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Ist Ihre digitale Transformation wirklich erfolgreich?
Für eine gelungene digitale Transformation müssen Geschäftsleitung und Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Deswegen sind gutes Onboarding und gute Schulungen unverzichtbar.
Die digitale Transformation schreitet unermüdlich voran, und daran wird sich so schnell nichts ändern. IDC erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für digitale Transformationsprojekte bis 2025 auf 2,8 Billionen US-Dollar steigen werden – eine Summe, die doppelt so hoch ist wie noch im Jahr 2020.
Die Unternehmen bieten also immer mehr finanzielle Mittel auf, was wiederum die CIOs zunehmend unter Druck setzt, schnellstmöglich Wertschöpfung und ROI zu erzielen. Angesichts dessen werden CIOs ihre digitale Transformation gern als erfolgreich darstellen wollen, was aber nicht immer der Realität entspricht. Laut McKinsey sind weniger als ein Drittel der Transformationsprojekte tatsächlich von Erfolg gekrönt.
Wie definiert sich Erfolg?
Woher aber kommt die Diskrepanz zwischen den zahlreichen Fehlschlägen bei der digitalen Transformation, die McKinsey feststellt, und der Zahl der gescheiterten Projekte, von denen man im Allgemeinen so hört? Ein Grund könnte sein, dass Erfolg und Misserfolg oft nicht klar definiert sind. Deshalb lässt sich schwer sagen, dass ein Projekt die Ziele nicht erreicht hat, bis Probleme auftauchen – was möglicherweise erst nach Jahren der Fall ist.
Infolgedessen besteht die Gefahr, dass CIOs in „des Kaisers neue Kleider“ schlüpfen und ein Projekt feiern, das sie für einen Riesenerfolg halten, während es in Wirklichkeit mit gravierenden Problemen behaftet ist. Nun darf man zwar hoffen, dass CIOs nicht im wahrsten Sinn des Wortes blank im Unternehmen herumspazieren, doch könnte es durchaus sein, dass sie es im übertragenen Sinn tun, wenn diese Probleme ans Licht kommen. Stellt sich beispielsweise heraus, dass die neue Software die Aufgaben der Mitarbeiter zeitaufwändiger macht, statt sie zu vereinfachen, dann besteht das Risiko, dass das Unternehmen insgesamt an Produktivität einbüßt, was zu Projektverzögerungen und Kostenauswirkungen in allen Bereichen führt.
Ein unverzichtbarer Schritt
Für CIOs ist das ein Albtraum. Wie also können sie sicherstellen, dass eine digitale Transformation wirklich erfolgreich verläuft? Ein unerlässlicher Schritt ist, Anbietern und Beratern klar zu sagen, welche Ergebnisse und Fähigkeiten ein Projekt erbringen muss, und den Erfolg anhand genau definierter SLAs zu messen.
Das perfekte digitale Ökosystem zu schaffen, reicht aber noch nicht aus – Unternehmen müssen auch an das alte Sprichwort denken: „Man kann ein Pferd zwar zur Tränke führen, doch man kann es nicht zum Trinken zwingen“. Sprich, die beste digitale Lösung bringt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen – sie kann dann keinen Mehrwert schaffen, und die Ausgaben waren umsonst.
Genau aus diesem Grund ist das Onboarding ein so wichtiger Baustein. Fast jede Software bietet Tutorials und Anleitungen, doch sollte man sich lieber nicht darauf verlassen, dass die Mitarbeiter diese auch durcharbeiten werden.
Wir alle kennen das – Mitarbeiter lassen die Tutorials links liegen, weil sie schnell in die Gänge kommen müssen. Und selbst wenn es die Mitarbeiter schaffen, sämtliche Tutorials zu studieren – bei mehreren Anwendungen könnten das viele sein –, werden die Anweisungen wahrscheinlich nicht genau auf die unternehmensspezifischen Anwendungsfälle zugeschnitten sein. So wird wahrscheinlich eine Menge Zeit verschwendet, weil die Mitarbeiter keine Ahnung haben, wie sie die Software im täglichen Betrieb nutzen können. Was letztlich dazu führt, dass sie diese Technologieressourcen nicht in vollem Umfang nutzen – und im schlimmsten Fall gar nicht.
