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Die Folgekosten von Gratis-Collaboration-Angeboten beachten

Organisationen, die während der Corona-Pandemie kostenlose Collaboration-Angebote nutzen, müssen bedenken, wie sich die Kosten ändern werden, wenn die Fernarbeit fortgesetzt wird.

Die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, hat sich durch die Coronaviruspandemie grundlegend verändert. Der Wechsel von der Arbeit im Büro zur Arbeit zu Hause bedeutet, dass die Mitarbeiter hochwertige Werkzeuge für die Zusammenarbeit benötigen, um die zwischenmenschlichen Beziehungen zu ersetzen, die das Büro mit sich bringt.

Die Anbieter von Collaboration-Lösungen haben schnell und kostenlos Ressourcen für mehrere Monate zur Verfügung gestellt, um diese Lücke zu schließen. Es war eine offensichtliche Win-Win-Situation. Indem sie Unternehmen bei der Anpassung in der Stunde der Not halfen, konnten Anbieter wie Cisco, Microsoft und Slack ihre Benutzerstatistiken massiv aufblähen. Bessere Benutzerstatistiken sind gleichbedeutend mit einem besseren Aktienkurs des Unternehmens.

Nach sechs Monaten – oder in einigen Fällen früher – werden die meisten Nutzer immer noch von zu Hause aus arbeiten. Unternehmen, die in der Vergangenheit von den Arbeitnehmern verlangten, sich an einen festen Ort zu begeben, um ihre Arbeit zu verrichten, entdecken jetzt, dass sie unter anderem bei Immobilien und Steuern Geld sparen können.

Während einige Freemium-Kooperationsangebote möglicherweise mit dem Status quo erhalten bleiben, werden viele Anbieter anfangen, an den Schrauben zu drehen, damit die Kunden auf kostenpflichtige Abonnements umsteigen.

Kommunikation wird der Schlüssel zu einer weiterhin effektiven Zusammenarbeit sein. Nachdem sie sechs Monate lang eine Kollaborationsplattform genutzt haben, bedeutet das für Unternehmen, dass sie sich dann entscheiden müssen: beim ehemals kostenlosen Anbieter bleiben oder auf eine alternative Plattform umsteigen. Die Entscheidung hängt davon ab, ob die Kosten höher sind als der Aufwand für den Umstieg, die Schulung und die Gewöhnung an ein neues Produkt.

Die überwiegende Zahl dieser Collaboration-Produkte wird mit einer Lizenz pro Nutzer geliefert – etwas, das aus dem Opex-Budget bezahlt wird. Es gibt jedoch Möglichkeiten für Unternehmen, die Kosten für die Zusammenarbeit zu rationalisieren und nach Alternativen zu suchen. Es hängt alles davon ab, was die Firma benötigt.

Evaluierung der Collaboration-Abonnementoptionen

Organisationen mit einem knappen Budget können aus einer Reihe von Open-Source-Tools wählen, darunter Jitsi und Zimbra. Sie sind zwar nicht so ausgefeilt wie manche kommerziellen Angebote, bieten aber eine kostenlose Alternative – auch wenn Support kostenpflichtig sein kann. Selbst gehostete Dienste können auch ein höheres Maß an Sicherheit bieten, da vertrauliche Daten nicht auf den Servern eines anderen Unternehmens gespeichert werden. Die Sicherheit der wichtigsten Plattformen wird nach öffentlichkeitswirksamen Vorfällen, bei denen es um die Sicherheit von Meetings und den Datenschutz der Nutzer geht, zunehmend unter die Lupe genommen.

Organisationen mit eher typischen Budgets, die auch E1-Abonnements von Office 365 haben, sind wie die meisten Bildungseinrichtungen berechtigt, weiterhin Teams zu verwenden. Teams ist zwar nicht ganz als eigenständiges Produkt erhältlich, aber es ist als reiner Web-Abonnementdienst für 6,70 Euro pro Benutzer und Monat erhältlich – zusammen mit der reinen Webversion von Office.

Praktisch gesehen bietet die Standard-Abonnementstufe jedoch ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die Möglichkeit, die wichtigsten Office-Anwendungen lokal zu installieren. Kleine und mittelständische Unternehmen können die Abonnementkosten senken, indem sie im Voraus an einen Anbieter von verwalteten Diensten zahlen – im Wesentlichen an einen Wiederverkäufer. Der Dienstanbieter erhält von Microsoft einen ermäßigten Tarif und kann diesen an den Kunden weitergeben. Die Ressourcen der Plattform werden weiterhin von Microsoft verwaltet; der Dienstanbieter ist lediglich ein Wiederverkäufer des Microsoft-Produkts.

Für Unternehmen, die eine Plattform wie Slack neben Microsoft Office implementiert haben, gibt es weniger Möglichkeiten, die Kosten für die Zusammenarbeit zu senken, da die Tools von zwei verschiedenen Anbietern stammen. Im Allgemeinen gilt: je weniger Anbieter im Mix, desto niedriger die Kosten.

Schließlich, und vielleicht etwas vereinfachend, stellt sich die grundlegende Frage, ob jeder Remote-Benutzer Collaboration-Tools benötigt. Häufig lautet die Antwort ja, aber für manche auch vielleicht nicht so sehr.

Fazit

Seien Sie vorsichtig, wofür Sie sich entscheiden und wann Sie Ihre Plattform gewählt haben. Und direkt vom Anbieter ist nicht immer die beste Antwort.

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