Home-Office

Microsoft Teams wird häufig im Home-Office eingesetzt. Hier hat Microsoft einige Neuerungen integriert, zum Beispiel eine zeitlich beschränkte Statusänderung für Mittagspause oder Feierabend. Auch Schichtzeiten lassen sich festlegen. Dadurch kann man steuern, wann Teams für Anwender zur Verfügung steht, und wann die Plattform von Benutzern nicht verwendet werden soll. Anwender werden in Teams außerdem daran erinnert, Pausen zu machen. Außerdem wurden Meditationsübungen integriert.

Störgeräusche im Hintergrund von Microsoft Teams lassen sich mittlerweile herausfiltern. Mit Einstellungen\Geräte\Rauschunterdrückung stehen mehrere Stufen zur Verfügung. Und auch beim Thema Rechtschreibprüfung hat der Anbieter optimiert: Teams erkennt automatisch, wenn die Sprache gewechselt wird, und kann sich entsprechend anpassen.

Kostenlose Version von Microsoft Teams nutzen

Privatanwender und Anwender ohne Office-365/Microsoft-365-Abonnement können die eingeschränkte, kostenlose Version von Microsoft Teams nutzen.

In der kostenlosen Version können Meetings bis zu 60 Minuten lang sein und bis zu 100 Personen teilnehmen. Microsoft erweitert die kostenlosen Möglichkeiten zu bestimmten Zeiten. Es ist zum Beispiel teilweise möglich, bis zu 24 Stunden lange Besprechungen mit 300 Personen durchzuführen. Die aktuellen Limits sind auf der Internetseite der kostenlosen Teams-Version zu finden. In der kostenlosen Version wird ferner Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Anwender können bis zu zehn GB Daten speichern.

Microsoft Teams in der Zukunft

Es ist zu erwarten, dass Microsoft Teams im Collaboration-Bereich weiter wachsen wird. Bereits jetzt hat Teams einen deutlichen Vorsprung beim Marktanteil. Da Teams über Webschnittstellen, einen Desktop-Client und Apps für iOS und Android verfügt, können Anwender von überall an Besprechungen teilnehmen. Durch die ständig neuen Funktionen kann es aber auch zu Problemen mit dem Datenschutz bezüglich der Freigabe von Daten kommen.

Hier werden in Zukunft die Richtlinien eine größere Rolle spielen. Über Besprechungen\Besprechungsrichtlinien sind diese verfügbar. Hier lässt sich unter anderem einstellen, ob Anwender ihren Bildschirm oder Dateien mit anderen Benutzern generell teilen dürfen. Diese Einstellungen sollten von Administratoren in jedem Fall genutzt werden, um zu verhindern, dass Anwender versehentlich zu viele Daten preisgeben, wenn sie in Besprechungen mitarbeiten und Daten freigeben.

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