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Wie Unternehmen ihre IT-Ausgaben kurzfristig anpassen können

Die COVID-19-Pandemie hat die Wirtschaft zum Stillstand gebracht. Unternehmen versuchen daher ihre Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und die Weichen für die Zukunft zu stellen.

Geplanten Investitionen, Prozesse optimieren, Services innovativer und Unternehmen wettbewerbsfähiger machen – das alles steht plötzlich auf dem Prüfstand. Die mühsam angestoßene digitale Transformation legt notgedrungen eine Pause ein. CIOs stehen momentan vor harten, aber wichtigen Entscheidungen.

Die Erfahrung zeigt: Wer frühzeitig unternehmensweite Maßnahmen zur Vorbereitung auf einen Konjunktureinbruch ergreift, kann in der Zeit während und nach der Krise mehr Wachstum verzeichnen als andere Unternehmen. Das belegt auch eine Untersuchung von Bain & Company von 2019.

Demnach konnten sich Unternehmen in der letzten Weltwirtschaftskrise vom Wettbewerb absetzen, die in vier Bereichen proaktiv agierten: Finanzdisziplin, aggressive Wachstumsstrategien in Sales und Marketing, Mergers-and-Acquisitions-Aktivitäten sowie Kostensenkungen und -umverteilung.

Nicht jedes Unternehmen ist in der Lage, diesem Beispiel zu folgen. Trotzdem kann zum Beispiel die Reduzierung von Kosten, die angespannte Lage zumindest kurzfristig entschärfen. Idealerweise handelt es sich dabei um Einsparungen, die sich unmittelbar auf den Cashflow auswirken, wenig beziehungsweise keinen Einfluss auf übergeordnete strategische Initiativen besitzen und nicht zu Entlassungen oder der Schließung von Standorten führen.

Unnötige IT kostet Geld

Ein gutes Beispiel sind IT-Anschaffungen, die keinen echten Mehrwert für Unternehmen darstellen, kaum oder nicht genutzt werden und damit unnötige Kosten verursachen. Laut einer Untersuchung von Flexera sind rund 30 Prozent der getätigten Technologieausgaben in der Praxis nicht rentabel. Das ist eine enorme Verschwendung, die sich Unternehmen in Zeiten von COVID-19 nicht leisten können. Vor allem wenn man bedenkt, dass mehr als ein Drittel der Unternehmen mehr als 250 Millionen US-Dollar für die IT ausgibt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich IT-Ausgaben im Vergleich zu anderen Kostenpositionen oft relativ schnell und leicht optimieren lassen – und zwar ohne Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb in Kauf zu nehmen. Dazu gehören:

  • nicht-optimierte Softwarelizenzen im Rechenzentrum und in der Cloud;
  • monatliche Zahlungen für ungenutzte SaaS-Abonnements (Software as a Service);
  • überdimensionierte Workloads in der Cloud;
  • derzeit unbenötigte 24/7-Workloads;
  • Wartung für End-of-Life-Hardware und- Software; und
  • nicht eingeplante Software-Audits.

SaaS-Optimierung

Um Kosten einzusparen, lohnt sich ein Blick auf die Verträge von SaaS-Anwendungen im Unternehmen. Die flexiblen Preismodell von SaaS ermöglichen es in vielen Fälle zum Beispiel, die Anzahl von Nutzern zu reduzieren. Steht in den nächsten zwölf Monaten eine Verlängerung der Softwareabonnements an, sollte zudem genau geprüft werden, inwiefern die darin vereinbarte Nutzung noch sinnvoll ist und sich mit einem schmaler gewordenen IT-Budget verträgt.

Die Überprüfung von SaaS-Vertragsverlängerungen muss dabei nicht automatisch mit einer Vertragskündigung einhergehen. Die genaue Nutzungsanalyse erlaubt es vielmehr, bei Verlängerung des Vertrags neu zu verhandeln und dabei neue Metriken und Konditionen festzulegen.

Abbildung 1: Laut einer Flexera-Studie sind fast ein Drittel der IT-Ausgaben unnötig.
Abbildung 1: Laut einer Flexera-Studie sind fast ein Drittel der IT-Ausgaben unnötig.

Kostenfalle Cloud noch immer unterschätzt

Überhaupt bietet die Cloud mit ihrer Flexibilität und Agilität einen guten Hebel, um IT-Ausgaben proaktiv der geänderten Geschäftslage anzupassen. Zumal die Ausgaben für die Enterprise Cloud in den letzten Jahren beträchtlich und schnell gewachsen sind. Mit Multi-Cloud als bevorzugte Strategie geben die meisten Unternehmen bereits über eine Million US-Dollar pro Jahr in der Public Cloud aus. Die Kostenoptimierung der Cloud-IT sollte für CIOs daher momentan ganz oben auf der Prioritätenliste stehen.

