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DEX-Score: Strategien zum Verbessern der Arbeitsumgebungen
Arbeitsumgebungen können Mitarbeitende im Alltag belasten und die Produktivität hemmen. Mit DEX-Werten kann man ermitteln, wie sich digitale Arbeitsplätze optimieren lassen.
Der sogenannte DEX-Score oder auch Digital Employee Experience Score ist zu einer kritischen Kennzahl für viele Unternehmen geworden, die sich mit der gestiegenen Komplexität hybrider Arbeitsumgebungen auseinandersetzen müssen. Typischerweise wird er mit einem Wert von 0 bis 100 angegeben. Je höher, desto besser ist er. Der DEX-Score zeigt, wie effizient die Mitarbeiter mit dem digitalen Ökosystem eines Unternehmens interagieren können, angefangen bei Cloud-Plattformen, Business-Anwendungen bis hin zu internen Systemen und Kommunikations-Tools.
Obwohl der DEX-Score wichtige Einblicke in eine digitalisierte Arbeitsumgebung gewährt, haben immer noch viele Unternehmen Schwierigkeiten damit, die benötigten Daten zu sammeln und richtig zu interpretieren. Aber nicht nur das. Einige Unternehmen stoßen auch an ihre Grenzen, wenn sie auf seiner Basis Verbesserungen einführen wollen. Gründe können fragmentierte Infrastrukturen, Beschränkungen bei ihren Budgets, ein allgemeiner Widerstand gegen Veränderungen im Betrieb sowie technische Altlasten sein.
Trotz dieser nicht zu vernachlässigenden Herausforderungen, überwiegen die Vorteile bei weitem den Aufwand. Höhere DEX-Werte hängen direkt mit einer steigenden Produktivität, weniger Reibungen am Arbeitsplatz und einer stärkeren Mitarbeiterbindung zusammen. Durch strategische Planungen, einem auf die Mitarbeiter ausgerichteten Design und einer kontinuierlichen Optimierung verwandeln Unternehmen ihre digitale Arbeitsumgebung von einer Quelle für Frustrationen zu einem Beschleuniger ihres geschäftlichen Erfolgs.
Dieser Artikel stellt mehrere praxiserprobte Methoden vor, mit denen Sie Ihren DEX-Score verbessern und Ihre digitale Arbeitsumgebung transformieren können. Durch den Einsatz bewährter Frameworks und Best Practices, durch die Analyse wichtiger Schlüsselfaktoren, etwa der Fähigkeit der Mitarbeiter, sich selbst bei Problemen zu helfen, durch Messungen der Performance sowie durch Strategien für eine reibungslose Einführung neuer Technologien können Sie dieses Ziel leicht erreichen.
6 Schritte zum Erreichen eines höheren DEX-Scores
Verbesserungen des DEX-Scores erfordern ein systematisches Vorgehen, das auf die einzigartige Umgebung jedes Unternehmens zugeschnitten ist. Das folgende Framework gibt einen strukturierten Weg vor, mit dem eine eigene erfolgreiche Strategie für eine Verbesserung der DEX-Werte entwickelt werden kann.
1. Eine strategische Grundlage schaffen
Eine starke DEX-Strategie beginnt mit klar definierten Zielen und KPIs (Key Performance Indicators). Um diese Aufgabe zu erfüllen, sollte ein Unternehmen regelmäßig Daten über seine digitale Arbeitsumgebung sammeln. Daraus lassen sich erreichbare Erkenntnisse gewinnen, die zu einer Verbesserung der Leistung führen.
2. Die Bedürfnisse der Nutzer verstehen
Der Erfolg hängt auch davon ab, dass man versteht, wo der Kontakt mit digitalen Systemen zu Problemen für die Mitarbeiter führt. Diese Daten lassen sich aus dem Feedback gewinnen, dass durch Umfragen, Interviews und über andere Kanäle gewonnen werden kann. Dabei sollten die Herausforderungen über alle Arbeitsmodelle hinweg untersucht werden, sowohl im Büro als auch remote und hybrid. Nur so identifizieren Sie spezifische Probleme jeder einzelnen Umgebung.
3. Eine Roadmap erstellen
Eine Roadmap zur Verbesserung des DEX-Scores muss schnelle Erfolge mit langfristig ausgelegten Transformationsprojekten ausbalancieren. Unternehmen sollten ihre Initiativen auf Basis des zu erwartenden Effekts auf die Mitarbeiter sowie abhängig von den Anforderungen an die Ressourcen und dem Aufwand für die Umsetzung ausrichten.
