3 Best Practices für eine erfolgreiche UCaaS-Migration
Die Migration zu UCaaS erfordert sorgfältige Planung, um den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten. Hier sind drei Best Practices für ihre Bereitstellungsstrategie.
Die Bereitstellung von Unified Communications as a Service ist nicht so einfach, wie das Umlegen eines Schalters. In der Tat spielen viele Faktoren eine Rolle, wenn Unternehmen eine UCaaS-Migration in Betracht ziehen. In erster Linie bietet UCaaS eine einheitliche Schnittstelle und eine nahtlose Benutzeroberfläche – und das alles muss gleichermaßen gut funktionieren, ob zu Hause, auf einem mobilen Gerät oder im Büro. Die Bereitstellung solcher Funktionen ist sehr komplex, und das Endergebnis muss für alle Endanwender transparent sein.
Dieser Prozess stellt viele Anforderungen an die IT-Abteilung, insbesondere wenn ein Unternehmen erst vor kurzem einige Dienste in die Cloud migriert hat. Außerdem gibt es nicht viele Best Practices, an denen Sie sich orientieren können. Dennoch wird UCaaS zu einer Notwendigkeit; die Mitarbeiter benötigen die Funktionen für hybrides Arbeiten.
IT-Leiter stehen daher vor zwei Herausforderungen. Die erste ist die Entwicklung einer soliden Strategie für die Cloud-Einführung. Die zweite ist die Ausarbeitung eines effektiven UCaaS-Einführungsplans. Um IT-Führungskräfte bei der Bewältigung dieser Probleme zu unterstützen, sollten Sie die folgenden drei Entscheidungspunkte und Best Practices berücksichtigen.
1. Entscheiden Sie, ob Sie beim etablierten Anbieter bleiben wollen
Dies ist der Ausgangspunkt für jede Entscheidung zur UCaaS-Migration. Es gibt zwei grundlegende Szenarien. Für Unternehmen mit bestehenden UC-Implementierungen besteht die erste Option darin, zu UCaaS mit demselben Anbieter zu migrieren. Dies mag zwar der Weg des geringsten Widerstands sein, könnte aber auch problematisch werden, wenn es Probleme mit dem Angebot des etablierten Anbieters und/oder der Geschäftsbeziehung gibt.
Unternehmen, die mehr als ein UC-Angebot vor Ort nutzen, stehen vor einer zusätzlichen Komplikation. Es mag gute Gründe dafür geben, bei mehreren etablierten Anbietern zu bleiben, aber es kann auch einen ebenso zwingenden Grund dafür geben, zu konsolidieren und nur einen UCaaS-Anbieter zu nutzen. Die Beibehaltung mehrerer standortbasierter Implementierungen würde eine neue Integration mit UCaaS erfordern, was die Kosten und die Komplexität dieses Plans erhöht.
Unternehmen, die UC noch nicht eingeführt haben, müssen sich keine Gedanken über die Migration ihrer standortbasierten Systeme zu UCaaS machen. In diesem Fall wäre ein Telekommunikationsanbieter der etablierte Anbieter, und die Migration würde in diesem Fall die Nutzung des UCaaS-Angebots des Anbieters von Nebenstellenanlagen (PBX) bedeuten. Die IT-Verantwortlichen müssten in diesem Fall jedoch noch feststellen, wie zufrieden sie mit der Technologie und den UCaaS-Optionen ihres Telekommunikationsanbieters sind. Der Zufriedenheitsquotient könnte sogar noch größer sein, da die Migration nicht von heute auf morgen erfolgt.
2. Bestimmen Sie den Umfang der Cloud-Migration
Im Gegensatz zur Telefonanlage, die bei der Installation ein komplettes Set an Funktionen bietet, decken UCaaS-Angebote ein breites Einsatzspektrum ab. Die meisten Angebote sind modular aufgebaut und ermöglichen es Unternehmen, die benötigten Anwendungen zu implementieren und im Laufe der Zeit weitere hinzuzufügen. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, alle Anwendungen auf einmal zu implementieren, während andere vielleicht nur einen Teil der verfügbaren Dienste einführen möchten. Jede dieser Optionen hat ihre Berechtigung, denn die IT-Leiter können selbst bestimmen, wie sie die Prioritäten und die Akzeptanz durch die Endanwender handhaben wollen und wie sie die Migration anderer Dienste in die Cloud über UCaaS hinaus steuern möchten.
