Plattformübergreifende UC ohne Funktionslücken umsetzen

Die Kosten von plattformübergreifenden UC-Lücken

Lücken bei der plattformübergreifenden Bereitstellung von UC verursachen Kosten, erhöhen die betriebliche Komplexität und führen zu Reibungsverlusten in der gesamten IT-Umgebung.

Die erste Herausforderung sind Kompatibilitätsprobleme zwischen den Plattformen, darunter:

• Fehlende oder unterschiedliche Funktionen und Fähigkeiten unter Windows, macOS und Linux. Linux erhält bei vielen kommerziellen UC-Lösungen nur einen eingeschränkten Funktionsumfang oder wird ausschließlich über Web-Clients unterstützt.
• Uneinheitliche Benutzererfahrungen auf Mobil- und Desktop-Plattformen.
• Unterschiedliche Versionsstände der Desktop-, Mobil- und Web-Clients können dazu führen, dass neue Funktionen oder Sicherheitsupdates zeitversetzt verfügbar sind.

Diese Unterschiede haben verschiedene betriebliche Konsequenzen, wie zum Beispiel:

• Erhöhter Aufwand bei Bereitstellung, Konfiguration und Support.
• Frustration bei den Benutzern und Schatten-IT als deren Lösung. Nutzer weichen häufig auf nicht genehmigte Messaging- oder Videokonferenzdienste aus, wodurch Sicherheits- und Compliance-Risiken entstehen.
• Frustrationen beim hybriden und Remote-Arbeiten.
• Geringere Akzeptanz strategischer Kommunikationsplattformen.

Die Bedenken konzentrieren sich jedoch nicht nur auf den Komfort und die Benutzerfreundlichkeit. Lücken in der UC-Bereitstellung führen auch zu erheblichen Risiken und Kosten. Dazu gehören beispielsweise:

• Versteckte Kosten für den Support separater Tools für verschiedene Betriebssysteme,
• Erhöhte betriebliche Komplexität.
• Eine verminderte Sicherheitslage durch uneinheitliche Sicherheitskontrollen über Clients und Betriebssysteme hinweg.
• Das Sicherheitsniveau kann durch unterschiedliche Sicherheitsfunktionen der Clients, wie beispielsweise Unterstützung für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Multifaktor-Authentifizierung, Richtliniensteuerung oder Geräteverwaltung, zusätzlich beeinträchtigt werden.
• Auswirkungen auf regulierte Branchen und damit verbundene Compliance-Verpflichtungen.

Zwar erkennen viele IT-Führungskräfte diese Herausforderungen an, verfügen jedoch nicht über einen Plan zu deren Bewältigung. Verwenden Sie einen zweistufigen Ansatz, um ein rationales, datengestütztes Ergebnis zu erzielen. Beginnen Sie damit, die aktuelle Umgebung zu verstehen, und führen Sie anschließend den Übergang zu einer Infrastruktur durch, die eine möglichst einheitliche Funktionsparität gewährleistet.

Phase 1: Bewertung und Rationalisierung der UC-Umgebung

Zunächst bewerten Sie die aktuelle UC-Umgebung, um funktionierende Komponenten, Schwachstellen und Möglichkeiten zur Angleichung zu identifizieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Ermitteln Sie die Plattformen, Clients und unterstützten Betriebssysteme.
• Ermitteln Sie plattformspezifische Funktionslücken.
• Priorisieren Sie geschäftskritische Funktionen, bei denen eine Angleichung erforderlich ist.
• Reduzieren Sie die Vielzahl unnötiger Clients und sich überschneidender Tools.
• Definieren Sie anschließend einen Ausgangswert (Baseline), anhand dessen sich die Fortschritte bei der Plattformparität messen lassen.

Sammeln Sie Informationen aus den Geschäftsbereichen, um Reibungspunkte und Punkte auf der Wunschliste zu identifizieren.

Governance und Zuständigkeit

Richten Sie frühzeitig eine Governance ein, um die Zuständigkeit für die Paritätsinitiative zu definieren und den Bedarf an Unterstützung durch die Geschäftsleitung zu ermitteln. Mögliche zuständige Teams sind die Gruppen für UC, Endgeräte, den digitalen Arbeitsplatz oder Endbenutzer-Computing. Auch Informationssicherheit, Datenschutz sowie die Verantwortlichen für Endgeräteverwaltung (MDM/UEM) sollten frühzeitig eingebunden werden. Das Leitungsgremium stellt Leitlinien, Kennzahlen und eine zentralisierte Berichterstattung bereit, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

Kriterien zur Anbieterbewertung

Entwickeln Sie Kriterien zur Anbieterbewertung. Beginnen Sie mit Fragen, die UC-Entscheidungsträger stellen sollten, um den aktuellen Stand der Plattformunabhängigkeit eines Anbieters, dessen zukünftiges Engagement für Plattformunabhängigkeit, die Transparenz und den geschäftlichen Nutzen eines konsistenten Benutzererlebnisses zu bewerten. Bitten Sie die Anbieter, Folgendes klar darzulegen:

1. Welche Funktionen werden unter Windows, macOS, Linux, iOS und Android vollständig unterstützt und wo bestehen noch Lücken zwischen den Plattformen?
2. Wie groß ist die typische Verzögerung zwischen den Plattformen, wenn neue Funktionen veröffentlicht werden?
3. Fordern Sie eine Funktionsmatrix an, aus der Funktionalität, Veröffentlichungszeitpunkt und Roadmap-Verpflichtungen für alle unterstützten Plattformen hervorgehen.
4. Fragen Sie nach messbaren Ergebnissen, die Kunden nach der Verbesserung der plattformübergreifenden Parität erzielen, beispielsweise eine Reduzierung der Support-Tickets, höhere Akzeptanzraten und Einsparungen durch die Konsolidierung von Tools.
5. Fragen Sie außerdem nach der Unterstützung offener Standards und APIs, damit sich die Plattform langfristig in bestehende Geschäftsprozesse und Drittanwendungen integrieren lässt.

