Business-Continuity-Planung für Remote-Mitarbeiter umsetzen

Technischer Support für Remote-Mitarbeiter ist entscheidend

Die Herausforderung beim Remote-Arbeiten besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Technologie und Personalmanagement zu finden. Der Remote-Zugriff auf Unternehmenssysteme wird durch eine Reihe bewährter Technologien wie VPNs erleichtert.

Den meisten Unternehmen stehen Technologien zur Unterstützung der Remote-Arbeit zur Verfügung. Abgesehen von der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern, um ihre Fähigkeiten auf die Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen, besteht die Herausforderung für die Geschäftskontinuität und die Disaster-Recovery-Planung darin, wie das Unternehmen sich erholt und zum Normalzustand zurückkehrt. Unternehmen müssen sowohl Unternehmensbüros als auch Remote-Mitarbeiter in diese Planung einbeziehen.

Glücklicherweise sind viele Rechenzentren so konzipiert, dass sie ohne menschliches Eingreifen oder mit Fernzugriff auf Systemverwaltungsfunktionen betrieben werden können. Cloud-basierte Anbieter und Managed Service Provider (MSP) liefern häufig verwaltete IT-Ressourcen wie Anwendungen, Backups und andere as-a-Service-Angebote. Dieses Servicemodell trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen zu verringern, solange die MSPs ihre Systeme betriebsbereit halten können und die Netzwerkverbindung verfügbar ist.

Unternehmen müssen sich für den Fall einer Störung für ihre Wiederherstellungsprioritäten entscheiden. Logischerweise sollte der Schwerpunkt beispielsweise auf Standorten liegen, an denen die meisten Mitarbeiter und geschäftskritischen Systeme tätig sind. Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern müssen entscheiden, wo diese besonderen Anforderungen in Bezug auf die Priorität liegen.

Viele Unternehmen nutzen extern gehostete Anwendungen. Mitarbeiter, egal ob vor Ort oder an einem anderen Standort, können diese Systeme weiterhin nutzen, solange die Anbieter den Betrieb aufrechterhalten können und die Netzwerkverbindung nicht beeinträchtigt ist. Die eigentliche Herausforderung für Unternehmen, die überwiegend lokal gehostete Systeme und Datenbanken haben, besteht darin, diese Ressourcen remote zu verwalten.

Die Geschäftskontinuität aus der Ferne verwalten

Abgesehen von technologischen Fragen sind möglicherweise neue Ansätze für das Management von Remote-Mitarbeitern erforderlich. Zu den effektiven Techniken für das Management von Mitarbeitern außerhalb des Unternehmens können regelmäßige Einzelgespräche und Team-Telefonkonferenzen gehören, um die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten und die Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Interne Teams und Projektmanager müssen außerdem Zugang zu Konferenzbrücken haben, um ihre Projekte verwalten zu können. Diese Aktivitäten und Ressourcen sind besonders wichtig, um Remote-Mitarbeiter in Verbindung zu halten und ihnen zu ermöglichen, ihre Arbeit nach einer größeren Katastrophe fortzusetzen.

Management-Dashboards, die häufig in moderne Geschäftssysteme integriert sind, helfen Managern auf allen Ebenen, ihre Aufgaben und Mitarbeiter in Echtzeit im Blick zu behalten. Verwaltungsteams benötigen Zugang zu Dashboards und anderen leistungsbezogenen Aktivitäten, damit sie verschiedene Unternehmensaktivitäten koordinieren können.

Während es früher einfach war, in das Büro oder den Arbeitsbereich eines Kollegen zu gehen, kann es heute notwendig sein, elektronische Besprechungen aller Art und Größe zu planen, sodass ein universeller Zugriff auf individuelle Kalender unerlässlich ist. Videoanrufe können auch den menschlichen Faktor zwischen Mitarbeitern, Managern und Projektteams verbessern.

Das Ziel dieser Art von Techniken zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität aus der Ferne ist es, die Arbeitsweise des Unternehmens vor dem Störfall so genau wie möglich nachzubilden. Das bedeutet, die Dinge auf Prozessebene zu verstehen. Daten aus einer früheren Business Impact Analysis (BIA) können dabei hilfreich sein. Eine BIA identifiziert wichtige Prozesse und listet die für deren Verwaltung erforderlichen Mitarbeiter, die benötigten Technologien sowie interne und externe Abhängigkeiten auf.

