Digitale Strategien für eine bessere Mitarbeitererfahrung

Wie die Technologie die digitale Mitarbeitererfahrung prägt

DEX ist eine wesentliche Komponente in einem umfassenderen Konzept der gesamten Mitarbeitererfahrung (auch Employee Experience, EX). DEX konzentriert sich darauf, wie Mitarbeiter effektiv mit der an ihren Arbeitsplätzen vorhandenen Technologie umgehen können, die ihre Aufgaben stützen und nicht behindern soll.

In der heutigen, hoch digitalisierten Arbeitswelt hängt die Produktivität meist davon ab, ob die Mitarbeiter einen schnellen Zugriff auf benötigte Tools und Systeme haben. Wenn die Lösungen effizient, leicht zu navigieren und stets erreichbar sind, benötigen die Angestellten weniger Zeit für die Behebung von Problemen und haben daher auch mehr Zeit für die Erreichung der Unternehmensziele. Da mittlerweile nahezu jeder Job eng mit dem Einsatz digitaler Tools verbunden ist, ist eine verbesserte digitale Benutzererfahrung der direkte Weg zu einer höheren Leistung, einer besseren Moral sowie einer optimierten Produktivität.

Zu den gemeinsamen Merkmalen einer überzeugenden DEX-Strategie gehören unter anderem die folgenden Punkte:

• Performance. Die Mitarbeiter benötigen schnelle, moderne Endgeräte, die für ihre tagtäglichen Workflows geeignet sind.
• Verlässlichkeit. Außerdem brauchen sie zuverlässige Hard- und Software, einen Zugang zu Self-Service-Diensten und einen jederzeit erreichbaren Support.
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit. Zu diesem Bereich gehören moderne Systeme wie Chat, E-Mail und Videokonferenzlösungen, mit denen eine reibungslose und schnelle Kommunikation auch über größere Entfernungen möglich ist.
• Betriebsführung. Unternehmen sollten benutzerfreundliche Tools für Personalwesen, Abrechnung der Gehälter und Verwaltung sowie selbst bedienbare Portale bereitstellen.
• Unterstützung von Remote-Arbeit. Die Mitarbeiter benötigen sichere und flexibel einsetzbare Lösungen, um ihre Aufgaben von überall aus erfüllen zu können.

So wirkt sich DEX auf die Produktivität aus

Eine starke Digital Employee Experience ist mehr als nur ein kleiner Vorteil, da sie sich wie ein Multiplikator auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirkt. Die dahinter stehende Logik ist simpel: Wenn die Mitarbeiter mit den richtigen Werkzeugen, der Unterstützung und allen Informationen ausgestattet sind, die sie benötigen, dann können sie ihre Aufgaben besser und schneller erfüllen. Und wenn die Belegschaft bessere Leistungen erbringt, wird das gesamte Unternehmen wettbewerbsfähiger.

So wirken sich DEX-Strategien positiv auf die Produktivität aus:

• Reduzierte Ausfallzeiten. Automatisierung, Monitoring und ein proaktiver IT-Support verhindern Unterbrechungen und helfen den Mitarbeitern, ihre Aufgaben fokussierter und konzentrierter zu erledigen.
• Verschlankte Workflows. Gut integrierte und designte Systeme vermeiden Flaschenhälse und reduzieren sich wiederholende manuelle Aufgaben.
• Benutzerfreundliche Werkzeuge. Wenn sich die eingesetzte Technologie intuitiv und auf die jeweiligen Rollen optimiert nutzen lässt, arbeiten die Angestellten schneller und machen dabei auch weniger Fehler.
• Unterstützung für hybride und Remote-Szenarien. Eine stimmige digitale Erfahrung auch über mehrere Standorte hinweg sorgt dafür, dass jeder jederzeit verbunden und produktiv bleibt, egal ob er sich im Büro, Zuhause oder unterwegs auf Reisen befindet.
• Schnelleres Onboarding. Frisch eingestellte Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, wenn sie einen strukturierten Zugang zu den von ihnen benötigten Tools sowie passendes Training erhalten.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Fähigkeiten. Personalisierte, auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Trainingsangebote halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden, auch wenn sich ihre Aufgabenfelder oder die eingesetzte Technologie ändern sollten.
• Stärkeres Engagement. Eine positive digitale Erfahrung ermutigt die Mitarbeiter zu mehr Zusammenarbeit, Innovation und einer besseren Kundenbindung.

Moderne Technologien wie die künstliche Intelligenz (KI) heben DEX auf die nächste Stufe, da sie für einen kontextbezogenen Support und bessere Einblicke sorgen. Dadurch haben es die Mitarbeiter leichter, die für sie relevanten Informationen zu finden und ihre Aufgaben zu erfüllen.

Was macht eine Strategie für die digitale Mitarbeitererfahrung erfolgreich?

Der Aufbau einer erfolgreichen DEX-Strategie erfordert einen durchdachten, auf die Mitarbeiter ausgerichteten Ansatz. So lassen sich Technologie und der erforderliche Support leichter im gesamten Unternehmen einführen.

