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Videokonferenz-Optionen: BYOC, Kits und Appliances evaluieren

Video Conferencing benötigt keine umfangreichen Investitionen mehr. Doch die Evaluierung der Videokonferenz-Optionen ist nicht einfach. Wir vergleichen Kits, Appliances und BYOC.

IT-Leiter, die nach Möglichkeiten suchen, die steigende Nachfrage der Mitarbeiter nach Zugriff auf Video Conferencing zu befriedigen, müssen viele Entscheidungen treffen.

Dank zunehmenden Wettbewerbs, fallender Preise und rapiden Wachstums bei Cloud-basierten Meeting-Services erfordert die Bereitstellung von Video Conferencing für Besprechungsräume und Huddle Spaces keine hohen Investitionen mehr. Es steht nun für so gut wie jeden Zweck zur Verfügung.

Typischerweise bieten sich für die Bereitstellung von Besprechungsräumen drei verschiedene Videokonferenz-Optionen an:

  • Appliances, die Audio- und Video-Codec sowie die Rechenleistung zum Ausführen von Conferencing-Apps in einem einzigen Gerät integrieren;
  • Kits, die separate Kamera-, Compute- und Audiogeräte kombinieren; und
  • Bring Your Own Compute (BYOC), das eine Kamera, einen Bildschirm und ein Audiogerät für Besprechungsräume und Huddle Spaces bereitstellt, aber voraussetzt, dass die Konferenzteilnehmer entweder ihren eigenen Laptop zum Meeting mitbringen oder einen gesonderten Conferencing-Computer nutzen.

In der Vergangenheit war das Appliance-Modell für größere, komplexere Konferenzräume am besten geeignet, gleichzeitig aber auch die teuerste der drei Videokonferenz-Möglichkeiten.

Kits haben sich bei Usern von Meeting-Services wie Microsoft Teams und Zoom etabliert. Das liegt am umfangreichen Ökosystem mit zahlreichen Optionen von Anbietern wie Crestron, Hewlett Packard Enterprise, Intel, Lenovo, Logitech, Plantronics Poly, Yealink und anderen.

BYOC-Ansätze bieten die geringsten Einstiegskosten, aber die größte Komplexität, weil beim Setup der Computer eines Anwenders mit den Raumgeräten verbunden werden muss.

Die mögliche Folge sind Konfigurations- und Konnektivitätsprobleme, die den Beginn eines Meetings verzögern können. Bei Kit-Produkten sind durchschnittlich zirka fünf einzelne Komponenten in einem Raum beteiligt. Einige Geräte verfügen über mehrere Ports, so dass zehn oder mehr potenzielle Fehlerquellen in einem einzigen Konferenzraum entstehen. Appliances, die diese Komponenten in einem einzigen Gerät integrieren, reduzieren die möglichen Fehlerquellen.

Kostenvergleich der drei Videokonferenz-Optionen

2019 untersuchte Nemertes die unterschiedlichen Möglichkeiten, um die tatsächlichen Kosten jeder Option aufzudecken. Demnach bietet das BYOC-Modell für die Bereitstellung von Huddle Spaces die geringsten Vorlaufkosten.

Im Vergleich mit den anderen zwei Optionen wartet der Appliance-Ansatz jedoch mit den geringsten Implementierungs- und Betriebskosten sowie der niedrigsten Gesamt-TCO (Total Cost of Ownership) über fünf Jahre auf. Kit-basierte Installationen sind bei der Implementierung am teuersten, während BYOC die höchsten Kosten für die operative Unterstützung verursacht.

Abbildung 1: Die billigste Videokonferenz-Option ist langfristig nicht unbedingt die günstigste Lösung.
Abbildung 1: Die billigste Videokonferenz-Option ist langfristig nicht unbedingt die günstigste Lösung.

Seit Anfang 2019 bewegt sich der Markt stark in Richtung des Appliance-Modells. Die Neuzugänge stammen von Cisco (Webex Room Kit, Room Kit Mini und Room Kit Plus), Poly (Studio X30 and X50), Yealink (VC200) und Newcomer Neat (in Kooperation mit Zoom).

Jeder dieser Anbieter bietet Geräte mit einem einzigen Gehäuse an, in das Mikrofone, Kamera und Rechner integriert sind. Dieser Produkttyp minimiert die Anzahl der einzelnen Komponenten, die in einem Besprechungsraum oder einer Meeting-Umgebung bereitgestellt werden müssen.

Die meisten dieser Tools unterstützen die Steuerung und Kontrolle des Systems, um per Touchscreen oder separatem Touchpad an Meetings teilzunehmen. Es ist anzunehmen, dass andere Kit-Anbieter dem Beispiel folgen und künftig eigene Appliance-basierte Optionen vorstellen werden.

Der Wechsel zu abonnementbasierten Kaufmodellen ist ein zusätzlicher Aspekt für Einkäufer. Viele Anbieter verfolgen DaaS-Ansätze (Device as a Service), die es den Kunden ermöglichen, ihre Video-Conferencing-Endpunkte für eine bestimmte Zeit zu mieten. Am Ende der Vertragslaufzeit können sie sie zurückgeben oder das Abonnement verlängern.

DaaS unterscheidet sich von herkömmlichen Leasing-Vereinbarungen insofern, als dass Anbieter häufig Managed Services bündeln, die eine Inventarisierungsverwaltung umfassen. Im Gegensatz dazu ist bei vielen Leasing-Modellen der Kunde für die Inventarisierung verantwortlich. Kits, die Komponenten von vielen verschiedenen Anbietern kombinieren, sind möglicherweise nicht in Form von DaaS erhältlich. Dies bedeutet, dass Kunden das Kit entweder direkt kaufen oder von einem Reseller mieten müssen.

Ein weiteres Merkmal von Appliances ist die eng integrierte Software. Sie unterstützt das Remote-Management aller Komponenten der Lösung sowie erweiterte Funktionen wie KI-basierte Teilnehmerzählung, Framing und Sprachsteuerung. Auch hier gilt: Separate Kits bieten möglicherweise keine allzu schnelle Integration neuer Funktionen. Grund hierfür sind die verschiedenen Compute-, Audio- und Videokomponenten, oft von unterschiedlichen Anbietern.

IT-Verantwortliche sollten neuartige Appliance-basierte Video-Conferencing-Produkte sorgfältig auf ihre Anforderungen hin evaluieren. Die Untersuchung von Nemertes Research zeigt, dass das Appliance-basierte Modell eine geringere TCO bietet. Darüber hinaus lässt sich klar erkennen, dass der Markt sich verändert und die Zukunft Appliance-basierten Videokonferenz-Möglichkeiten gehört.

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