Remote-Arbeit ist zwar eine wichtige Strategie zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, insbesondere wenn die Hauptniederlassung oder regionale Niederlassungen nicht verfügbar sind, jedoch muss sorgfältig überlegt werden, wie und wo Home-Office-Mitarbeiter in einer neuen Arbeitsumgebung eingesetzt werden sollen. Sollten sie alle an einem alternativen Standort arbeiten oder können sie auf mehrere Arbeitsbereiche verteilt werden? Wie schnell kann diese Migration nach dem Ereignis erfolgen? Zu welchem Zeitpunkt ist eine Rückkehr zum ursprünglichen Büro wahrscheinlich? Oder wird eine völlig neue Arbeitsregelung erforderlich sein?

Wie man einen Kontinuitätsplan für Remote-Mitarbeiter umsetzt

Angenommen, es gibt bereits einen Business-Continuity-Plan, dann prüfen Sie, wie Remote-Mitarbeiter in den Plan einbezogen werden können, falls dies noch nicht geschehen ist.

Berücksichtigen Sie die folgenden Maßnahmen, wenn Sie sich mit der Business-Continuity-Planung für Remote-Mitarbeiter befassen:

• Prüfen Sie den aktuellen Business-Continuity-Plan, um festzustellen, wie Remote-Mitarbeiter in die Verfahren des Plans einbezogen werden können oder ob ein separater Plan für Remote-Arbeit erforderlich ist.
• Führen Sie eine BIA und eine Risikobewertung durch, um Probleme im Zusammenhang mit Remote-Arbeit zu ermitteln.
• Analysieren Sie die finanziellen Auswirkungen des Einsatzes von Remote-Mitarbeitern.
• Prüfen Sie die mit Remote-Mitarbeitern verbundenen technologischen Probleme, wie zum Beispiel Netzwerkbandbreite, VPN-Konnektivität, Schutz vor Cyberangriffen und Remote-Hardware.
• Ermitteln Sie die administrativen und personellen Probleme, die im Zusammenhang mit Remote-Arbeit zu lösen sind. Arbeiten Sie dabei eng mit der Personalabteilung zusammen.
• Legen Sie Strategien fest, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen, wenn ein schwerwiegendes Ereignis eintritt, das die Arbeit der Mitarbeiter im Hauptbüro erschwert.
• Richten Sie Schulungen für Remote-Arbeit zu Themen wie Sicherheitsverfahren für den Remote-Zugriff, Remote-Zugriff auf Unternehmenssysteme und -ressourcen sowie häufige Backups ein.
• Verwaltungsmitarbeiter benötigen möglicherweise auch Schulungen zum Umgang mit neuen Remote-Mitarbeitern. Dazu können die Planung von Teambesprechungen, Leistungsbeurteilungen und andere Aktivitäten gehören.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter des Helpdesks geschult sind und den potenziellen Anstieg der Anzahl von Anfragen und Störungsmeldungen von Remote-Mitarbeitern bewältigen können.
• IT-Mitarbeiter sollten über alle Technologien und Sicherheitsvorkehrungen im Zusammenhang mit Remote-Mitarbeitern auf dem Laufenden sein.
• IT-Mitarbeiter sollten regelmäßig die Sicherheit von Remote-Netzwerken und den Zugriff auf Unternehmensressourcen testen.
• Der Business-Continuity-Plan sollte regelmäßig getestet werden und nach Möglichkeit auch die Remote-Arbeit berücksichtigen. Wenn ein separater Business-Continuity-Plan für Remote-Arbeit entwickelt wird, verwalten, überprüfen und aktualisieren Sie diesen Plan.
• Erweitern Sie die technologischen Disaster-Recovery-Pläne, um den Remote-Zugriff zu berücksichtigen, und testen Sie die Wiederherstellbarkeit der Remote-Zugriffsinfrastruktur.
• Je nach Grund für die Umstellung auf Remote-Arbeit oder die Rückkehr zum Bürobetrieb kann die Personalabteilung eine hilfreiche Ressource sein, um auch die psychische Gesundheit der Mitarbeiter im Blick zu behalten.