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Microsoft Teams im Unternehmen zur Gruppenarbeit nutzen

Mit Microsoft Teams können Unternehmen auf Basis von Office 365 Gruppenarbeitsfunktionen bereitstellen. Die Möglichkeiten des Cloud-Dienstes im Überblick.

Bei Microsoft Teams handelt es sich nicht nur um ein Kommunikationsmedium, sondern auch um ein Tool zur Gruppenzusammenarbeit. Es lassen sich gemeinsam Daten in SharePoint Online und OneDrive for Business speichern und virtuelle Online-Konferenzen abhalten. Microsoft Teams nutzt dazu Schnittstellen zu anderen Lösungen in Office 365, zum Beispiel Skype for Business.

Microsoft Teams kann auch für Online-Konferenzen genutzt werden, wenn nicht alle Teammitglieder Benutzerkonten in einem Office-365-Abonnement haben. Es lassen sich bis zu 250 externe Teilnehmer an einer Videokonferenz anbinden. Microsoft empfiehlt Unternehmen, die bisher Skype for Business einsetzen, zu Microsoft Teams zu wechseln. Auch Office 365 Groups können zu Microsoft Teams migriert werden.

In einem Office-365-Abonnement kann es natürlich mehrere Teams geben und Teammitglieder können auch Mitglied in mehreren Teams sein. Da Microsoft Teams komplett Cloud-basiert ist, können Mitglieder weltweit arbeiten. Übersetzungsfunktionen helfen dabei, internationale Teams anzubinden und die Daten können in der Cloud sicher gespeichert werden, zum Beispiel in OneDrive für Business, aber auch in anderen SharePoint-Online-Bibliotheken. Durch die Datenspeicherung in SharePoint Online können Anwender außerdem gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

So wird Microsoft Teams verwendet

Um Microsoft Teams zu verwenden, wird zunächst eine Gruppe in Office 365 erstellt. Danach erfolgt das Erstellen eines Arbeitsbereiches. Microsoft Teams kann ebenfalls über ein Webportal genutzt werden. Daneben stehen Apps für Smartphones, Tablets und für Windows zur Verfügung. Die Verwaltung des Arbeitsbereiches lässt sich delegieren. Es müssen sich also Administratoren um Teams kümmern.

Die Erstellung des Teams kann über die Weboberfläche in Office 365 vorgenommen werden. Hier lässt sich auch festlegen, welche Mitglieder das Team haben soll. Der Besitzer eines Teams kann Mitglieder einladen. Die Verwaltung der Mitglieder von Teams ist somit flexibel gestaltet.

Abbildung 1: Beim Erstellen von Teams kann festgelegt werden, welche Benutzer Mitglied sind.
Abbildung 1: Beim Erstellen von Teams kann festgelegt werden, welche Benutzer Mitglied sind.

Arbeitsbereiche stellen die wichtigste Funktion in Microsoft Teams dar. Hier interagieren die Teammitglieder miteinander. Über Arbeitsbereiche können die Teammitglieder miteinander kommunizieren, private Nachrichten austauschen, aber auch Dateien miteinander bearbeiten und zusenden. Die Dateien, die im Team gespeichert werden, und auf die alle Mitglieder Zugriff haben, werden auf der Teamseite verfügbar gemacht. Diese baut auf SharePoint Online auf.

Microsoft Teams ist auch an Exchange Online angebunden. Die Teammitglieder erhalten ein Postfach, wie andere Benutzer in Office 365, und jedes Team bekommt eine eigene Verteilerliste in Office 365.

Online-Konferenzen und IP-Telefonie

IP-Telefonie ist über Microsoft Teams ebenfalls möglich. In den Online-Konferenzen gibt es Warteräume, Anwender können verschoben werden und Übersetzungen in Konferenzen lassen sich automatisieren. Meetings lassen sich aufzeichnen und planen. Besprechungen sind planbar und lassen sich online veranstalten.

Abbildung 2: Microsoft Teams einsetzen und verwalten.
Abbildung 2: Microsoft Teams einsetzen und verwalten.

Teammitglieder können selbständig das Team verlassen, oder die Ansicht der Teamseiten und Apps an ihre Anforderungen anpassen. Teams bieten aber auch eine Unterstruktur. Über Kanäle lassen sich innerhalb von Teams kleinere Unterteams bilden, zum Beispiel wenn es um Projektgruppen in einem größeren Projekt geht. Teammitglieder können Mitglied in mehreren Teams sein und innerhalb eines Teams Mitglied in mehreren Kanälen. Mitglieder und Teambesitzer können eigene Kanäle erstellen, was aber wiederum durch Administratoren gesteuert wird.

Kanäle können in Microsoft Teams auch eigene E-Mail-Adressen erhalten. Über diesen Weg lassen sich Daten austauschen. Auch hier werden die Dateien wieder in Office 365, also SharePoint Online und OneDrive for Business gespeichert. Wird eine E-Mail von außerhalb an einen Kanal geschrieben, erscheint der Text im Chat-Feld des Kanals. So haben alle berechtigten Mitglieder eines Kanals Zugriff auf den Text.

An die Kanäle in Microsoft Teams lassen sich außerdem über einen Connector externe Quellen anbinden. Dazu gehören Twitter, Google Analytics und andere externe Lösungen, die ihre Daten in Microsoft Teams integrieren können. Diese Erweiterungsmöglichkeiten werden von Microsoft regelmäßig ausgebaut.

Teams erweitern mit zusätzlichen Funktionen

Schließlich lassen sich auch externe Apps einbinden, die Funktionen in Microsoft Teams zur Verfügung stellen. So kann man Dienste von Drittanbietern bereitstellen. Dazu gehören Aufgabenverwaltungen, Tools und Dienste, die in Kanälen zur Verfügung gestellt werden. Die Anbindung weiterer Dienste und Connectors lässt sich relativ einfach lösen. Auch diese Aufgaben können delegiert werden.

Abbildung 3: Weitere Funktionen zu Teams hinzufügen.
Abbildung 3: Weitere Funktionen zu Teams hinzufügen.

Fazit

Wer Gruppenarbeitsfunktionen in Office 365 benötigt, sollte sich die Möglichkeiten von Microsoft Teams ansehen. Die Möglichkeit über Apps an der produktiven Arbeit von Teams teilzunehmen und untereinander Dokumente auszutauschen, stellt einen Mehrwert dar.

Wer ohnehin auf Office 365 setzt, erhält mit Microsoft Teams eine Schnittstelle zu verschiedenen Diensten in Office 365, die innerhalb eines Teams optimal gebündelt werden. Durch die Möglichkeit der Erweiterungen und der Connectors, lassen sich auch Dienste von Drittanbietern an Teams anbinden. Die Verwaltung ist einfach, Teams sind schnell erstellt, und eine eigene Infrastruktur ist nicht notwendig.

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