Die Cloud ist zwar kostengünstig, doch die verschiedenen Verträge mit unterschiedlichen Preis- und Nutzungsmodellen unter einen Hut zu bringen und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis sicherzustellen, ist für viele IT-Abteilungen schwierig. Nach einer Studie von Flexera fallen 35 Prozent der Cloud-Ausgaben für Leistungen an, die vom Unternehmen gar nicht im vollen Umfang in Anspruch genommen werden. Allein die drei führenden Cloud-Anbieter Amazon Web Service (AWS), Microsoft Azure und Google können sich so über Mehreinnahmen von insgesamt rund 13 Milliarden Euro pro Jahr freuen.

Besonders deutlich wird das Ausmaß der unnötigen Ausgaben bei Cloud-Instanzen. Hier schießen Unternehmen gerne über das Ziel hinaus und bestücken virtuelle Maschinen mit reichlich RAM und CPU-Kernen. Die Folgen sind überdimensionierte Instanzen, die den Bedarf bei weitem übersteigen. Mehr als ein Drittel (39 Prozent) der Ausgaben für Cloud-Instanzen entfallen auf VMs, die lediglich bis zu 40 Prozent und damit weit unter ihrer verfügbaren CPU- und Speicherauslastung genutzt werden. Bei der Mehrheit erreicht die Auslastung noch nicht einmal 20 Prozent.

Angesichts der letzten Wochen, in denen viele Unternehmen gezwungen waren, die Produktion zurückzufahren, Geschäftstätigkeiten auf ein Mindestmaß zu beschränken und ihre Mitarbeiter in Kurzarbeit zu schicken, sollten Cloud-Instanzen dringend überprüft und optimiert werden.

Ohne Transparenz keine Ausgabenoptimierung

Ein agiles Ausgabenmanagement setzt in erster Linie einen tiefen Einblick in die ständig wachsende IT-Landschaft im eigenen Unternehmen voraus. Um Ausgaben einzusparen, müssen CIOs und IT-Verantwortliche zunächst überdimensionierte Cloud-Instanzen, Schatten-IT und Cloud-Sprawl sowie jede Art von unnötigen IT-Assets identifizieren und auf Nutzung, Compliance und Sicherheit überprüfen können.

Automatisierte Tools zu Optimierung von IT-Assets gewinnen damit derzeit an Bedeutung. Zu ihren Aufgaben gehört es unter anderem, auf Basis der tatsächlichen Cloud-Nutzung ungenutzte oder nicht ausgeschöpfte Cloud-Instanzen automatisch zu beseitigen oder umzuverteilen. Gleichzeitig lassen sich datengestützte Preisvorteile ausmachen, zum Beispiel bei der Verlagerung einer Cloud-Instanz in eine andere Region.

Marius Dunker, Flexera

„Die Cloud ist zwar kostengünstig, doch die verschiedenen Verträge mit unterschiedlichen Preis- und Nutzungsmodellen unter einen Hut zu bringen und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis sicherzustellen, ist für viele IT-Abteilungen schwierig.“

Marius Dunker, Flexera

Grundsätzlich gelten für die Optimierung von IT-Assets unter anderem folgende Best Practices:

  • Automatisiertes Softwarelizenzmanagement in Verbindung mit Nutzungsanalysen ermöglicht nicht nur Einsparungen, sondern minimiert Compliance-Risiken sowie die Wahrscheinlichkeit von Software Vendor Audits.
  • Durch proaktives Management und eine kontinuierliche Überprüfung von Anbieterverträgen lassen sich Kosten für die Softwarewartung reduzieren und Verlängerungen von Abonnements bewerten.
  • Die vollständige Transparenz der Cloud-Kosten sollte die Rechnungsdaten des gesamten Unternehmens sowie detaillierte Nutzungsdaten umfassen, um Cloud-Ressourcen jederzeit bedarfsgerecht anpassen zu können.

Wie effektiv IT-Ausgaben optimiert und Kosten eingespart werden können, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt stark vom Umfang der eingesetzten IT-Assets ab. Im Durchschnitt entfallen 8,2 Prozent des Unternehmensumsatzes auf die IT-Ausgaben.

Insbesondere in Unternehmen aus den Branchen Technologie, Finanzdienstleistungen, Einzelhandel, Konsumgüter, Transport und Gesundheitswesen liegen die IT-Ausgaben über der Benchmark von 4 Prozent. Ein Blick auf das IT-Ausgabenmanagement kann sich daher lohnen. Zumal die Optimierung der Unternehmens-IT auch nach der Krise ein entscheidender Faktor für Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit sein wird.

Über den Autor:
Marius Dunker ist Vice President DACH Sales bei Flexera.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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