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Continuous Accounting mit SAP BPC umsetzen
Mit SAP Business Planning and Consolidation (BPC) können Unternehmen von periodischen Abschlüssen auf eine kontinuierliche Buchführung und Planung umstellen.
Continuous Accounting, zu Deutsch kontinuierliche Buchführung, gewinnt immer mehr an Bedeutung. Einige Befürworter behaupten sogar, dass diese Strategie bald zum Standardverfahren wird. SAP-Anwender, die auf Continuous Accounting umstellen wollen, können dies relativ einfach mit den Standardfunktionen von SAP erreichen.
Begrenztes Personal und ein knapper Zeitrahmen können den Abschluss der Bücher am Monatsende zu einer Herausforderung machen, so dass sich viele Unternehmen für Continuous Accounting entscheiden, um die Arbeitsbelastung zu verringern und schnellere Abschlüsse zu erzielen. Business Planning and Consolidation ist eine SAP-Anwendung, die dabei unterstützt.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über das Konzept der kontinuierlichen Buchführung und wie Anwender es mit SAP-Produkten umsetzen können.
Was ist Continuous Accounting?
In einem herkömmlichen Szenario schaltet die Finanzabteilung eines Unternehmens die Transaktionsverarbeitung für den Vormonat ab, stimmt die Konten ab, erstellt Korrekturbuchungen, führt Währungsumrechnungen durch und erstellt konsolidierte Abschlüsse. Theoretisch beginnt all diese Arbeit direkt nach dem letzten Tag eines Monats und dauert an, bis die Arbeit erledigt ist.
Beim Continuous Accounting verteilt die Finanzabteilung diese Arbeit über die Zeit und versucht, so viel wie möglich vor dem eigentlichen Periodenende zu erledigen. Durch die Durchführung von Simulationen auf der Grundlage der Daten des laufenden Monats kann die Finanzabteilung Transaktionen und Salden im Voraus validieren und damit beginnen, sich ein Bild von den finanziellen Ergebnissen zu machen, ohne auf alle Informationen zu warten.
Die meisten Unternehmen gehen zum Beispiel mit konzerninternen Salden auf die gleiche Weise um. Wenn Geld und Ressourcen von einer Unternehmenseinheit zur anderen verschoben werden, entstehen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber den einzelnen Unternehmen. Diese konzerninternen Forderungen und Verbindlichkeiten sollten sich für alle Unternehmen unter dem Dach des Konzerns auf null saldieren. Ist dies nicht der Fall, sind weitere Untersuchungen und Anpassungen erforderlich.
Die Finanzabteilungen verarbeiten in der Regel konzerninterne Transaktionen und gleichen diese Salden ab. Dies kann eine Menge Arbeit bedeuten, und wenn diese Arbeit gleichzeitig stattfindet – also nach dem Monatsende –, dann muss die Finanzabteilung diese Aufgaben zusätzlich zu dem übrigen intensiven Arbeitsaufkommen am Periodenende erledigen.
Beim Continuous Accounting kann die Finanzabteilung konzerninterne Transaktionen in kleineren Chargen über den Monat verteilt oder sogar auf Transaktionsbasis verarbeiten. Auf diese Weise spart das Finanzteam am Monatsende Zeit.
Wie kann SAP bei Continuous Accounting unterstützen?
Um die Vorteile des Continuous Accounting wirklich zu nutzen, sollte ein Finanzteam Berichtssimulationen mit ERP-Transaktionsdaten in Echtzeit durchführen. Auf diese Weise erhält das Finanzteam einen Einblick in die Zukunft und kann mögliche Fragen oder Probleme aufdecken, die sich dann vor Monatsende lösen lassen.
In der Vergangenheit haben die meisten Finanzteams eher nach einem Wasserfallansatz gearbeitet, bei dem verschiedene Phasen des Abschlussprozesses in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen müssen. Wenn Benutzer beispielsweise Abschlüsse aus Salden erstellen, die sie zunächst aus dem Hauptbuch in eine Berichts- und Konsolidierungsplattform übertragen müssen, ist es schwierig, vor Monatsende Zwischensimulationen zu erstellen.
Die SAP-Anwendung Business Planning and Consolidation (BPC) löst dieses Problem, indem sie Transaktionsdaten direkt aus S/4HANA abruft. Anwender können über BPC auch SAP-Daten mit Informationen aus Nicht-SAP-Systemen kombinieren und erhalten so ein vollständiges Bild des Unternehmens, einschließlich der Tochtergesellschaften, die Nicht-SAP-Systeme betreiben.
Die Planungs- und Prognosefunktionen von BPC und andere Finanzprozesse unterstützen die kontinuierliche Planung ebenso wie das Financial Closing Cockpit und Advanced Financial Closing von SAP. Finanzteams können mit Financial Closing Cockpit und Advanced Financial Closing Aufgabenlisten und Abschlussvorlagen erstellen, die Meilensteine vor dem Abschluss enthalten.