4. Einen sanften Übergangs beim Wechsel von Technologien sicherstellen
Die Implementationsphase fokussiert sich meist auf den Aufbau einer integrierten Umgebung, in der die benötigten Werkzeuge nahtlos miteinander zusammenarbeiten. Dazu gehören Techniken wie Single Sign-On (SSO) über mehrere Plattformen, das Optimieren der Datenflüsse zwischen verschiedenen Systemen sowie das Anbieten eines jederzeit verfügbaren technischen Supports.
5. Mehr Möglichkeiten für die Mitarbeiter
Die Verbesserung des DEX-Scores soll letztlich zu mehr Möglichkeiten für die Mitarbeiter führen, die sie durch an ihre jeweiligen Fähigkeiten, Kenntnisstände und Bedürfnisse angepasste Schulungen kennenlernen können. Zudem sollten Unternehmen die Onboarding-Prozesse verschlanken und an die jeweiligen Rollen angepasste Interfaces und Werkzeuge bereitstellen. Das Angebot kontinuierlicher Möglichkeiten zur Fortbildung stellt darüber hinaus sicher, dass die Belegschaft mit den sich weiterentwickelnden digitalen Tools und Fähigkeiten vertraut bleibt.
6. Ergebnisse messen und erneut auf den Prüfstand stellen
Der Weg zu besseren DEX-Werten endet praktisch nie. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig die bisher schon erreichten Ergebnisse kontrollieren. Außerdem sollten sie beispielsweise immer wieder die Ladezeiten der Anwendungen überprüfen und Daten über Fehler oder Systemüberlastungen erheben. Dabei müssen sie auch ganz besonders auf das Feedback ihrer Mitarbeiter achten, um neu entstehende Herausforderungen rechtzeitig zu erkennen. Nur eine kontinuierliche Bewertung ermöglicht später strategische Anpassungen und zeigt Verbesserungsmöglichkeiten auf.
Die Bedeutung von Self Service
Die DEX-Werte in einem Unternehmen lassen sich signifikant verbessern, wenn die Mitarbeiter sich selbst helfen können und wenn die Maßnahmen effizient eingeführt werden.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören unter anderem:
- Eine verbesserte Autonomie. Die Mitarbeiter profitieren selbst am stärksten von einer direkten Kontrolle über ihre Bedürfnisse am Arbeitsplatz. Beispiele sind der Zugriff auf Daten über etwa Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung der optionalen Zusatzleistungen sowie die Erledigung administrativer Aufgaben ohne die ansonsten üblichen Wartezeiten oder andere bürokratische Verzögerungen.
- Optimierung von Zeit und Ressourcen. Die Mitarbeiter können IT-Probleme selbst beheben, Support-Anfragen eröffnen und ihren Versorgungsbedarf eigenständig regeln, ohne auf Antworten des Helpdesks warten zu müssen. Das reduziert Ausfallzeiten und verbessert die Produktivität.
- Flexibler Zugang. Self-Service-Plattformen erhöhen das Engagement der Mitarbeiter, da sie Ressourcen an mehr Standorten und auf verschiedenen Geräten verfügbar machen.
- Zurückgewonnene Zeiten. Service-Abteilungen in den Unternehmen, darunter auch etwa das Personalwesen oder die Buchhaltung, müssen weniger Routineanfragen bearbeiten. Dadurch reduziert sich ihr Verwaltungsaufwand.
Performance-Überwachung und die Folgen für die DEX-Bewertung
Ein Monitoring der Performance-Werte erhöht die Transparenz bei der Nutzung digitaler Ressourcen. Es untermauert Effekte, die Nutzer häufig spüren, mit nachvollziehbaren Werten. Dadurch ergeben sich deutliche Verbesserungen des DEX-Scores. Ein paar Beispiele:
- Proaktives Management von Problemen. Fortgeschrittene Monitoring-Systeme erkennen potenzielle Probleme oder übermäßig beanspruchte Ressourcen bevor sie sich negativ auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken.
- Unterstützung strategischer Entscheidungen. Performance-Daten verwandeln subjektive Eindrücke in messbare Erkenntnisse. Das ermöglicht es Entscheidern, geplante Änderungen auf Basis konkreter Messungen zu bewerten.