Zur UC-Bewertung gehören auch Paritätsverpflichtungen in Verträgen und im Anbieter-Support. Verlangen Sie von den Anbietern, diese Verpflichtungen klar zu definieren.

KI-gestützte Funktionen sind ebenfalls entscheidend für Kaufentscheidungen. Prüfen Sie deshalb, ob KI-Assistenten, Besprechungszusammenfassungen, Transkriptionen und Copiloten auf allen Betriebssystemen gleichermaßen verfügbar sind. Berücksichtigen Sie außerdem regionale Unterschiede bei KI-Funktionen. Einige Funktionen können aufgrund regulatorischer Vorgaben oder gestaffelter Markteinführungen nicht in allen Ländern gleichzeitig verfügbar sein.

Phase 2: Umsetzung einer praktischen Paritätsstrategie

Um plattformübergreifende UC-Parität zu erreichen, sollten Sie standardisieren und konsolidieren, wo immer möglich. Reduzieren Sie Ausnahmen und Sonderlösungen, die von der übergeordneten UC-Strategie nicht unterstützt werden. Der browserbasierte Zugriff kann einzelne Funktionslücken überbrücken, ersetzt jedoch nicht in allen Fällen den nativen Client. Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Hardwareintegration oder bestimmte KI-Funktionen können weiterhin eingeschränkt sein.

Setzen Sie schrittweise Einführungen um. Verfolgen Sie dabei einen schrittweisen Einführungsansatz und konzentrieren Sie sich auf Nutzergruppen mit hoher Auswirkung oder auf Lücken im Tool-Angebot.

1. Führen Sie ein Pilotprogramm mit repräsentativen Nutzergruppen durch.
2. Erweitern Sie die Einführung schrittweise auf verschiedene Betriebssysteme.
3. Überprüfen Sie vor einer breiteren Einführung die Konsistenz der Funktionen.

Messen Sie den Erfolg der Einführung, beginnend mit Pilotprogrammen. Die Pilotgruppen sollten unterschiedliche Betriebssysteme, Endgerätetypen und Arbeitsmodelle (Büro, Home-Office und mobile Nutzung) repräsentieren. Das Governance-Team sollte Erwartungen hinsichtlich einer kontinuierlichen Verbesserung der Einführung festlegen.

Definieren und erfassen Sie messbare Kennzahlen, wie zum Beispiel:

• Grad der Funktionsparität zwischen den unterstützten Plattformen.
• Raten zur Reduzierung von Support-Tickets.
• Kennzahlen zur Nutzerzufriedenheit.
• Plattformübergreifende Akzeptanzraten.
• Prozentsatz der Nutzer, die unabhängig vom Gerät gleichwertige Funktionen erhalten.
• Erfolgsquote von Audio- und Videoverbindungen.
• Zeit bis zur Behebung plattformbezogener Störungen (MTTR).

All diese Kennzahlen zeigen den Fortschritt auf und unterstützen die Berichterstattung an die Geschäftsleitung.

Möglichkeiten zur finanziellen Optimierung

Nach der Etablierung der UC-Plattformparität, der Governance und der Optimierung sind konkrete finanzielle Vorteile zu erwarten. Zu den Ergebnissen gehören:

• Senkung der Lizenz- und Supportkosten durch die Konsolidierung sich überschneidender Kommunikations-Tools.
• Senkung der Support- und Schulungskosten für mehrere plattformübergreifende Tools.
• Verbesserung des ROI durch eine höhere Plattformakzeptanz.
• Abstimmung der Lizenzstrategien auf langfristige Paritätsziele.
• Steigerung der Produktivität durch den Einsatz effektiverer Tools für die Zusammenarbeit.

Finanzielle Optimierung setzt voraus, dass die UC-Parität als Standard für kontinuierliche Verbesserung betrachtet wird.

Das Erreichen von UC-Parität über unterschiedliche Plattformen hinweg kann kein einmaliges Projekt sein. Die Aufrechterhaltung des Erfolgs hängt von der kontinuierlichen Überwachung und Verfolgung der Roadmaps der Anbieter ab, insbesondere wenn neue Betriebssystemversionen erscheinen und neue Plattformen eingeführt werden, um zukünftige Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

Die kombinierten Vorteile einer verbesserten digitalen Mitarbeitererfahrung, einer geringeren Supportkomplexität und eines höheren technologischen ROI machen die UC-Funktionsparität zu einem entscheidenden Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Mit der zunehmenden Integration KI-gestützter Funktionen wie Besprechungszusammenfassungen, Echtzeittranskriptionen, Übersetzungen und Assistenten wird eine konsistente Bereitstellung über alle unterstützten Plattformen hinweg künftig entscheidend für den Erfolg sein. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass neue KI-Funktionen nicht nur auf einzelnen Betriebssystemen oder Gerätetypen verfügbar sind.

Das Erreichen plattformübergreifender UC-Parität ist nicht nur eine technologische Initiative – es ist eine Strategie zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. IT-Führungskräfte, die ein einheitliches Nutzererlebnis auf allen unterstützten Betriebssystemen und Endgeräten priorisieren, versetzen ihr Unternehmen in eine bessere Position, um die Akzeptanz zu fördern, die Komplexität zu reduzieren und den Wert von Investitionen in die Kommunikation zu maximieren.

Dieser Artikel ist im Original in englischer Sprache auf Search Unified Communications erschienen.