Digitale Akzeptanz schaffen
Es liegt auf der Hand, dass die Akzeptanz bei der Einführung digitaler Technologien im Unternehmen Priorität haben muss, um das Risiko zu verringern, dass ein digitales Transformationsprojekt zwar die richtigen Tools an den Start bringt, aber trotzdem wenig, bis gar keine positiven Auswirkungen hat. Mittlerweile beginnen auch Beratungsunternehmen wie Gartner die Bedeutung von Digital Adoption zu würdigen. Das unterstreicht, dass die Zeit dafür definitiv reif ist, und zweifellos existieren auch relevante Best Practices. Unternehmen sollten sich vor allem auf drei Schlüsselbereiche konzentrieren:
1. Messen Sie die anfängliche Akzeptanzrate. Wie können Sie sicher sein, dass ein digitales Transformationsprojekt erfolgreich ist, wenn Sie gar nicht wissen, wie stark Ihre neuen digitalen Tools genutzt werden? Jedes erfolgreiche Digital-Adoption-Programm sollte Überblick darüber bieten können, wie viel Software von welchen Nutzern und für welche Aufgaben verwendet wird. Auf dieser Basis können Unternehmen dann die Möglichkeiten der Analytik nutzen, um sowohl die Erfolge als auch die Probleme zu ermitteln. CIOs und andere Führungskräfte bekommen auf diese Weise ein Dashboard an die Hand, das sehr deutlich aufzeigt, was getan werden muss, um die Akzeptanz zu steigern.
2. Bereiten Sie die Benutzer richtig vor. Jede Software hat ihren eigenen Einführungsprozess. Das bedeutet, dass die Benutzererfahrung sehr fragmentiert werden kann, wenn Mitarbeiter gleich eine ganze Reihe neuer Tools auf einmal erhalten. Um Erfolg zu gewährleisten, sollte hier eine geeignete Digital-Adoption-Plattform die Führung übernehmen und eine zentrale und durchgängige Anleitung für sämtliche Programme bieten. Diese könnte sogar auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sein, damit jeder versteht, welche digitalen Technologie-Ressourcen er jetzt zur Verfügung hat, und diese in vollem Umfang nutzen kann, um seine Arbeit optimal zu erledigen. Eine solche Personalisierung macht es wesentlich wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter mitziehen und das Onboarding vollständig durchlaufen, weil es kontextbezogenen Sinn ergibt.
„Die digitale Transformation schreitet unermüdlich voran, und daran wird sich so schnell nichts ändern.“
Stojan B. Zrnić, WalkMe
3. Reagieren Sie auf das Nutzerverhalten. Falls Sie glauben, Onboarding sei eine Einbahnstraße, sind Sie falsch gewickelt: Auch Unternehmen müssen dazulernen und sich an die Art und Weise anpassen, wie die Menschen digitale Tools in der Praxis nutzen. Dank der Transparenz, die ein erfolgreiches Digital-Adoption-Programm mit sich bringt, können Sie die Bereiche erkennen, in denen Handlungsbedarf besteht. Das kann von der Notwendigkeit eines unternehmensweiten Auffrischungskurses für einen besonders problematischen Workflow bis hin zu der Möglichkeit reichen, durch Kündigung von Lizenzen Ausgaben einzusparen, wenn mehrere Softwareprodukte die gleichen Funktionen bieten. Unternehmen können es sich nicht leisten, auf solche Daten zu verzichten, wenn sie firmenweite Optimierungen vorantreiben wollen.
Zuversichtlich in die Zukunft
Wenn CIOs ihren Mitarbeitern die Technologien, Schulungen und Hilfestellungen bieten, die diese für die Nutzung neuer Software brauchen, können sie sicher sein, dass ihre spezielle Version der neuen Kleider des Kaisers – ein erneuertes, digitales Unternehmen – wirklich so erfolgreich ist, wie sie selbst es glauben. Ein Digital-Adoption-Programm dient als Realitätscheck, der CIOs befähigt, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Dann können sie darauf bauen, dass ihr Unternehmen wirklich von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren wird.
Über den Autor:
Stojan B. Zrnić, ist Vice President Sales bei WalkMe, Anbieter von digitalen Adaptionsplattformen. Seine Aufgabe ist es, die Nachfrage nach WalkMe-Lösungen für die digitale Transformation in Deutschland, Österreich und der Schweiz anzukurbeln, da immer mehr Unternehmen den Wert ihrer Investitionen in den digitalen Wandel optimieren möchten. Zrnić kommt von Workday, wo er Director of Sales Leadership Performance war. Als wichtiges Mitglied des regionalen Führungsteams von Workday für die DACH-Region trug Zrnić maßgeblich zum rasanten Wachstum des Unternehmens bei. Nachdem er seine Karriere im Bankwesen begonnen hatte, verbrachte er mehr als zwanzig Jahre in Führungspositionen im Vertrieb bei innovativen Unternehmen wie Hewlett-Packard und Gartner in der DACH-Region.