- Intelligente Lösungen von Problemen. Detaillierte Monitoring-Daten zeigen die tatsächlichen Ursachen von IT-Ausfällen und Service-Unterbrechungen auf. Das erlaubt es den Technikern, zugrundeliegende Probleme zu lösen, anstatt nur Symptome zu bekämpfen. Auch die künstliche Intelligenz (KI) spielt eine wachsende Rolle in diesem Bereich.
- Automatisierte Reaktionen. Monitoring-Alerts können automatische Korrekturmaßnahmen auslösen und so einen optimalen Zustand der Systeme rund um die Uhr aufrechterhalten, ohne das menschliches Eingreifen nötig ist.
Neue Lösungen einführen, ohne denn DEX-Score zu beeinträchtigen
Neue Technologien und Dienste können die DEX-Werte allerdings auch wieder verschlechtern und die Produktivität reduzieren, wenn sie unachtsam eingeführt werden. Unternehmen sollten daher die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter priorisieren, um eine erfolgreiche Einführung neuer Angebote sicherzustellen. Dafür bieten sich mehrere Prozesse an:
- Klare Kommunikation über die Ziele. Machen Sie klar, warum Änderungen nötig sind, gehen Sie auf erwartete Vorteile ein und setzen Sie realistische Erwartungen bei den erhofften Auswirkungen auf die tägliche Arbeit.
- Frühzeitige Einbindung der Belegschaft. Beziehen Sie die Mitarbeiter durch Testgruppen und Pilotprogramme in die Auswahl der Technik ein und sammeln Sie Feedback, bevor Sie die neuen Lösungen für alle Kollegen einführen.
- Umfassende Trainingsmaßnahmen. Bieten Sie Schulungen an, die auf die unterschiedlichen Rollen ausgerichtet sind und die für unterschiedliche Arten zu Lernen ausgelegt sind. Sorgen Sie für leicht verständliche Lernmaterialien, die sich für alle Mitarbeiter eignen.
- Technischer Support. Bauen Sie gut ausgebildete technische Support-Teams auf, die die Mitarbeiter bei der Einarbeitung in die neuen Lösungen unterstützen.
- Bereiten Sie die Infrastruktur vor. Aktualisieren Sie bereits vorhandene Hard- und Software, so dass sie noch vor dem großen Rollout mit der neuen Technik kompatibel sind.
- Kontinuierliche Verbesserungen. Richten Sie Kanäle ein, über die Anwender Feedback geben können. Stellen Sie darüber hinaus Ressourcen für Verbesserungen nach der Implementierung bereit.
Unternehmen dürfen die Einführung neuer Technologien nicht als einmalige Ereignisse organisieren, sondern als fortlaufende Prozesse. Potenzielle Probleme müssen daher vorausschauend angegangen werden. Außerdem sollten Sie jederzeit Unterstützung anbieten und Ihre Strategien zur Umsetzung an Ergebnisse aus der realen Welt anpassen.
Eine Strategie zum Verbessern des DEX-Scores entwickeln
Nachdem erkannt wurde, wie wichtig die digitale Benutzererfahrung ist, sollten Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um sie auch wirklich zu verbessern. Eine erfolgreiche DEX-Strategie fokussiert sich dabei auf zwei Kernziele: Das Erhöhen der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit digitalen Werkzeugen sowie das Steigern der Produktivität am Arbeitsplatz.
Um diese Ziele zu erreichen, müssen Unternehmen ein umfassendes, hybrides Monitoring einrichten, das aktiv Feedback der Anwender einholt, passiv die Performance überwacht und in Echtzeit die Daten analysiert.
Zusätzliche Möglichkeiten für die Mitarbeiter, sich selbst bei Problemen zu helfen, bilden die Basis einer erfolgreichen DEX-Strategie. Dazu gehören intuitiv nutzbare Wissensdatenbanken und Werkzeuge, die den Anwendern erlauben, sich selbst zu helfen. Für Fälle, an denen Self-Services nicht ausreichen, muss zudem ein reaktionsschneller und kompetenter Helpdesk eingerichtet werden, der komplexere Probleme lösen kann.
Wie alle strategischen Initiativen erfordert die Optimierung des DEX-Scores ein nachhaltiges organisatorisches Engagement sowie eine konsequente Umsetzung der Maßnahmen, um positive Ergebnisse zu erzielen.