Zu den wichtigsten Elementen einer überzeugenden DEX-Strategie gehören unter anderem:

• Ein benutzerfreundliches Interface. Ein intuitiv bedienbares Design, das sauber, konsistent und leicht zugänglich aufgebaut ist, macht die Werkzeuge leichter zu erlernen und besser einzusetzen.
• Eine nahtlose Erfahrung. Die Systeme sollten zügig reagieren und auf die Bedürfnisse der Anwender zugeschnitten sein, damit sie die täglich anfallenden Aufgaben leichter durchführen können.
• Verlässliche Werkzeuge zur Kommunikation. Auf verschiedenen Plattformen nutzbare Kommunikationssysteme ermöglichen auch Mitarbeitern in mehreren Teams miteinander zu arbeiten, egal welche Geräte sie einsetzen oder wo sie sich gerade befinden.
• Barrierefreies Lernen. Schulungen sollten flexibel, rollenspezifisch und auf Abruf verfügbar sein, um den Bedürfnissen der Lernenden gerecht zu werden.
• Umfassender IT-Support. Ein Mix aus live verfügbaren sowie Self-Service-Optionen erlaubt es den Mitarbeitern, auftretende Probleme schneller zu beheben und somit produktiv zu bleiben.

Um effektiv zu sein, sollte jede DEX-Strategie zudem klare Metriken enthalten, um die erreichten Fortschritte nachvollziehen zu können. Gleichzeitig muss sie flexibel bleiben. Die zur Verfügung stehende Technologie entwickelt sich laufend weiter. Das gilt selbstverständlich auch für die Erwartungen der Anwender. Daher sorgt ein flexibler Ansatz dafür, dass Ihre DEX-Strategie immer relevant bleibt

Tipps zum Umsetzen der Strategie für die Digital Employee Experience

Der Rollout einer DEX-Strategie ähnelt anderen großen organisatorischen Änderungen. So benötigt jede Umstellung einen klaren Plan sowie aktive Unterstützung und die Bereitschaft zuzuhören und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Finden Sie zunächst heraus, wo Ihre Organisation sich derzeit befindet und erstellen Sie erst danach einen Pfad zu einer verbesserten digitalen Erfahrung für alle Mitarbeiter.

So könnte ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen zur Umsetzung Ihrer DEX-Strategie aussehen:

1. Erfassen Sie als Erstes die aktuelle Situation. Sammeln Sie Input von den Mitarbeitern, um sich über besonders nervige Punkte, nicht erfüllte Erwartungen und tagtägliche Frustrationen zu informieren, die mit den aktuellen Systemen auftreten.
2. Legen Sie Ziele und Meilensteine fest. Definieren Sie klare Vorgaben, Prioritäten und Zeitpläne für Verbesserungen.
3. Passen Sie die Technologie an die vorhandenen Rollen an. Bedenken Sie, dass unterschiedliche Jobs wie Helpdesk-Mitarbeiter, Vertriebler oder Server-Admin auch verschiedene Bedürfnisse mit sich bringen. Passen Sie Ihre Maßnahmen dementsprechend an.
4. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge. Verwenden Sie nur Technologie, die die Wünsche der Mitarbeiter erfüllt, ihre Abläufe verbessert und Automatisierung unterstützt.
5. Setzen Sie den Übergang in die Tat um. Bieten Sie begleitende Trainings, Dokumentationen und Unterstützung an, damit Ihre Mitarbeiter sich schneller an die neuen Systeme und Prozesse gewöhnen können.

Dabei ist es essenziell, dass jede getroffene Maßnahme auf soliden Daten basiert. Nutzen Sie bei Ihren Entscheidungen und bei der Kontrolle des Fortschritts konkrete Zahlen und Feedback statt Vermutungen oder Annahmen.

Die langfristigen Vorteile einer effektiven DEX-Strategie

Eine solide DEX-Strategie sorgt meist schnell für effizientere Workflows und weniger Probleme mit der eingesetzten Technik. Der echte Mehrwert zeigt sich aber erst mit der Zeit. So stärkt eine positive digitale Benutzererfahrung das Unternehmen langfristig und führt zu mehr Wachstum, einer höheren Widerstandsfähigkeit sowie vielen Innovationen.

Werfen wir einen Blick auf einige der langfristigen Vorteile einer Investition in eine moderne DEX-Strategie:

• Anhaltende Steigerungen der Produktivität. Dazu gehören eine höhere Leistung in allen Bereichen wie mehr erfolgreich abgeschlossene Verkäufe, mehr erfüllte Support-Tickets und mehr durchgeführte Projekte.
• Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter. Eine DEX-Strategie führt unter anderem zu geringeren Fluktuationsraten sowie höheren Zufriedenheitswerten.
• Agileres Unternehmen. Eine verbesserte digitale Infrastruktur erleichtert Umstellungen, wenn sich etwa Änderungen bei der eingesetzten Technologie, den Erwartungen der Kunden oder bei den Absatzmärkten ergeben.
• Einsparungen im operativen Betrieb. Verschlankte Workflows und weniger Unterbrechungen im Tagesablauf reduzieren den Overhead und erhöhen die Effizienz.
• Skalierbare Systeme. Flexible digitale Umgebungen wachsen mit Ihrem Unternehmen, da Sie dann besser auf sich verschiebende Prioritäten reagieren können.
• Besserer Ruf als Arbeitgeber. Eine positive digitale Benutzererfahrung signalisiert, dass Ihr Unternehmen einen großen Wert auf seine Mitarbeiter legt. Das erleichtert unter anderem das Anwerben neuer Spitzenkräfte.

