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Die versteckten Kosten von Cloud Unified Communications

Unified Communications in der Cloud kann entgegen den Erwartungen vieler Unternehmen die Kosten erhöhen. Erfahren Sie, welche Faktoren die Kosten für die Migration beeinflussen.

Für viele Unternehmen, die eine UC-Lösung (Unified Communications) in der Cloud in Betracht ziehen, liegt der primäre Reiz in der vermeintlichen Möglichkeit, die Kosten für Unified Communications zu senken. Dadurch sollen Personal-, Wartungs- und Support-Aufwand für On-Premises-Plattformen entfallen. Aber Unified Communications als Service (UCaaS) führt nicht immer zu niedrigeren Kosten, zumindest nicht auf den ersten Blick.

Die wahrgenommenen Kosteneinsparungen sind immer noch ein Hauptgrund für die Umstellung auf Unified Communications in der Cloud, so die Studie Unified Communications and Collaboration: 2018-19 der Nemertes Research Group zur UC-Gesamtkostenanalyse (TCO), die auf den Daten von mehr als 600 Unternehmen in Nordamerika, Europa und Asien basiert.

Die Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie davon ausgehen, dass die Verlagerung der Kommunikation in die Cloud es ihnen ermöglicht, sowohl die Investitions- als auch die Betriebskosten zu senken. Außerdem könnten sie Mitarbeiter von Wartungsaufgaben auf strategische Funktionen zu verlagern, die es ihnen ermöglichen, einen größeren Nutzen aus ihren Investitionen in die Zusammenarbeit zu ziehen.

Kann Unified Communications in der Cloud die Kosten senken?

Die Realität sieht jedoch so aus, dass Unified Communications as a Service nicht immer die niedrigsten Kosten bietet. Das gilt insbesondere in größeren Unternehmen, die vollständig abgeschriebene Telefonsysteme vor Ort unterhalten.

Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern liegen die Betriebskosten für UCaaS typischerweise bei 798 US-Dollar pro Lizenz und Jahr, im Vergleich zu 696 US-Dollar für ein lokales System. Für Unternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitern sind die Kosten für UCaaS fast doppelt so hoch wie für lokale Systeme. Fast 36 Prozent der Unternehmen, die UCaaS implementiert haben, verzeichneten im ersten Jahr einen Anstieg der Betriebskosten. Nur 8 Prozent verzeichneten einen Rückgang.

Monatliche Lizenzgebühren und Mitarbeiterschulungen sind die größten Treiber für Kostensteigerungen bei UCaaS. Unternehmen, die von einer lokalen Plattform auf Unified Communications as a Service umsteigen, stellen häufig fest, dass das Preismodell für UCaaS pro Benutzer und Monat zu höheren UC-Kosten führt als die Ausgaben für Wartung und Personal für den Support ihres lokalen Systems.

Das gilt insbesondere wenn die Kapitalkosten bereits vollständig abgeschrieben sind. Die Personalkosten steigen aufgrund von zwei Faktoren: die Notwendigkeit, IT-Mitarbeiter für die Unterstützung des neuen Produkts zu schulen, und häufig die Neuzuweisung von IT-Mitarbeitern zu höherwertigen Aufgaben, wie zum Beispiel der Anwendungsentwicklung oder als Ansprechpartner für das Geschäft, um die Anwendungsübernahme voranzutreiben und sicherzustellen, dass die IT-Strategien mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmen.

Wie UC in der Cloud die Kosten für Unified Communications beeinflusst

Die Beseitigung der Gerätewartung ist für Unternehmen der wichtigste Bereich der Einsparungen, wenn sie UCaaS implementieren wollen. Weitere potenzielle Einsparungsbereiche sind der Abbau von Personal, die Eliminierung von Managed Services, die Reduzierung der Zugangskosten für öffentliche Telefonnetze und die Abschaffung von PSTN-Leitungen.

Ein Bereich, in dem die UCaaS-Kosten deutlich niedriger sind als die On-Premises UC-Kosten, ist die Erstimplementierung. Für Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern kostet UC vor Ort in der Regel 149 US-Dollar pro Lizenz, während die Kosten für UCaaS bei 93 US-Dollar liegen. Die UCaaS-Kosten können sogar noch niedriger sein, wenn die Telefone in den monatlichen Kosten für den Service enthalten sind und nicht im Voraus angeschafft werden.

Obwohl die anfänglichen UCaaS-Kosten oft höher sind als bei einem On-Premises-System, erwarten die meisten IT-Leiter, dass die Cloud-Kosten im Laufe der Zeit sinken, da die Schulungskosten zurückgehen und sie ihre Netzwerkkonfigurationen so optimieren, dass sie ein Cloud-basiertes Bereitstellungsmodell unterstützen – zum Beispiel durch die Verwendung von Software-defined WAN, um die Kosten für Wide Area Networks zu senken.

Nach dem ersten Jahr erwarten 28 Prozent der Unternehmen sinkende Betriebskosten im Zusammenhang mit ihrer UCaaS-Implementierung, während 24 Prozent einen Kostenanstieg nach dem ersten Jahr befürchten. Die erwarteten Änderungen bei den UC-Kosten variieren je nach Unternehmensgröße, wobei kleinere Unternehmen bei der Umstellung auf die Cloud einen größeren Rückgang der Betriebskosten erwarten als größere Unternehmen.

Diejenigen, die UCaaS evaluieren, sollten im Vorfeld Zeit aufwenden, um die erwarteten Änderungen der Betriebskosten zu modellieren. So stellen sie sicher, dass sie Kostenänderungen frühzeitig in ihrem Projekt erkennen, um ihre Unified Communications in die Cloud zu verlagern und höhere Anfangskosten durch eine verbesserte Zusammenarbeit und ein verbessertes Endbenutzererlebnis auszugleichen, das viele UCaaS-Anbieter bieten.

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