Unternehmen müssen auch ihre aktuelle Situation berücksichtigen. Eine veraltete Telefonanlage kann einen Punkt erreicht haben, an dem ein vollständiger Ersatz erforderlich ist. Angesichts des geschäftskritischen Charakters der Telefonie ist UCaaS die beste Lösung, selbst wenn das Unternehmen bisher gezögert hat, die Echtzeitkommunikation in die Cloud zu verlagern.
Eine weitere wichtige Überlegung ist, wie strategisch die Cloud für das Unternehmen insgesamt geworden ist. Kostensenkungen, die Einführung neuer Technologien und die Beherrschung der Komplexität sind allesamt wichtige Faktoren. All dies gilt auch für eine UCaaS-Migration. Wenn einer oder alle diese Faktoren das Unternehmen weiter in Richtung Cloud treiben, sind der Business Case und der Zeitpunkt für UCaaS im Besonderen gut abgestimmt.
Angesichts der Tatsache, dass die COVID-19-Pandemie die Einführung der Cloud beschleunigt und die Hybridisierung vorangetrieben hat, müssen IT-Führungskräfte bei ihren Plänen für UCaaS diese breiteren Kräfte berücksichtigen. Da sich die Technologie so schnell verändert, wäre es kurzsichtig, UCaaS-Entscheidungen isoliert zu treffen.
Denken Sie an die Herausforderungen, denen sich Contact Center bei der Modernisierung ihres Betriebs stellen müssen. Cloud-basierte Optionen, darunter auch Contact Center as a Service (CCaaS), sind der beste Weg nach vorn. Die Integration von CCaaS mit UCaaS ist in vielerlei Hinsicht sinnvoll, nicht nur, um eine gemeinsame Plattform zu haben, sondern auch, um mit einem einzigen Serviceanbieter zu arbeiten. Diese beiden Anwendungen laufen parallel zueinander, da sie von On-Premises auf die Cloud umgestellt werden. Zusammen betrachtet, geht es hier um mehr als nur um UCaaS.
Der Einsatz von UCaaS wird weitgehend von der Notwendigkeit bestimmt, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen, vor allem, da hybrides Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewinnt. Eine Cloud-Infrastruktur ist der beste Weg, um eine dezentralisierte Organisation zu unterstützen.
3. Überlegungen zum Netzwerk
Der Einsatz von UCaaS wird weitgehend von der Notwendigkeit bestimmt, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen, vor allem, da hybrides Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewinnt. Eine Cloud-Infrastruktur ist der beste Weg, um eine dezentralisierte Organisation zu versorgen. Dieser Faktor allein spricht schon für eine UCaaS-Migration, aber IT-Leiter haben ihre eigenen Bedürfnisse, die von den Endanwendern unabhängig sind. Auf höchster Ebene durchlaufen alle Unternehmen irgendeine Form der digitalen Transformation, und mit diesem Wandel geht eine exponentielle Zunahme von Datenströmen einher, die effektiv verwaltet werden müssen.
Die Nutzung von Daten ist für das Unternehmen von strategischer Bedeutung und kann für IT-Teams sehr anstrengend sein. Die IT-Abteilung möchte sich an anderer Stelle verkleinern, und wenn UC in die Cloud verlagert werden kann, ist diese Entscheidung leicht zu treffen. Die IT-Abteilung hat weniger zu verwalten, und für diejenigen, die die Neuerungen von UCaaS als kompliziert empfinden, vereinfacht es die Arbeit, wenn sie diese Funktion in der Cloud nutzen können.
Die Datenresidenz ist ein weiteres Kriterium. UCaaS wird in allen Arten von Unternehmen eingesetzt, aber die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen in regulierten Sektoren, einschließlich des Gesundheitswesens, der Finanzdienstleistungen und der Regierung, werden schwieriger, wenn die Daten von den Räumlichkeiten in die Cloud verlagert werden. Cloud-Dienste können nicht nur in jeder beliebigen Region angesiedelt sein, sondern sich auch über mehrere Clouds verteilen, möglicherweise an verschiedenen Orten.
Je verteilter Ihre Mitarbeiter sind, desto schwieriger wird die Einhaltung der Compliance mit UCaaS – zusätzlich zur Anforderung, dass persönliche Daten lokal zu speichert sind. Dies sind kritische Fragen des IT-Managements, die bei der Auswahl von UCaaS-Anbietern im Hinblick auf bewährte Verfahren sorgfältig geprüft werden müssen.
