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Was ist der Unterschied zwischen ECM und Content-Services?

Content-Services-Plattformen sind die Weiterentwicklung von Enterprise-Content-Management-Systemen. Wie sich beide Technologien unterscheiden und was sie verbindet.

Enterprise-Content-Management- und Content-Services-Plattformen haben viele Gemeinsamkeiten. Beide bieten Funktionen zum Speichern, Organisieren, Sichern und Verteilen von Inhalten innerhalb einer Organisation.

Auch wenn es Ähnlichkeiten gibt, basieren beide auf Technologien und Infrastrukturen aus einer anderen Computer-Ära.

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) speichern und verwalten Geschäftsdokumente in einem gemeinsamen Repository und basieren ursprünglich auf einem Client/Server-Paradigma. Content-Services-Plattformen hingegen speichern und verwalten Inhalte in einem Cloud-Ökosystem.

ECM und Client-Server-Computing

Mit der breiten Einführung von PCs in den 1990er Jahren suchten Büroangestellte nach einer einfachen Möglichkeit, Geschäftsdokumente in einer verteilten Umgebung gemeinsam zu nutzen. Die Unternehmen mussten die Sicherheit aufrechterhalten und sicherstellen, dass nur Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungsnachweisen verschiedene Dateien erstellen, ändern und lesen konnten. Netzwerk-Dateifreigaben – der damals vorherrschende Client-Server-Speichermechanismus – waren einfach zu übernehmen, schwierig zu verwalten und notorisch unsicher.

Unternehmen führten daraufhin ECM-Systeme ein, um eine sichere, skalierbare Alternative zur Verfügung zu stellen – ein gemeinsam genutztes Repository innerhalb einer Client-Server-Infrastruktur, in dem Personen mit entsprechenden Sicherheitsberechtigungen ihre Arbeit erledigen konnten. Innerhalb dieses Repositorys können Büromitarbeiter Geschäftsdokumente mit vertrauten Dateinamen erstellen und ändern und sie in einer definierten Ordnerstruktur, manchmal auch Dateiplan genannt, speichern.

Das ECM-Repository läuft auf einem eigenständigen Server, der die zugrunde liegende Sicherheit aufrechterhält, und nur Einzelpersonen oder Gruppenmitglieder mit vordefinierten Anmeldeinformationen können auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen. Über Bibliotheksdienste verwaltet ECM Check-in-/Check-out-Funktionen und erkennt potenzielle Konflikte, wenn mehrere Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu aktualisieren.

Spätere Iterationen von ECM-Plattformen unterstützten Workflow-Funktionen, die redaktionelle Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse ermöglichten, und weitere Erweiterungen führten das Metadaten-Management ein, indem sie Tagging-Funktionen zur Kategorisierung von Dateien nach vordefinierten Kriterien hinzufügten.

Mit der unternehmensweiten Einführung verteilter Rechenkapazitäten kann ein ECM-System sowohl in der Cloud als auch in einer lokalen Infrastruktur betrieben werden. Grundsätzlich beruhen jedoch alle ECM-Aktivitäten auf Funktionen, die in einem gemeinsam genutzten Repository ausgeführt werden, das über Netzwerkverbindungen zugänglich ist.

Content-Services und Cloud Computing

Mitte der 2010er Jahre führte die weit verbreitete Einführung von Cloud Computing in Unternehmen zu neuen Paradigmen in der Arbeitswelt. Die Kernprobleme bei der Verwaltung von Unternehmensinhalten – wie man Inhalte am besten speichert, organisiert, sichert und über ein erweitertes Unternehmen verteilt – blieben jedoch bestehen. Content-Services passt ECM an die heutige Cloud-Computing-Ära an.

Konkret verlassen sich Büroangestellte auf die Funktionen einer Content-Services-Plattform, um Geschäftsdokumente, Rich Media Assets und andere Inhaltstypen zu speichern, darauf zuzugreifen und sie zu verwalten. Mitarbeiter checken Dateien in und aus einem Content Store ein, kennzeichnen Inhalte mit relevanten Metadaten und stellen Elemente für redaktionelle Workflows in eine Warteschlange.

Die Aktivitäten der Mitarbeiter werden zunehmend durch automatisierte Prozesse zum Hinzufügen von Metadaten zu den Inhalten ergänzt. Im Gegensatz zu einem einzelnen ECM-Repository, das mit Skalierbarkeits- und Leistungsproblemen zu kämpfen hat, hat dieser Content Store keine festen Grenzen – er wird einfach in der Cloud bereitgestellt und liefert Dienste nach Bedarf, ohne Rücksicht auf die technischen Möglichkeiten der zugrunde liegenden Computerinfrastruktur.

Darüber hinaus erweitern und verbessern Content-Services die ECM-Funktionen in drei entscheidenden Bereichen: Sicherheit, Mobilität und Integration mit verwandten Cloud-Diensten in einem Unternehmensökosystem.

Erstens können Content-Services eine Vielzahl von Content-Sicherheitsmechanismen unterstützen, die über Kombinationen aus Benutzernamen und Passwort hinausgehen, um Identitäten zu authentifizieren und den Zugriff auf Dateien und Ordner zu kontrollieren.

Content-Services nutzen in der Regel die erweiterten Sicherheitsfunktionen einer zugrunde liegenden Cloud-Infrastruktur, wie zum Beispiel Zwei-Faktor-Authentifizierung. Content-Services können auch mit verwandten Cloud-Diensten integriert werden, um den verschlüsselten Zugriff auf verschiedene Dateien und Ordner zu unterstützen, den Fluss von Inhalten über das Internet zu überwachen, anomale Ereignisse zu erkennen und die zuständigen Administratoren zu alarmieren.

Zweitens: Mit der Einführung von Mobilgeräten in Unternehmen müssen Büromitarbeiter über ihre Smartphones und Tablets auf Geschäftsdokumente zugreifen. File-Sync-and-Share-Funktionen (FSS) bieten die Flexibilität, dass Mitarbeiter von unterwegs Dateien über die Cloud synchronisieren können. Eine Content-Services-Plattform beinhaltet FSS-Funktionen, um Inhalte sicher an Mobilgeräte zu verteilen und Updates zu synchronisieren, ohne die Sicherheit der Inhalte zu gefährden.

Drittens ist ein modernes Unternehmen auf eine Vielzahl von Diensten auf Anwendungsebene angewiesen, die innerhalb einer Cloud-Infrastruktur ausgeführt werden. Während sich Content-Services auf die Verwaltung von Unternehmensinhalten konzentrieren, verfolgen verwandte Services Kundenbeziehungen, erleichtern die Ad-hoc-Zusammenarbeit, organisieren Produktinformationen, ermöglichen E-Commerce-Transaktionen und führen viele andere Geschäftsaktivitäten aus.

Softwareentwickler können innovative digitale Erlebnisse schaffen, indem sie sich auf RESTful APIs verlassen, um Dienste von verschiedenen Plattformen miteinander zu verweben. Content-Services liefern die wesentlichen Content-Management-Funktionen für die Erstellung von Unternehmensanwendungen der nächsten Generation in der Cloud.

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