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Sieben Schlüsselfragen an ERP-Implementierungspartner

Wenn man die richtigen Fragen stellt, erhält man wertvolle Einblicke in den Ansatz eines ERP-Implementierungspartners. Sieben Fragen, die man unbedingt stellen sollte.

Die richtige ERP-Implementierung ist entscheidend für den Geschäftserfolg eines Unternehmens. Änderungen an einem bestehenden ERP-System – sei es ein Upgrade oder ein kompletter Ersatz – haben Auswirkungen auf viele Bereiche einer Firma. Ein fehlgeschlagenes Upgrade oder eine fehlgeschlagene Implementierung kann das System unbrauchbar machen.

Deshalb ist die Wahl des richtigen Implementierungspartners entscheidend. Diese Beratungsfirmen werden von einem Softwarehersteller für die Unterstützung bei der Systemeinführung zugelassen.

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie wertvolle Einblicke in den Ansatz des Partners für ein ERP-Projekt gewinnen und erfahren, ob er für Ihr Unternehmen der richtige Partner ist. Hier sind sieben der wichtigsten Fragen, die Sie stellen sollten.

1. Beabsichtigt der Partner, Ressourcen für die Planungs-, Design- und Implementierungsphase bereitzustellen?

Die Definition der geschäftlichen Anforderungen und des funktionalen Designs der ERP-Einführung ist von entscheidender Bedeutung, da sie dem Projektteam eine solide Grundlage für die gesamten Geschäftsprozesse und Projekterwartungen bietet. Der Partner sollte erfahrene Unternehmensberater und technische Mitarbeiter mit der Definition des Implementierungsplans beauftragen.

Sie sollten auch verstehen, ob sich die Berater und technischen Mitarbeiter während des gesamten Lebenszyklus Ihres ERP-Implementierungsprojekts einbringen. Einige Anbieter bringen ihr bestes Team in die Planungsphase ein, wechseln aber für die nachfolgenden Phasen zu anderen Teams, wodurch ein wechselndes Arbeitsumfeld und ein inkonsistentes Produkt entstehen.

2. Verfügt der ERP-Implementierungspartner über Fachwissen in Ihrer Branche?

Es gibt zwar viele Partner, die sich auf eine bestimmte ERP-Plattform spezialisiert haben, aber ein Partner verfügt möglicherweise nicht über die von Ihnen benötigte Branchenerfahrung.

Zum Beispiel unterscheidet sich eine SAP-ERP-Implementierung in einem Fertigungsunternehmen von einer Implementierung in einem Einzelhandelsunternehmen. Wenn Sie den Erfahrungsschatz des Partners in Ihrer Branche erörtern, können Sie feststellen, ob seine Berater Ihre Anforderungen verstehen.

3. Welche Optionen für den Support nach dem Produktivstart stehen zur Verfügung?

Sobald ein ERP-Upgrade oder -Wechsel abgeschlossen ist, beginnt die Post-Go-Live-Phase. Um bei der Lösung aller neuen Probleme zu helfen, müssen Sie Ihren Bedarf an Support nach der Inbetriebnahme ermitteln. Fragen Sie den ERP-Partner nach seinen Empfehlungen und beruhigen Sie sich damit. Die meisten ERP-Implementierungspartner bieten ihren Kunden nach dem Go-Live die Möglichkeit, ein Support-Modell zu verwenden, das ERP-Systemressourcen zur Verfügung stellt.

Abbildung 1: Mit diesen Herausforderungen müssen sich IT-Verantwortliche vor der ERP-Implementierung auseinandersetzen.
Abbildung 1: Mit diesen Herausforderungen müssen sich IT-Verantwortliche vor der ERP-Implementierung auseinandersetzen.

Microsoft und SAP verlangen von ihren Anwenderunternehmen jedoch immer noch, dass sie Softwareverträge pflegen, um Updates und zusätzliche Ressourcen zu erhalten. Es ist jedoch gängige Praxis, dass Unternehmen einen externen Partner wählen, der ihnen bei der Systemoptimierung und dem Support hilft.

4. Wird der Partner Mitarbeiter für Ihr Projekt bereitstellen?

Es gibt nichts Schlimmeres, als die IT-Abteilung nicht erreichen zu können, wenn mitten in einem größeren ERP-Upgrade oder einer Implementierung Probleme auftreten. Wenn wichtige Berater und technisches Personal nicht verfügbar sind, kann es zu Projektverzögerungen kommen.

Leider setzen viele Implementierungspartner Mitarbeiter für mehrere Projekte gleichzeitig ein, und es ist ein häufiges Problem, sie nicht erreichen zu können, da die Nachfrage nach erfahrenen Beratern groß ist. Finden Sie jedoch während des anfänglichen Evaluierungsprozesses mit den ERP-Partnern heraus, wie das Projektteam zugewiesen wird, um solche Situationen zu vermeiden.

5. Ist der potentielle ERP-Implementierungspartner bereit, Referenzen herauszugeben?

Wahrscheinlich werden Sie zunächst mit Vertriebsleitern und leitenden Architekten des potenziellen Partners zusammentreffen. Deren Aufgabe ist es, Ihnen das Unternehmen und deren Services zu verkaufen. Daher bekommen Sie möglicherweise kein wahres Bild von den Interaktionen und Erfahrungen während der Implementierung.

Um einen Realitätscheck zu erhalten, sollten Sie jemanden aus Ihrem Team beauftragen, andere Kunden innerhalb derselben Branche zu kontaktieren, um nach deren Erfahrungen mit dem Anbieter zu fragen.

6. Welche Garantien gibt es, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb eines angemessenen Zeitraums und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird?

Es kann schwierig sein, die Anbieter dazu zu bewegen, sich auf eine solche Garantie zu verpflichten. Eine beträchtliche Anzahl von ERP-Implementierungen entwickeln jedoch einen wachsenden Umfang und gehen über die vorgesehene Zeit hinaus. Ihr Unternehmen investiert Millionen von Euro in ein ERP-Projekt – es muss eine gewisse Belastung für den Partner darstellen, um den Projekterfolg sicherzustellen.

7. Mit welchen Schwierigkeiten müssen Sie rechnen?

Niemand möchte, dass ein ERP-Implementierungsprojekt ins Stocken gerät. Doch in der Realität können die Dinge schief gehen und tun es oft auch. Es ist wichtig, zu erkennen, was der Partner als mögliche Probleme sieht. Die Hoffnung ist, auf das, was kommen wird, gut vorbereitet zu sein.

Es gibt sicherlich noch andere Fragen, die zu berücksichtigen sind, da die Anbieter während der Evaluierungsphase befragt werden, also stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen, die Sie wissen müssen, in einem Brainstorming zusammenstellen.

Die Evaluierungsphase ist entscheidend, um zu bestimmen, welcher Partner für Ihr Team und die ERP-Initiative gut geeignet ist. Lassen Sie Ihre Teammitglieder nach jedem Interview mit dem Implementierungspartner ihre Notizen austauschen. Sie sollten eine vergleichende Analyse entwickeln, die einige der aus diesen Fragen gewonnenen Erkenntnisse sowie andere wichtige Details wie Kosten, Zeitpläne und die Methodik der Projektimplementierung enthält.

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