Praktische Tipps zum Verbessern Ihrer digitalen Benutzererfahrung

Das Verbessern der Digital Employee Experience erfordert in der Regel keinen kompletten Austausch der vorhandenen Technologie. Meist geht es vor allem darum, die Gründe für täglich auftretende Frustrationen der Mitarbeiter zu finden und sie dann nach und nach zu eliminieren.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Nutzererfahrung in Ihrem Unternehmen verbessern können:

• Self-Service-Portale. Zentralisieren Sie den Zugang zu Bereichen wie Personalwesen, Sozialleistungen, IT-Support und anderen essentiellen Dienstleistungen. So erhalten die Mitarbeiter das, was sie benötigen, ohne unnötig Arbeitszeit zu verschwenden.
• Wissensdatenbanken. Bieten Sie aktuelle, durchsuchbare Dokumentationen an, mit denen die Mitarbeiter selbst Fehler beheben oder sich selbstständig weiterbilden können.
• Automatisierungs-Tools. Verschlanken Sie sich wiederholende oder nur manuell durchführbare Prozesse. Das spart Zeit und reduziert Probleme. Zudem können sich die Mitarbeiter dann wieder auf wichtigere Arbeiten konzentrieren.
• Cloud-basierte Dienste. Sie ermöglichen den Mitarbeitern nicht nur, mit ihren Kollegen verbunden zu bleiben, sondern auch von überall aus produktiv zu arbeiten. Das fördert sie flexible, skalierbare und aus der Ferne durchführbare Tätigkeiten.
• Mobile Apps für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz oder für Teleworker. Statten Sie die Belegschaft mit sicher nutzbaren mobilen Anwendungen aus, mit denen sie jederzeit und von überall aus auf die von ihnen benötigten Tools und Daten zugreifen können.
• Single Sign-On (SSO). Vereinfachen Sie die Zugriffe auf mehrere Anwendungen mit einem einzigen, sicheren Login. Das verbessert sowohl die Nutzbarkeit als auch die IT-Sicherheit.
• Plattformen zur Online-Collaboration. Um Teamwork und die Kommunikation miteinander zu fördern, sollten Sie auf integrierte Lösungen für Videokonferenzen, Messaging und geteilte Dokumente setzen.
• Content Delivery Networks (CDNs). Sie verbessern durch eine schnellere Verteilung der benötigten Daten die Performance und reduzieren zugleich Verzögerungen im Netz (Lag). Das gilt nicht nur für global tätige Teams.
• Apps für die interne Kommunikation. Ersetzen Sie veraltete und überholte Kommunikationsmethoden mit Tools, die alle Mitarbeiter informiert und auf dem gleichen Stand halten.

Selbst kleine Verbesserungen in den genannten Bereichen summieren sich zu einer deutlich befriedigenderen digitalen Erfahrung auf.

Weshalb DEX einen Platz in der Unternehmensstrategie verdient hat

Eine positive digitale Benutzererfahrung ist ein essentieller Baustein für gut laufende Geschäfte. Wenn die digitalen Werkzeuge schnell, zuverlässig und auf die erforderlichen Aufgaben zugeschnitten sind, können sich die Mitarbeiter auf ihre Jobs konzentrieren, anstatt sich dauernd mit veralteten Systemen oder ineffizienten Workflows herumzuschlagen.

Eine umfassende DEX-Strategie beginnt mit Zuhören: Sammeln Sie Feedback, identifizieren Sie Hindernisse und definieren Sie messbare Ergebnisse. Erst dann sollten Sie Systeme implementieren, die die tägliche Erfahrung Ihrer Mitarbeiter verbessern und die langfristig für eine höhere Produktivität sorgen.

Jedes Unternehmen setzt eine andere Mischung aus verschiedenen Lösungen ein. Trotzdem gibt es eine Reihe von gemeinsamen Elementen, die eine erfolgreiche DEX-Strategie ausmachen:

• Self-Service-Zugriffe auf kritische Dienste.
• Teilen von Wissen durch digitale Bibliotheken.
• Authentifizierung per SSO.
• Skalierbare, Cloud-basierte Anwendungen.
• Automatisierung vieler Prozesse.
• Einsatz von Plattformen für Zusammenarbeit und Kommunikation.

Investitionen in DEX-Lösungen sind Investitionen in Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie DEX ignorieren, riskieren Sie einen Verlust an Motivation, wertvollen Talenten und Chancen. Priorisieren Sie stattdessen die digitale Benutzererfahrung Ihrer Mitarbeiter. Damit erhalten Sie nicht nur ihre Unterstützung, sondern bringen gleichzeitig auch Ihr Unternehmen nach vorne.